KM กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)

KM กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) 

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) คือ กระบวนการที่ช่วยให้องค์กรสามารถระบุ สร้าง จัดเก็บ แลกเปลี่ยน และนำความรู้ที่มีอยู่ภายในองค์กรไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน ช่วยให้องค์กรสามารถสร้าง แบ่งปัน และใช้ประโยชน์จากความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

การจัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล หรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กร สามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถเชิงแข่งขันสูงสุด ประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่เชื่อมโยงกันอย่างมีระบบ ดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) เป็นขั้นตอนการระบุและทำความเข้าใจ ว่าองค์กรมีความรู้อะไรบ้าง ความรู้นั้นอยู่ที่ไหน และใครเป็นผู้ครอบครองความรู้นั้น เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ต้องใช้อะไร ปัจจุบันมีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด และอยู่ที่ใคร โดยอาจอยู่ในรูปแบบของเอกสาร บันทึก รายงาน หรืออยู่ในตัวบุคลากร  เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการความรู้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุและระบุแหล่งที่มาของความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร แบ่งเป็นสองประเภท คือ 

- ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) คือ ความรู้ที่สามารถถูกเขียนบันทึกหรือถ่ายทอดได้ง่าย เช่น เอกสาร รายงาน คู่มือการทำงาน

- ความรู้โดยนัย (Tacit Knowledge) คือ ความรู้ที่ยากต่อการถ่ายทอด เป็นความรู้ที่อยู่ในความคิด ประสบการณ์ และทักษะของบุคคล

การบ่งชี้ความรู้ จะช่วยให้องค์กรรู้ว่าแหล่งที่มาของความรู้ที่สำคัญอยู่ที่ไหนและมีอะไรบ้าง 

วิธีการ:

- การสำรวจและสัมภาษณ์: สอบถามพนักงาน ผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อค้นหาว่าองค์กรมีความรู้อะไรบ้าง และความรู้นั้นสำคัญอย่างไร

- การวิเคราะห์เอกสาร: ตรวจสอบเอกสาร บันทึก รายงาน หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อค้นหาความรู้ที่เป็นประโยชน์

- การสังเกต: สังเกตกระบวนการทำงาน หรือพฤติกรรมของพนักงาน เพื่อค้นหาความรู้ที่ซ่อนอยู่

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) เป็นขั้นตอนการสร้างความรู้ใหม่ หรือแสวงหาความรู้จากแหล่งภายนอก เป็นการสร้างแสวงหารวบรวมความรู้ทั้งภายในและภายนอก รักษาความรู้เดิมแล้วแยกความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้วออกไป เพื่อเติมเต็มช่องว่างของความรู้ที่มีอยู่ เกี่ยวข้องกับการสร้างความรู้ใหม่ภายในองค์กรหรือการแสวงหาความรู้จากภายนอก เช่น การวิจัยและพัฒนา การฝึกอบรม การแลกเปลี่ยนความรู้กับผู้เชี่ยวชาญ หรือการซื้อความรู้จากภายนอก

วิธีการ:

- การสร้างความรู้ (Knowledge Creation) ภายในองค์กรสามารถเกิดขึ้นได้จากการวิจัย การทดลอง และการพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆ 

- การวิจัยและพัฒนา: ทำการวิจัยเพื่อสร้างองค์ความรู้ใหม่ๆ 

 - การแสวงหาความรู้ (Knowledge Acquisition) จากภายนอกอาจเกิดขึ้นจากการศึกษาดูงาน การเข้าร่วมสัมมนา หรือการทำงานร่วมกับองค์กรอื่นๆ

 - การฝึกอบรมและพัฒนา: จัดอบรม สัมมนา หรือส่งพนักงานไปศึกษาต่อ เพื่อเพิ่มพูนความรู้และทักษะ

- การเรียนรู้จากประสบการณ์: ส่งเสริมให้พนักงานแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากประสบการณ์ทำงาน

- การจัดหาที่ปรึกษา: จ้างที่ปรึกษาภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นขั้นตอนการจัดเก็บความรู้ให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นระบบระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ง่าย เป็นการกำหนด โครงสร้างความรู้ แบ่งชนิด ประเภท เพื่อให้สืบค้น เรียกคืน และใช้งานได้ง่ายเกี่ยวข้องกับการจัดการและการจัดหมวดหมู่ความรู้ให้เป็นระบบระเบียบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและใช้งาน

วิธีการ:

- การจัดทำฐานข้อมูล: สร้างฐานข้อมูลความรู้ เพื่อจัดเก็บเอกสาร บันทึก หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เป็นการสร้างฐานข้อมูลหรือระบบที่สามารถเก็บรวบรวมและจัดเก็บความรู้ทั้งหมดในองค์

- การจัดหมวดหมู่: จัดหมวดหมู่ความรู้ตามหัวข้อ หรือลักษณะการใช้งาน เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เป็นการกำหนดหมวดหมู่และหัวข้อที่ชัดเจนสำหรับความรู้ที่มีอยู่ เช่น การใช้เทคโนโลยีการจัดการข้อมูล (Data Management Technology) เพื่อจัดเก็บและจัดการความรู้

- การจัดทำดัชนี: สร้างดัชนีคำสำคัญ เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เป็นขั้นตอนการแปลงความรู้ให้อยู่ในรูปแบบที่ชัดเจนเข้าใจง่าย เป็นการปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้ครบถ้วนสมบูรณ์ เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และกลั่นกรองความรู้ที่มีอยู่ เพื่อทำให้ความรู้เหล่านั้นเป็นประโยชน์ใช้งานได้ง่ายขึ้น และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้

วิธีการ:

- การวิเคราะห์ความรู้ (Knowledge Analysis) เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลและความรู้เพื่อหาความเชื่อมโยงและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่างๆ

- การกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Refinement) เป็นการกรองความรู้ที่สำคัญและมีคุณค่าที่สุด เพื่อให้สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- การสรุปความรู้: สรุปใจความสำคัญของความรู้ให้อยู่ในรูปแบบที่กระชับ

- การจัดทำแผนผังความคิด: สร้างแผนผังความคิดเพื่อแสดงความสัมพันธ์ของความรู้ต่างๆ

- การจัดทำคู่มือ: จัดทำคู่มือ หรือแนวทางปฏิบัติ เพื่อให้พนักงานสามารถนำความรู้ไปใช้ได้

- การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) เป็นขั้นตอนการทำให้พนักงาน เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก สามารถเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมช่องทางและเครื่องมือ ที่ช่วยให้บุคลากรในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ได้ง่ายและรวดเร็ว เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น 

วิธีการ:

- การสร้างระบบการค้นหา: พัฒนาระบบการค้นหาที่ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพ

- การสร้างเครือข่ายความรู้: สร้างชุมชนแห่งการเรียนรู้ หรือกลุ่มแลกเปลี่ยนความรู้ เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงความรู้จากเพื่อนร่วมงานได้

- การใช้ระบบสารสนเทศ (Information System) เป็นการใช้ระบบและเทคโนโลยีในการจัดเก็บและค้นหาความรู้ เช่น ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) หรือระบบการจัดการความรู้ (Knowledge Management System)

- การพัฒนาเครื่องมือค้นหา (Search Tools) เป็นการพัฒนาเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาความรู้ที่ต้องการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

- การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) เป็นขั้นตอนการส่งเสริมให้พนักงานแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน สามารถทำได้หลายวิธีการโดยอาจจัดทำเป็นเอกสารฐานความรู้เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือให้จัดทำเป็นระบบทีมข้ามสายงาน ชุมชนแห่งการเรียนรู้ระบบพี่เลี้ยงเวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้นเพื่อสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ภายในองค์กร เกี่ยวข้องกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนการแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ระหว่างบุคลากร

วิธีการ:

- การสร้างชุมชนการเรียนรู้ (Learning Communities) เป็นการสร้างกลุ่มหรือทีมงานที่มีการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์อย่างต่อเนื่อง

- การจัดการประชุมและสัมมนา (Meetings and Seminars) เป็นการจัดการประชุมและสัมมนาที่เปิดโอกาสให้บุคลากรได้แลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์

- การจัดกิจกรรม: จัดกิจกรรมที่ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความรู้ เช่น การจัดอบรม สัมมนา หรือการจัดกิจกรรมกลุ่ม

- การสร้างเครื่องมือ: สร้างเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันความรู้ได้ง่าย เช่น กระดานสนทนา บล็อก หรือ wiki

- การให้รางวัล: ให้รางวัลหรือยกย่องพนักงานที่แบ่งปันความรู้

- การเรียนรู้ (Learning) เป็นขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้ความรู้ที่มีอยู่ในการพัฒนาทักษะและความรู้ใหม่ๆ เพื่อให้บุคลากรสามารถนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำความรู้มาใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ แก้ปัญหา และทำให้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ในไปใช้ เกิดการเรียนรู้ และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่องการนำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน เพื่อพัฒนาตนเองและองค์กร

วิธีการ:

การนำความรู้ไปปฏิบัติ: ส่งเสริมให้พนักงานนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ในการทำงานจริง

การสะท้อนผล: ให้พนักงานมีโอกาสสะท้อนผลการนำความรู้ไปใช้ เพื่อเรียนรู้และปรับปรุง

การวัดผล: วัดผลการนำความรู้ไปใช้ เพื่อประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการความรู้

- การฝึกอบรมและพัฒนา (Training and Development) เป็นการจัดการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะให้กับบุคลากรอย่างต่อเนื่อง
- การประเมินผลการเรียนรู้ (Learning Evaluation) เป็นการประเมินผลการเรียนรู้เพื่อให้ทราบถึงประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของการจัดการความรู้ในองค์กร

สรุป

กระบวนการจัดการความรู้ ที่มีการจัดการอย่างมีระบบและเป็นขั้นตอน จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากความรู้ที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน กระบวนการจัดการความรู้เป็นเครื่องมือสำคัญ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากความรู้ที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สร้างนวัตกรรม และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ การนำกระบวนการจัดการความรู้ไปใช้อย่างเป็นระบบ จะช่วยให้องค์กรสามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว

.