BA Theory แนวคิดและทฤษฎี Gray and Larson (2000) ทฤษฎีวงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle)

BA Theory แนวคิดและทฤษฎี Gray and Larson (2000) ทฤษฎีวงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle) 

แนวคิดและทฤษฎี Gray and Larson (2000) ทฤษฎีวงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle) ได้ให้แนวคิดกระบวนการที่เกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ โดยแบ่งออกเป็น 4 ขั้น

1. การตั้งโครงการหรือการวางแผนโครงการเบื้องต้น (Project Initiation) เป็นขั้นเริ่มต้นโครงการ ระดับความพยายามในขั้นนี้เริ่มอย่างช้า ๆ งานในขั้นนี้ประกอบด้วย การระบุขอบเขตหรือคุณสมบัติเฉพาะโครงการ กำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ ระบุงานสำคัญที่ต้องทำ กำหนดผู้รับผิดชอบ และจัดกลุ่มคนร่วมงานจัดตั้งทีมงานโครงการให้ประกอบไปด้วยคนและทรัพยากรที่เหมาะสม แรงขับดันที่อยู่เบื้องหลัง คือ ผู้บริหารที่เสนอและผู้บริการระดับสูง ที่อนุมัติให้โครงการเกิดขึ้นหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้จัดการโครงการ

2. การวางแผนโครงการ (Project Planning) เป็นขั้นที่ต้องใช้ทรัพยากรและระดับความพยายามสูงขึ้น มีการจัดทำแผนโครงการ กำหนดเวลาของงาน ทรัพยากรที่ต้องการ คุณภาพของงาน และงบประมาณที่ต้องการจะเริ่มต้นด้วย วัตถุประสงค์ แล้วค่อยคิดย้อนกลับมาถึงตัวงาน โดยการระบุว่างานชิ้นใดที่จะต้องทำให้เสร็จ ประเมินเวลาที่จะเป็นสำหรับการทำงานนั้นให้เสร็จ แล้ววางกำหนดการให้กับงานต่าง ๆ ตามลำดับขั้นตอน

3. การดำเนินโครงการ (Project Execution) การบริหารการดำเนินโครงการต้องการการบริหารที่มีประสิทธิผล ขั้นตอนนนี้จะเป็นขั้นที่ใช้ระดับความพยายามสูงมากที่สุดในระยะของขั้นนี้ เพราะมีการปฏิบัติงานต่าง ๆ ในโครงการ โครงการเป็นรูปร่างทั้งทางด้านกายภาพ และทางด้านจิตใจ มีมาตรการในการควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามเวลา ต้นทุน และผลงานที่ระบุ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้นบ้าง มีการจัดทำรายงานและตรวจสอบงานเป็นระยะ ๆ และระดับความพยายามจะลดลงในระยะปลาย ๆ ขั้น ในขั้นตอนนี้จะต้องมีการติดตามและควบคุมโครงการ (Project Monitoring and Control) โดยต้องมีการกำหนดที่ชัดเจนทำอย่างระมัดระวัง เพื่อช่วยทำให้เกิดความมั่นใจว่างานโครงการจะยังคงเป็นไปตาม กำหนดการ งบประมาณ และมาตรฐานด้านคุณภาพ ควบคุมการใช้ทรัพยากรปัจจัยหลักที่สำคัญ คือ เวลา (Time) ต้นทุน (Cost) และคุณภาพ (Quality) เป็นต้น

4. การจบโครงการหรือการปิดโครงการ (Project Closure) ในบางครั้งเราเรียกว่า ขั้นส่งมอบโครงการ (delivery) งานในขั้นนี้ประกอบด้วยงานที่สำคัญ 2 งาน คือ งานที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลผลิตให้ลูกค้า (customer) หรือผู้ใช้ (user) และงานที่เกี่ยวกับการปิดหรือยุติการทำโครงการ การปิดโครงการต้องมีการสรุปสิ่งที่ได้พบทั้งหมด และสะท้อนมันออกมาเป็นบทเรียนที่ได้รับจากประสุบการณ์จริง

Cleland and King ได้กล่าวถึงขั้นตอนตามวงจรชีวิตของโครงการ เป็น 5 ขั้นด้วยกันดังนี้

1. ขั้นความคิดริเริ่มโครงการ (conceptual phase) เป็นการริเริ่มแนวคิดโครงการอย่าง กว้าง ๆ วิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับความเสี่ยงและผลกระทบต่อเวลา ต้นทุนค่าใช้จ่าย และการทำงาน รวมทั้งผลกระทบต่อทรัพยากรขององค์กร วิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการที่เป็นทางเลือกเพื่อหาคำตอบเบื้องต้นว่าควรจะทำโครงการหรือไม่

2. ขั้นกำหนดโครงการ (definition phase) เป็นขั้นที่สองของวงจรชีวิตของโครงการ เป็นขั้นวิเคราะห์โครงการให้ลึกลงไปว่า โครงการนั้นจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง มากน้อยเท่าใด รวมทั้งกำหนดเวลา ต้นทุนค่าใช้จ่าย และผลงานที่ต้องการให้แน่นอนและสมจริง กำหนดปัจจัยอื่น ๆ ที่ต้องการเพื่อสนับสนุนให้โครงการเกิดขึ้นและดำเนินไปได้ เช่น นโยบายขององค์กร งบประมาณ วิธีการทำงาน เป็นต้น ระบุปัญหาข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ ระบุความเสี่ยงและความไม่แน่นอนของโครงการด้วย