ขั้นตอนการทำงานของระบบงานสารบัญ (Flowchart)
ระบบงานสารบัญ (Document Management System) เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการเอกสารภายในองค์กร ตั้งแต่ขั้นตอนการรับเอกสาร การลงทะเบียน การจัดเก็บ การค้นหา การเผยแพร่ และการทำลายเอกสาร เพื่อให้การบริหารจัดการเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้
ขั้นตอนการทำงานของระบบงานสารบัญ คำอธิบายขั้นตอน
1. รับเอกสาร: เริ่มต้นกระบวนการด้วยการรับเอกสารทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร
2. เอกสารภายนอกหรือภายใน?: ตรวจสอบว่าเอกสารที่รับมานั้นเป็นเอกสารภายนอก (เช่น หนังสือราชการจากหน่วยงานอื่น) หรือเอกสารภายใน (เช่น บันทึกข้อความภายในองค์กร)
3. ลงทะเบียนรับเอกสารภายนอก: หากเป็นเอกสารภายนอก ให้ลงทะเบียนในระบบสารบัญ โดยระบุรายละเอียดของเอกสาร เช่น เลขที่หนังสือ วันที่ ลำดับที่ และเรื่อง
4. ลงทะเบียนรับเอกสารภายใน หากเป็นเอกสารภายใน ให้ลงทะเบียนในระบบสารบัญ โดยระบุรายละเอียดของเอกสาร เช่น เลขที่บันทึก วันที่ ลำดับที่ และเรื่อง
5. จัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสาร จัดหมวดหมู่เอกสารตามระบบการจัดเก็บขององค์กร และจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือรูปแบบกระดาษ
6. ตรวจสอบและดำเนินการตามเอกสาร ตรวจสอบเนื้อหาของเอกสาร และดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ในเอกสาร เช่น ส่งต่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พิจารณาอนุมัติ หรือตอบกลับ
7. เสร็จสิ้นกระบวนการ ตรวจสอบว่ากระบวนการดำเนินการตามเอกสารเสร็จสิ้นหรือไม่
8. จัดเก็บเอกสาร หากเสร็จสิ้นกระบวนการ ให้จัดเก็บเอกสารในระบบสารบัญ เพื่อให้สามารถค้นหาและเรียกดูได้ในภายหลัง
9. ส่งต่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง: หากยังไม่เสร็จสิ้นกระบวนการ ให้ส่งต่อเอกสารให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อ
10. ค้นหาและเรียกดูเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารที่จัดเก็บในระบบสารบัญได้ตามต้องการ
11. เอกสารยังใช้งานอยู่ ตรวจสอบว่าเอกสารยังคงมีความจำเป็นต้องใช้งานอยู่หรือไม่
12. ทำลายเอกสาร หากเอกสารไม่มีความจำเป็นต้องใช้งานแล้ว ให้ทำลายเอกสารตามระเบียบขององค์กร
ประโยชน์ของระบบงานสารบัญ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร: ระบบงานสารบัญช่วยให้สามารถจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ลดขั้นตอนการทำงาน และประหยัดเวลา
- ลดค่าใช้จ่าย: ระบบงานสารบัญช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร
- เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล: ระบบงานสารบัญช่วยให้สามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้อย่างปลอดภัย
- เพิ่มความโปร่งใส: ระบบงานสารบัญช่วยให้สามารถตรวจสอบประวัติการดำเนินการกับเอกสารได้
- เพิ่มความสะดวกในการค้นหา: ระบบงานสารบัญช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
สรุป
ระบบงานสารบัญ เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร การนำระบบงานสารบัญมาใช้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล