PM ตารางการตัดสินใจเลือกหน่วยงาน Outsourcing (Outsourcing Decision Matrix)
ตารางการตัดสินใจเลือก Outsourcing (Outsourcing Decision Matrix) คือการนำเอาปัจจัยที่มีความสำคัญ ที่ควรนำมาวิเคราะห์ในการออกแบบแบ่งกลุ่มมอบหมายผู้รับผิดชอบในการทำงาน ว่่าควรที่จะดำเนินการเองหรือมอบหมายว่าจ้างงานให้หน่วยงานภายนอกดำเนินการแทน โดยนำเอาปัจจัยที่เกี่ยวข้องมาใช้พิจารณาประกอบเช่น
- ความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของงาน (The strategic importance of the task) คือ พิจารณาตามแนวการจัดการเชิงกลยุทธ์ของงาน ว่างานที่มอบหมายนั้นจะทำให้ธุรกิจเกิดมีข้อได้เปรียบในการแข่งขันหรือไม่
- ผลกระทบของงาน (The task's impact on your operational performance) คือ พิจารณาจากต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กร ว่างานนี้จะมีส่วนช่วยให้การทำงานของเราเกิดความราบรื่นหรือไม่อย่างไร และจะเกิดความสับสนวุ่นวายเพียงไรหากเกิดปัญหา
ตารางการตัดสินใจเลือก Outsourcing แบ่งเป็น 4 ส่วนดังนี้
1. สร้างพันธมิตรทางยุทธศาสตร์ (Form a strategic alliance) คือ การมอบหมายงานให้บริษัทที่วางใจและคัดเลือกให้เป็นพันธมิตรในทางธุรกิจ งานในส่วนนี้อาจมีความสำคัญเชิงกลยุทธ์แต่ก็มีผลต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานเพียงเล็กน้อย ดังนั้นจึงอาจจ้างบุคคลภายนอกไว้วางใจมาดำเนินการแทนได้อย่างปลอดภัย พันธมิตรเชิงกลยุทธ์เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับงานที่คู่ค้ามีส่วนร่วมในการควบคุมงานและทำงานร่วมกันโดยต่างก็ยังคงเป็นอิสระอยู่
- ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตรถยนต์สามารถจัดตำแหน่งให้สอดคล้องกับเอเจนซี่โฆษณา ผู้ผลิตรถยนต์จะมีส่วนเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับแนวคิดสินค้าเช่น ข้อความ แนวคิด และโทนของโฆษณา โดยเนื้อหาและแนวการผลิตโฆษณาจะมอบหมายให้จัดการโดยเอเจนซี่
2. รักษา (Retain) คือ งานควรเก็บไว้ให้องค์กรทำเท่านั้น เนื่องจากงานในด้านนี้มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ขององค์กร และงานนนี้ยังจะมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กร จึงควรที่จะต้องเก็บงานเหล่านี้ไว้ทำเอง เพื่อให้สามารถควบคุมงานที่จะเกิดให้ได้ดีที่สุด
- ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตรถยนต์มักจะเก็บควบคุมในชั้นตอน กระบวนการประกอบรถยนต์ไว้เอง เพราะเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ควรใช้มาเป็นส่วนหนึ่งในการแสดงขีดความสามารถขององค์กร และเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินงานที่จะทให้ธุรกิจขององค์กรดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
3. จ้างหน่วยงานภายนอก (Outsource) คือ การมอบหมายกิจกรรมหรืองานให้แก่บริษัทหรือบุคคลภายนอกองค์กรรับไปเป็นผู้ดูแลจัดทำแทน งานในด้านนี้อาจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินงานธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ แต่ก็เป็นงานที่ไม่ได้มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ เป็นงานที่สามารถทำได้ทั่วไป สามารถใช้แหล่งผู้ผลิตจากภายนอกดำเนินการได้โดยไม่มีความเสี่ยงในธุรกิจของเรา
- ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตรถยนต์สามารถจัดหาตัวแทนจำหน่ายตามสาขา ให้เป็นศูนย์จำหน่ายและจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้าได้ การส่งมอบรถยนต์ให้กับตัวแทนจำหน่ายอาจไม่ใช่การทำให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขันที่ดี เนื่องจากไม่สามารถติดต่อรับทราบถึงประสบการณ์และความรู้สึกของลูกค้าได้ดีนัก แต่ก็ยังมีข้อดีในเรื่องของประสิทธิภาพการทำงาน
4. กำจัด (Eliminate) คือ การยกเลิกบางกิจกรรมในองค์กร เนื่องเพราะงานบางอย่างที่ไม่มีสำคัญต่อกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร และไม่ได้เป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจ แต่ก็อาจมีผลกระทบที่เกิดขึ้นหากจะยกเลิกกิจกรรมเนื่องจากอาจมีบางส่วนที่ยังมีความสำคัญกับธุรกิจในองค์กร สามารถยกเลิกกิจกรรมนี้ไปได้โดยอาจเปลี่ยนวิธีไปเป็นการจัดซื้อจัดหามาทดแทน