PM งานโครงการ (Project) และงานปฏิบัติประจำ (Routine)
แนวทาง BASCIT ที่ใช้พัฒนาการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อเพิ่มศักยภาพการจัดการโซ่อุปทานอุตสาหกรรม *
การบริหารโครงการ (Project Management)
ปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจได้ทวีความรุนแรงขึ้น ซึ่งสืบเนื่องมาจากหลายปัจจัย เช่น การเปิดเขตการค้าเสรี การพัฒนาเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วอันส่งผลต่อการขนส่งวัตถุดิบ การผลิต การขนส่ง และการกระจายสินค้า ที่สามารถทำได้ง่ายกว่าในอดีตที่ผ่านมา ทำให้ผู้บริโภคมีทางเลือกในการซื้อสินค้าเพิ่มมากขึ้น อย่างไรก็ตามเมื่อกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ สามารถทำได้ง่ายขึ้น ก็เป็นการสร้างโอกาสให้เกิดคู่แข่งมากขึ้นด้วย เกิดมีการแย่งชิงปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น วัตถุดิบ พลังงาน แรงงาน เป็นต้น ทำให้องค์กรมีต้นทุนในการดำเนินงานที่สูงขึ้น หากองค์กรธุรกิจไม่มีการวางแผน การกำหนดทิศทางขององค์กร หรือการกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงานที่ดีไว้ล่วงหน้า อาจทำให้องค์กรไม่สามารถดำเนินการไปจนบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้น การวางแผนและการบริหารโครงการจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการจัดสรรและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดในแต่ละองค์กร ให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงสุดเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร
งานปฏิบัติประจำ (Routine) กับงานโครงการ (Project)
โดยทั่วไปแล้วในการบริหารงานในรูปแบบต่าง ๆ จะต้องมีการดำเนินการทั้งงานอยู่ 2 ลักษณะ คือ
1. งานปฏิบัติประจำ (Routine) ไม่มีระยะเวลากำหนด
2. งานโครงการ (Project) จะมีการทำในลักษณะโครงการ
งานทั้งสองลักษณะมักมีความสับสนในการทำงานในองค์การต่าง ๆ อยู่เสมอ เพราะทั้งสองงานอาจมีบางส่วนที่คล้ายคลึงกันไม่ว่าจะเป็นการดำเนินการ โดยบุคคลและการที่มีทรัพยากรที่จำกัดจึงจำเป็นต้องมี การวางแผน (Planning) การจัดการ (Management) และการควบคุมงบประมาณ (Budget Control) โครงการจะเป็นสิ่งที่แสดงถึงสำเร็จของกลยุทธ์ขององค์กร
ข้อแตกต่างระหว่างงานปฏิบัติประจำ (Routine) กับ งานโครงการ (Project) คือ งานที่ปฏิบัติประจำจะเป็นการทำงานไปเรื่อย ๆ หลายครั้ง โดยไม่มีจุดสิ้นสุดแต่การบริหารงานแบบโครงการ จะเป็นการปฏิบัติแบบชั่วคราว (Temporary) ทำเฉพาะเรื่อง (Unique) มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดเป็นวงจรชีวิตของงานโครงการต่างจากงานประจำทั่วไป เช่น
- เป็นงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
- เป็นงานที่อาจทำเพียงครั้งเดียว หากสำเร็จอาจเลิกหรือปรับเป็นงานประจำ
- อาจมีเป็นครั้งคราวไม่คุ้มค่าที่จะจัดตั้งเป็นแผนก
- โดยมากจะใช้ทรัพยากรของบริษัทที่มีอยู่มารวมทีมทำหน้าที่ใหม่หรือทำหน้าที่ที่ใกล้เคียง และการชั่วคราวเป็นการร่วมใช้ทรัพยากร)
- เป็นงานที่ไม่เหมือนงานประจำที่มี
- มีข้อจำกัดในด้านเวลา สถานที่ หรือ งบประมาณ
การบริหารโครงการ ประกอบด้วย
1. การกำหนดและเริ่มโครงการ (Project Definition) เป็น การเขียนข้อความปัญหา (Problem Statement) เพื่อตอบคำถามทำไมถึงต้องมีโครงการ โครงการมีความสำคัญอย่างไรกับองค์การ/ลูกค้า โครงการสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับองค์การหรือได้ตอบโจทย์/ประเด็นบางสิ่งบางอย่างขององค์การ หรือตอบสนองความต้องการที่สำคัญของลูกค้าได้
2. การวางแผนโครงการ (Project Planning) การตอบสนองต่อประเด็นการแข่งขัน (Agenda) ด้วยโครงการและการบริหารโครงการ
การเลือกผู้จัดการโครงการ มอบหมายโครงการให้คนที่เคยทำมาก่อนหรือมีประสบการณ์สูงจะเน้นที่วิธีการก่อน ส่วนการมอบหมายให้คนไม่เคยทำแต่มีประสบการณ์ในงานอื่นจะเน้นการกำหนดผลผลิตและผลลัพธ์เป็นลำดับแรก
3. การดำเนินงานและการจัดลำดับงานในโครงการ (Project Scheduling) การกำหนดเป้าหมาย เริ่มที่ผลผลิต/ผลลัพธ์ และวิเคราะห์ผ่าน SMART ทำให้ได้เป้าหมายเชิงปริมาณ
-
ที่มาภาพและรวบรวมโดย www.iok2u.com
-------------------------------------------------
สนใจเรื่องราว การบริหารโครงการ (Project management) เพิ่มเติมคลิกที่นี่
PM การบริหารโครงการ (Project management)-------------------------------------------------