e-ngo system อีโง่ซิสเต็ม ความสำเร็จต้องเริ่มจากการให้ความสำคัญของ "คน"

e-ngo system ความสำเร็จต้องเริ่มจากการให้ความสำคัญของ "คน"

อีโง่ซิสเต็ม (e-ngo system) อีโง่ซิสเต็ม ความสำเร็จต้องเริ่มจาก การให้ความสำคัญของ "คน"

ในโลกที่เทคโนโลยีดิจิทัล กำลังเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกภาคส่วนของชีวิต เราอาจหลงลืมไปว่าแท้จริงแล้วเทคโนโลยีเป็นเพียง "เครื่องมือ" ที่ถูกสร้างขึ้นมา เพื่อช่วยให้เราทำงานได้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ใช่ "เจ้านาย" ที่จะมาบงการหรือควบคุมเรา ดังนั้น แม้ว่าเราจะลงทุนมหาศาลในการพัฒนาระบบไอทีที่ทันสมัยที่สุด หากคนในองค์กรไม่สามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ หรือไม่เข้าใจถึงวัตถุประสงค์และประโยชน์ของระบบ เทคโนโลยีนั้น ก็ไม่อาจสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการได้

เมื่อพูดถึงระบบดิจิทัลที่ล้มเหลวหรือ "อีโง่ซิสเต็ม" บ่อยครั้งที่เรามักจะให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีที่ใช้งานหรือความซับซ้อนของซอฟต์แวร์ แต่ที่จริงแล้วปัจจัยที่สำคัญไม่แพ้กันคือ "คน" ซึ่งเป็นผู้ใช้งานและผู้ควบคุมเทคโนโลยีเหล่านี้ ในบทนี้ เราจะมาทำความเข้าใจกันว่าคนมีบทบาทสำคัญอย่างไรในการป้องกันและแก้ไขปัญหาที่เกิดจากอีโง่ซิสเต็ม

# เทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือ คนต่างหากที่เป็นผู้ควบคุม

เทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือที่ถูกสร้างขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานของเราง่ายขึ้น แต่เมื่อคนที่ใช้เทคโนโลยีไม่เข้าใจ หรือไม่สามารถควบคุมการทำงานของมันได้ สิ่งที่ควรจะช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้นกลับกลายเป็นภาระหนักอึ้ง ตัวอย่างที่พบได้บ่อย คือ เมื่อองค์กรตัดสินใจใช้ระบบไอทีที่ซับซ้อน แต่ไม่มีการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานจึงพบว่าตัวเองต้องพึ่งพาระบบที่พวกเขาไม่เข้าใจ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน ซึ่งอาจนำไปสู่การทำงานที่ดู "โง่" เช่น การต้องใช้เวลานานในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ หรือการทำงานที่ผิดพลาดเพราะไม่เข้าใจระบบ

ดังนั้นการเข้าใจว่า คน คือ ผู้ควบคุม และ เทคโนโลยี คือ เครื่องมือ จึงเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาระบบไอทีที่มีประสิทธิภาพ ความล้มเหลวของระบบส่วนใหญ่เกิดขึ้นไม่ใช่เพราะระบบเอง แต่เพราะคนที่ใช้ระบบนั้นไม่สามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง

เมื่อองค์กรตัดสินใจนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ มักจะมีความคาดหวังว่าสิ่งเหล่านี้จะทำให้งานสำเร็จเร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยลดความผิดพลาด แต่สิ่งที่หลายองค์กรละเลย คือ การที่เทคโนโลยีเหล่านี้เป็นเพียงเครื่องมือเท่านั้น คนที่ใช้งานต่างหากที่เป็นปัจจัยหลักในการกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบ

ตัวอย่าง

- องค์กรแห่งหนึ่ง ได้ตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่ซับซ้อน โดยมีเป้าหมายที่จะปรับปรุงการบริหารจัดการสินค้าคงคลังและการผลิต แต่น่าเสียดายที่พนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเพียงพอ ทำให้เกิดปัญหาในการใช้งานระบบ เช่น การกรอกข้อมูลผิดพลาด การคำนวณต้นทุนที่คลาดเคลื่อน และการทำงานที่ต้องทำซ้ำหลายรอบเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

เหตุการณ์นี้ทำให้เราเห็นได้ชัดว่า หากคนที่ใช้งานระบบไม่สามารถควบคุมหรือใช้งานเครื่องมือได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ระบบที่ควรจะช่วยทำให้งานง่ายขึ้นกลับกลายเป็นอุปสรรคแทน ดังนั้น การเน้นให้เห็นถึงความสำคัญของการพัฒนาทักษะของพนักงานควบคู่ไปกับการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้จึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม

# การพัฒนาบุคลากรควบคู่ไปกับการพัฒนาระบบ

การพัฒนาระบบไอทีใหม่ๆ นั้นต้องการการลงทุนทั้งทางด้านทรัพยากรและเวลา แต่สิ่งที่มักถูกละเลยคือการพัฒนาบุคลากรที่ใช้งานระบบเหล่านี้ หากบุคลากรไม่มีความรู้ ความเข้าใจ หรือทักษะในการใช้งานระบบ การลงทุนในการพัฒนาระบบนั้นอาจสูญเปล่า การพัฒนาระบบไอทีต้องควบคู่ไปกับการพัฒนาบุคลากรที่ใช้งานระบบนั้นด้วย องค์กรที่ประสบความสำเร็จในยุคดิจิทัลคือองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมพนักงานให้มีทักษะที่เหมาะสมกับเทคโนโลยีใหม่ๆ

ในหลายองค์กรที่ระบบล้มเหลว ส่วนหนึ่งเกิดจากการที่พนักงานไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเพียงพอ หรือไม่มีเวลาในการปรับตัวเข้ากับระบบใหม่ พนักงานจึงไม่สามารถใช้งานระบบได้เต็มประสิทธิภาพ และในบางกรณี พนักงานอาจปฏิเสธการใช้งานระบบใหม่เพราะรู้สึกว่ามันทำให้การทำงานซับซ้อนขึ้น การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง การให้โอกาสพนักงานได้ทดลองใช้ระบบใหม่ๆ ก่อนที่จะนำมาใช้งานจริง และการสร้างช่องทางให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นและเสนอแนะเกี่ยวกับระบบ เป็นแนวทางที่จะช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงที่จะเจอกับอีโง่ซิสเต็มได้

- ฝึกอบรมการใช้งานระบบ องค์กรควรจัดให้มีการฝึกอบรมการใช้งานระบบไอทีให้กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจในการใช้งานระบบ และสามารถนำระบบไปใช้ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- สร้างความตระหนักถึงความสำคัญของเทคโนโลยี องค์กรควรสร้างความตระหนักให้พนักงานเห็นถึงความสำคัญของเทคโนโลยี และประโยชน์ที่องค์กรและพนักงานจะได้รับจากการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงาน

- ส่งเสริมการเรียนรู้และพัฒนาตนเอง องค์กรควรส่งเสริมให้พนักงานเรียนรู้และพัฒนาตนเองอยู่เสมอ เพื่อให้สามารถปรับตัวและรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีได้

ตัวอย่าง

องค์กรที่ลงทุนมหาศาลในการพัฒนาระบบจัดการข้อมูลลูกค้า (CRM) แต่พนักงานขายกลับไม่สามารถใช้งานระบบนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากขาดการฝึกอบรมและไม่เข้าใจถึงประโยชน์ของการใช้ระบบ ผลที่ตามมาคือ พนักงานหันกลับไปใช้วิธีการเดิมในการจัดการข้อมูลลูกค้า ทำให้ข้อมูลไม่ถูกเก็บอย่างเป็นระบบ และโอกาสในการขายหลาย ๆ ครั้งก็หลุดมือไป

การพัฒนาบุคลากรควบคู่ไปกับการพัฒนาระบบ จึงเป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้การพัฒนาระบบไอที เพราะหากคนในองค์กรไม่มีความรู้ความเข้าใจในการใช้งานเทคโนโลยี ก็ยากที่จะนำเทคโนโลยีนั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ การฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจถึงการทำงานของระบบ การใช้งานอย่างถูกต้อง และการบำรุงรักษาเพื่อให้ระบบทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากการลงทุนในเทคโนโลยีได้อย่างเต็มที่

เกร็ดความรู้ การพัฒนาบุคลากรด้านไอทีสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การจัดอบรม การส่งพนักงานไปเข้าร่วมสัมมนา หรือการสนับสนุนให้พนักงานศึกษาต่อในระดับที่สูงขึ้น

# สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัว

ในโลกของเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัวเป็นสิ่งสำคัญ วัฒนธรรมนี้ควรจะส่งเสริมให้พนักงานทุกคนมองว่าเทคโนโลยีเป็นโอกาสในการพัฒนา และควรเปิดรับการเปลี่ยนแปลงและการเรียนรู้ตลอดเวลา การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัวต่อเทคโนโลยีใหม่ๆ เป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้องค์กรสามารถปรับตัวและเติบโตในยุคดิจิทัล การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีมักเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว การมีวัฒนธรรมที่ส่งเสริมให้พนักงานพร้อมเรียนรู้และปรับตัว จะทำให้องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้งานได้อย่างราบรื่น

ในบางองค์กรที่ไม่มีวัฒนธรรมการเรียนรู้ พนักงานมักจะกลัวการเปลี่ยนแปลงและปฏิเสธการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ ทำให้การใช้งานเทคโนโลยีเหล่านั้นไม่ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ในทางกลับกัน องค์กรที่มีวัฒนธรรมที่สนับสนุนการเรียนรู้ จะช่วยให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยในการทดลองสิ่งใหม่ๆ และพร้อมที่จะปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง องค์กรที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งตัว พนักงานอาจไม่กล้าที่จะเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ หรืออาจกลัวการทำผิดพลาดเมื่อใช้งานระบบใหม่ๆ วัฒนธรรมแบบนี้เป็นสิ่งที่ทำให้องค์กรเสี่ยงที่จะเจอกับ อีโง่ซิสเต็ม

องค์กรที่มีวัฒนธรรมการเรียนรู้ จะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกปลอดภัยในการทดลองใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ และสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว วัฒนธรรมนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงและพัฒนาระบบไอทีได้อย่างต่อเนื่อง และลดความเสี่ยงที่จะเจอกับอีโง่ซิสเต็ม

การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัว เป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้องค์กรสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีได้อย่างรวดเร็ว และสามารถนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

- ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้: องค์กรควรส่งเสริมให้พนักงานแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ในการใช้งานเทคโนโลยีให้แก่กันและกัน เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกันภายในองค์กร

- สนับสนุนการทดลองและการลองผิดลองถูก องค์กรควรสนับสนุนให้พนักงานทดลองใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ และไม่กลัวที่จะลองผิดลองถูก เพราะการเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือการเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง

- ให้รางวัลและยกย่องพนักงานที่นำเทคโนโลยีมาใช้ได้อย่างสร้างสรรค์ การให้รางวัลและยกย่องพนักงานที่นำเทคโนโลยีมาใช้ได้อย่างสร้างสรรค์ จะช่วยสร้างแรงจูงใจให้พนักงานคนอื่น ๆ พยายามเรียนรู้และนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงานเช่นกัน

ตัวอย่าง

- องค์กรหนึ่งที่มีการจัดโปรแกรมฝึกอบรมและส่งเสริมการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง พนักงานทุกคนถูกกระตุ้นให้เรียนรู้และพัฒนาตนเองอยู่เสมอ ทำให้เมื่อมีการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ พนักงานสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว และสามารถใช้งานเทคโนโลยีนั้นได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

เกร็ดความรู้ การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัว อาจเริ่มต้นจากการจัดกิจกรรม Workshop หรือ Hackathon เพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสเรียนรู้และทดลองใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ ร่วมกัน

เทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือ คนต่างหากที่เป็นผู้ควบคุม ดังนั้น การพัฒนาบุคลากรควบคู่ไปกับการพัฒนาระบบ และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัว จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และหลีกเลี่ยงการตกหลุมพรางของ "อีโง่ซิสเต็ม" ได้

การป้องกันอีโง่ซิสเต็ม ไม่ใช่แค่เรื่องของเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างมีประสิทธิภาพ การให้ความสำคัญกับ "คน" เป็นสิ่งที่จำเป็นในการสร้างระบบไอทีที่มีประสิทธิภาพ และไม่ทำให้การทำงานของเราดูโง่ การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการปรับตัวนี้ จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยป้องกันไม่ให้องค์กรต้องเจอกับ "อีโง่ซิสเต็ม" และช่วยให้เทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้สามารถทำงานได้ตามที่คาดหวัง

.

คำคม: "The illiterate of the 21st century will not be those who cannot read and write, but those who cannot learn, unlearn, and relearn." - Alvin Toffler