e-ngo system อีโง่ซิสเต็ม คำแนะนำสำหรับผู้บริหารและผู้ใช้งาน

e-ngo system อีโง่ซิส กับความท้าทายในยุค AI และ Big Data

อีโง่ซิสเต็ม (e-ngo system) คำแนะนำสำหรับผู้บริหารและผู้ใช้งาน

คำแนะนำสำหรับผู้บริหารและผู้ใช้งาน

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ผู้บริหารจำเป็นต้องมีความรอบคอบในการเลือกใช้เทคโนโลยี ไม่ว่าจะเป็นระบบจัดการข้อมูล ระบบอัตโนมัติ หรือแพลตฟอร์มต่างๆ การตัดสินใจเลือกเทคโนโลยีควรพิจารณาจากความเหมาะสมกับองค์กรในระยะยาว ไม่ใช่เพียงแค่การตามกระแสหรือความทันสมัย

# ผู้บริหาร เลือกใช้เทคโนโลยีอย่างมีวิจารณญาณ

การลงทุนในเทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญ แต่การลงทุนอย่างชาญฉลาดและมีวิจารณญาณยิ่งสำคัญกว่า อย่าหลงไปกับคำโฆษณาที่สวยหรู หรือเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ล่าสุดที่ใครๆ ก็พูดถึง จงเลือกใช้เทคโนโลยีที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร และสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรของท่าน

- อย่ามองแค่ราคา ราคาถูกอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป บางครั้งการลงทุนในเทคโนโลยีที่มีราคาสูงกว่า แต่มีคุณภาพและการสนับสนุนที่ดี อาจคุ้มค่ากว่าในระยะยาว

- ศึกษาข้อมูลให้รอบด้าน ก่อนตัดสินใจเลือกใช้เทคโนโลยีใดๆ ควรศึกษาข้อมูลให้รอบด้าน เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละตัวเลือก และปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

- ทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจ หากเป็นไปได้ ควรทดลองใช้งานเทคโนโลยีก่อนตัดสินใจซื้อ เพื่อให้มั่นใจว่าเทคโนโลยีนั้นตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร และพนักงานสามารถใช้งานได้จริง

- ให้ความสำคัญกับการฝึกอบรม การฝึกอบรมพนักงานให้สามารถใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ อย่าลืมจัดสรรงบประมาณและเวลาสำหรับการฝึกอบรมอย่างเพียงพอ

ตัวอย่าง

- การลงทุนในระบบ ERP ขนาดใหญ่ บริษัทขนาดกลางแห่งหนึ่งตัดสินใจลงทุนในระบบ ERP ขนาดใหญ่โดยไม่ได้พิจารณาความจำเป็นและความพร้อมขององค์กร ทำให้เกิดปัญหาด้านการบริหารจัดการทรัพยากรที่ซับซ้อนและยากต่อการใช้งาน ผลที่ได้คือระบบไม่ถูกนำมาใช้อย่างเต็มที่และสร้างภาระทางการเงินที่สูงมาก

- การนำ AI มาใช้ในกระบวนการผลิต ผู้บริหารตัดสินใจนำ AI เข้ามาช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลการผลิต แต่ขาดความเข้าใจในข้อมูลและการจัดการ AI ส่งผลให้การตัดสินใจผิดพลาดและลดประสิทธิภาพของการผลิตแทนที่จะช่วยเพิ่ม

- การเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลที่ไม่รองรับภาษาไทย บริษัทไทยแห่งหนึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลที่ไม่ได้รองรับการใช้งานภาษาไทยอย่างเต็มที่ ทำให้เกิดปัญหาในการทำงานกับเอกสารและข้อมูลที่เป็นภาษาไทย และสร้างความยุ่งยากในการใช้งานสำหรับพนักงาน

ข้อเสนอแนะ

- วิเคราะห์ความต้องการ ผู้บริหารควรวิเคราะห์ความต้องการที่แท้จริงขององค์กรก่อนที่จะลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ โดยควรพิจารณาความสามารถในการรองรับการเติบโตในอนาคต และความสอดคล้องกับกระบวนการทำงานขององค์กร

- ทดสอบก่อนตัดสินใจ การทำ PoC (Proof of Concept) หรือการทดสอบใช้งานจริงในขนาดเล็กก่อนการตัดสินใจลงทุนอย่างเต็มที่ จะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนถึงข้อดีและข้อเสียของเทคโนโลยีที่กำลังจะนำมาใช้

- ประเมินความเสี่ยง ผู้บริหารควรประเมินความเสี่ยงจากการนำเทคโนโลยีมาใช้ โดยคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น การรองรับของระบบ IT ในองค์กร การฝึกอบรมพนักงาน และผลกระทบทางการเงินในระยะยาว

การเลือกเทคโนโลยีโดยขาดการวิเคราะห์และวิจารณญาณอาจทำให้เกิดปัญหาที่ไม่คาดคิด เช่น การลงทุนในระบบที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น ระบบที่ไม่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานขององค์กร หรือระบบที่ต้องใช้ทรัพยากรในการดูแลรักษาสูง การวางแผนและการประเมินผลกระทบของเทคโนโลยีเหล่านี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารไม่ควรมองข้าม การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และหลีกเลี่ยงการตกเป็นเหยื่อของอีโง่ซิสเต็ม

# ผู้ใช้งาน อย่ากลัวที่จะตั้งคำถามและเสนอแนะ

ผู้ใช้งานเป็นผู้ที่อยู่ใกล้ชิดกับระบบไอทีมากที่สุดในแต่ละวัน ดังนั้น จึงมีบทบาทสำคัญในการทำให้ระบบเหล่านั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ในหลายๆ ครั้ง ผู้ใช้งานมักจะรู้สึกว่าตนเองไม่มีสิทธิ์หรือความรู้เพียงพอในการตั้งคำถามหรือเสนอแนะเกี่ยวกับการทำงานของระบบ

ผู้ใช้งาน คือ ผู้ที่ใช้งานระบบไอทีในชีวิตประจำวัน ดังนั้นควรมีสิทธิ์จะตั้งคำถามและเสนอแนะเกี่ยวกับระบบ หากรู้สึกว่าระบบใช้งานยาก หรือไม่ตอบโจทย์การทำงาน อย่าลังเลที่จะแจ้งให้ผู้พัฒนาหรือผู้ดูแลระบบทราบ

- อย่าทนใช้ระบบที่ไม่ดี: การทนใช้ระบบที่ไม่ดีจะทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ และอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตของท่านด้วย

- สื่อสารความต้องการของคุณ: บอกให้ผู้พัฒนาหรือผู้ดูแลระบบทราบว่าคุณต้องการอะไรจากระบบ และปัญหาที่คุณพบเจอในการใช้งาน

- มีส่วนร่วมในการทดสอบระบบ: การทดสอบระบบก่อนนำไปใช้งานจริงเป็นสิ่งสำคัญ ผู้ใช้งานควรมีส่วนร่วมในการทดสอบ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบตอบโจทย์ความต้องการ และใช้งานได้จริง

ตัวอย่าง

- ระบบจัดการเอกสารที่ซับซ้อนเกินไป ผู้ใช้งานในองค์กรพบว่าระบบจัดการเอกสารใหม่ที่นำมาใช้นั้นมีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนเกินไป ทำให้การค้นหาและการจัดการเอกสารยากลำบาก แต่ไม่มีใครกล้าตั้งคำถามหรือเสนอแนะเพื่อปรับปรุงระบบ

- โปรแกรมบัญชีที่ไม่ตอบสนองความต้องการ ผู้ใช้งานในฝ่ายบัญชีพบว่าโปรแกรมบัญชีที่ใช้ไม่สามารถจัดทำรายงานเฉพาะทางที่จำเป็นได้ แต่กลับเลือกที่จะใช้เวลานานในการทำงานด้วยมือ แทนที่จะเสนอแนะให้มีการปรับปรุงหรือเลือกใช้โปรแกรมใหม่

- ระบบการจองห้องประชุมที่ไม่สะดวก ผู้ใช้งานในองค์กรพบว่าระบบการจองห้องประชุมใหม่ มีขั้นตอนที่ซับซ้อนและมักเกิดข้อผิดพลาดในการจอง แต่ไม่กล้าที่จะเสนอแนะเนื่องจากกลัวว่าผู้บริหารจะไม่รับฟัง

ข้อเสนอแนะ

- สร้างวัฒนธรรมการสื่อสาร องค์กรควรสร้างวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและสนับสนุนให้ผู้ใช้งานสามารถเสนอความคิดเห็นและตั้งคำถามได้อย่างอิสระ

- การเปิดช่องทางการเสนอแนะ ควรมีช่องทางการเสนอแนะอย่างเป็นทางการ เช่น กล่องรับความคิดเห็น หรือระบบออนไลน์ที่ผู้ใช้งานสามารถเสนอแนะได้อย่างง่ายดายและไม่ต้องเปิดเผยตัวตน

- การประเมินและตอบรับ เมื่อมีการเสนอแนะหรือคำถาม ผู้บริหารหรือผู้พัฒนาระบบควรประเมินและตอบรับข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็วและจริงจัง เพื่อสร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้งานว่าความคิดเห็นของพวกเขามีคุณค่า

- การไม่ตั้งคำถามหรือไม่เสนอแนะ อาจทำให้ปัญหาที่เล็กน้อยกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบบไม่ตอบสนองต่อความต้องการในการทำงานจริงของผู้ใช้งาน ดังนั้นผู้ใช้งานควรมีความกล้าที่จะตั้งคำถามเมื่อพบความไม่ชัดเจนในระบบ และควรเสนอแนะให้มีการปรับปรุงหรือพัฒนาระบบให้เหมาะสมกับการทำงานมากขึ้น

องค์กรที่ให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของผู้ใช้งาน จะมีโอกาสสูงที่จะสร้างระบบที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพ

# การร่วมมือกันสร้างระบบไอที ที่ใช้งานได้จริงและเป็นประโยชน์

การสร้างระบบไอทีที่ดี ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย ทั้งผู้บริหาร ผู้พัฒนา และผู้ใช้งาน ทุกคนต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร และใช้งานได้จริง

ผู้บริหาร สนับสนุนการพัฒนาระบบไอที และให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของผู้ใช้งาน ผู้บริหารควรให้การสนับสนุนและกำหนดแนวทางที่ชัดเจนในการพัฒนาระบบ

ผู้พัฒนา ออกแบบและพัฒนาระบบที่ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งาน และมีความปลอดภัยผู้พัฒนาควรรับฟังความคิดเห็นและปัญหาจากผู้ใช้งานเพื่อนำมาปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้น

ผู้ใช้งาน ให้ความร่วมมือในการพัฒนาและทดสอบระบบ และสื่อสารความต้องการและปัญหาที่พบเจอส่วนผู้ใช้งานก็ควรให้ความร่วมมือในการทดสอบและประเมินผลการทำงานของระบบ

ความสำเร็จในการพัฒนาระบบไอทีขึ้นอยู่กับความร่วมมือระหว่างผู้บริหาร ผู้พัฒนา และผู้ใช้งาน ทั้งสามฝ่ายต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด เพื่อให้ระบบที่พัฒนาขึ้นนั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการและเป้าหมายขององค์กรได้

ตัวอย่าง

ระบบ CRM ที่ไม่ตอบสนองต่อผู้ใช้งาน องค์กรหนึ่งพัฒนาระบบ CRM (Customer Relationship Management) โดยไม่ได้มีการรับฟังความเห็นจากทีมขาย ส่งผลให้ระบบไม่ตอบสนองต่อความต้องการของทีมขาย ทำให้การนำไปใช้ไม่ประสบความสำเร็จ

การพัฒนาระบบ HR ที่ไม่สอดคล้องกับกระบวนการขององค์กร ระบบ HR ที่พัฒนาขึ้นใหม่ในองค์กรหนึ่งไม่มีการปรึกษาฝ่าย HR ที่เป็นผู้ใช้งานหลัก ทำให้ระบบไม่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริง และต้องมีการปรับปรุงใหม่หลายครั้ง

การเปิดตัวแอปพลิเคชันใหม่โดยไม่ผ่านการทดสอบร่วมกับผู้ใช้งาน บริษัทหนึ่งเปิดตัวแอปพลิเคชันใหม่โดยไม่ผ่านการทดสอบกับกลุ่มผู้ใช้งาน ทำให้พบปัญหามากมายเมื่อเริ่มใช้งานจริง และต้องทำการแก้ไขอย่างเร่งด่วน

ข้อเสนอแนะ

- การทำงานร่วมกันตั้งแต่ต้น การพัฒนาระบบไอทีควรเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างผู้บริหาร ผู้พัฒนา และผู้ใช้งานตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้ได้ระบบที่ตรงกับความต้องการและสามารถใช้งานได้จริง

- การทดสอบการใช้งาน ควรมีการทดสอบการใช้งานจริงร่วมกับผู้ใช้งานก่อนการเปิดตัวระบบอย่างเป็นทางการ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้

- การติดตามและปรับปรุง หลังจากที่ระบบถูกนำไปใช้งานแล้ว ควรมีการติดตามผลการใช้งานและรับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้งานเพื่อนำมาปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้น

การสร้างระบบไอทีที่ใช้งานได้จริงและเป็นประโยชน์ ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย ผู้บริหารควรเลือกใช้เทคโนโลยีอย่างมีวิจารณญาณ ผู้ใช้งานควรกล้าที่จะตั้งคำถามและเสนอแนะ และทุกคนควรทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ระบบที่ดีที่สุด

เกร็ดความรู้

- Agile Development เป็นแนวทางการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เน้นการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ใช้งานและผู้พัฒนา เพื่อให้ได้ผลิตภัณฑ์ที่ตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งานมากที่สุด

- User Acceptance Testing (UAT) เป็นขั้นตอนการทดสอบระบบโดยผู้ใช้งานจริง เพื่อให้มั่นใจว่าระบบทำงานได้ตามที่คาดหวังและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน

การสร้างวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการสื่อสารที่เปิดกว้างในองค์กร จะทำให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และสร้างระบบไอทีที่สามารถนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ โดยหลีกเลี่ยงการตกเป็นเหยื่อของอีโง่ซิสเต็มที่อาจทำให้องค์กรต้องเสียเวลาและทรัพยากรอย่างมหาศาล ทั้งสามข้อที่กล่าวมานี้เป็นแนวทางสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาระบบไอทีที่มีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงการเกิดปัญหาที่ไม่พึงประสงค์ได้ ระบบไอทีที่ดีไม่ใช่เพียงแค่การมีเทคโนโลยีที่ทันสมัย แต่เป็นการทำงานร่วมกันของทุกฝ่ายในการสร้างระบบที่ตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรอย่างแท้จริง

คำคม: "Alone we can do so little; together we can do so much." - Helen Keller