การดำเนินงานหรือการนำแผนไปปฏิบัติ (Implementation of the plan)
๒.๑ กระบวนการวางแผน เริ่มต้นจาก
(๑) การกำหนดผลลัพธ์ หรือจุดมุ่งหมายของแผนเป็นอันดับแรก จากนั้นจึงตามด้วย
(๒) การกำหนดผลงานทั้งในเชิงปริมาณ คุณภาพ และเวลาที่ต้องการให้งานสำเร็จ
(๓) กำหนดกระบวนการหรือรายละเอียดของวิธีการดำเนินงาน
(๔) กำหนดปัจจัยหรือทรัพยากรที่จำเป็น เป็นลำดับต่อเนื่องกัน
๒.๒ กระบวนการดำเนินงาน เป็นการนำแผนที่วางไว้แล้วไปปฏิบัติ อันเป็นการทำงานของผู้ปฏิบัติงานที่เริ่มต้นกลับด้านกันกับการวางแผน คือ
(๑) การนำทรัพยากรตามปริมาณและคุณภาพที่ได้รับการจัดสรรไปใช้ตาม
(๒) กระบวนการที่วางไว้ โดยจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานต่าง ๆ เช่น ขั้นตอน กฎเกณฑ์ เวลา ค่าใช้จ่าย พฤติกรรมที่กำหนด อันจะเป็นผลให้องค์การได้รับ
(๓) ผลงานตามที่คาดหมายไว้ในแผน ทั้งในเชิงปริมาณ คุณภาพและเวลา อันจะทำให้เกิด
(๔) ผลลัพธ์ที่จะยังประโยชน์ต่อองค์การ ดังที่กำหนดไว้ ในเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์
สรุป การวางแผน เป็นทักษะหรือเครื่องมือทางความคิดที่สำคัญของนักบริหารทุกระดับ
๓. ความหมายของการวางแผนและกลยุทธ์
๓.๑ การวางแผนคือการคิดเรื่องอนาคตที่สามารถพิจารณาได้หลายมิติ โดยมิติเบื้องต้นก็คือเรื่องของเวลา กล่าวคือ
๓.๑.๑ การวางแผนระยะยาว (Long rang planning) หมายถึงแผนที่มีระยะเวลาตั้งแต่ ๕ ปีขึ้นไป เป็นแผนที่กำหนดแนวทางเชิงชี้นำ (Indicative plan) ที่เป็นการคาดหมายล่วงหน้าในเชิงเทคนิคหรือ เชิงวิชาการ ที่ผู้ชำนาญการในแขนงนั้นๆ กำหนดขึ้น อันจะเป็นประโยชน์ต่อการสร้างวิสัยทัศน์ของนักบริหารที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี
๓.๑.๒ การวางแผนระยะปานกลาง (Middle range planning) หมายถึง แผนที่มีระยะเวลาระหว่าง ๓-๕ ปี เป็นแผนที่กำหนดทิศทาง ที่ควรจะเป็น (Directive plan) อันประกอบด้วยจุดมุ่งหมายและแนวทางที่ควรจะเลือกดำเนินการ
๓.๑.๓ การวางแผนระยะสั้น (Short rang planning) หมายถึง แผนที่มีระยะเวลาตั้งแต่ไม่กี่นาที จนถึงไม่เกิน ๓ ปี แต่ในทางปฏิบัติจะเข้าใจตรงกันว่าจะหมายถึงแผนประจำปี (Annual plan) แผนประเภทนี้จะวางตามวงรอบของการใช้จ่ายหรืองบประมาณประจำปี
๓.๒ การวางแผน คือ การควบคุมอนาคตเป็นการให้ความสำคัญต่อการคาดการณ์ด้านต่าง ๆ อย่างละเอียด เพื่อการนำไปสู่การกำหนดแนวทางหรือวิธีการที่จะต้องทำในอนาคตให้ได้ เป็นการแสวงหาลู่ทางที่จะเผชิญเรื่องของอนาคตในสองมิติ คืออันได้แก่ ความไม่แน่นอนกับความเสี่ยง ดังนั้น จึงเน้นความสำคัญของการวางแผนไปที่กระบวนการ อันจะครอบคลุมทั้งในด้านของตัวงานหรือกิจกรรมที่จะต้องปฏิบัติ งบประมาณที่จะต้องใช้ บุคลากรที่จะต้องรับผิดชอบ ตลอดจนกรรมวิธีที่จะต้องปฏิบัติร่วมกัน ทั้งนี้ โดยมีเวลาเป็นบรรทัดฐานหนึ่งที่สำคัญมาก
๓.๓ การวางแผน คือ การตัดสินใจซึ่งได้รับความนิยมมากที่สุด คือการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร ทำเมื่อใดและใครเป็นผู้ทำ (Koontz and o’Donnell, ๑๙๖๘:๘๑)
๓.๔ การวางแผน คือ การตัดสินใจในเชิงบูรณาการ การตัดสินใจ ที่ดีมาจากการร่วมมือระหว่างกลุ่มคนและองค์การ
๓.๕ การวางแผน คือ กระบวนการในการจำแนกแจกแจงเหตุผล คือการวางแผนเป็นกระบวนการที่เป็นทางการ โดยคำนึงถึงการ บูรณาการหรือเชื่อมโยงระบบการตัดสินใจของหน่วยงานต่างๆ เข้าด้วยกัน อันจะนำไปสู่การกำหนดวิธีการดำเนินงานที่ชัดเจน เพื่อบรรลุ สู่จุดมุ่งหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการร่วมกัน (Mintzberg, ๑๙๙๔:๑๒)
การวางแผนเป็นวิทยาการที่มุ่งเน้นการมองอนาคตอย่างเป็นระบบ การวางแผนจะช่วยทำให้นักบริหารในองค์การทั้งหลายมีหลักคิดอย่างเป็นวิทยาศาสตร์ นั่นคือ
๑) สามารถจับประเด็นของปัญหาได้อย่างถูกต้อง
๒) วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้อย่างชัดเจน
๓) กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายได้อย่างชัดเจนและ
๔) เสนอทางเลือกหรือวิธีการแก้ปัญหาที่สอดคล้องกับสาเหตุ อย่างแท้จริง
คำว่ากลยุทธ์ มีรากฐานมาจากศาสตร์ทางการทหาร ในภาษาอังกฤษ คำว่า ”STRATEGY” มีรากมาจากคำว่า “STRATEGOS” ในภาษากรีกโบราณ ถ้าเป็นคำนามมีความหมายว่า “นายพลผู้นำทัพ” แต่ถ้าเป็น คำกิริยา จะหมายถึงการวางกลวิธีเพื่อโจมตีฝ่ายศรัตรู ด้วยการใช้กำลังพลและอาวุธยุทโธปกรณ์อย่างมีประสิทธิภาพและได้ผล คือได้รับ ชัยชนะ
ศาสตราจารย์ เฮนรี มินทซ์เบิร์ก ใช้หลัก ๕Ps แทนความหมายต่างๆ ดังต่อไป
(สรุปความจาก Mintzberg, ๑๙๙๔ :๒๓-๓๒)
๑) กลยุทธ์คือแผน (Strategy is a plan = p๑) กิจการทั้งหลายกำหนดกลยุทธ์ขึ้น เพื่อใช้เป็นสิ่งที่กำหนดทิศทาง หรือเป็นแนวทาง การดำเนินงานในอนาคต หรือวิถีทางในการที่จะก้าวเดินจากที่หนึ่งไปยัง อีกที่หนึ่ง
๒) กลยุทธ์คือแบบแผนหรือรูปแบบ (Strategy is a pattern = P๒) เป็นเรื่องเกี่ยวกับ แบบแผนด้านพฤติกรรมในการปฏิบัติงานที่เป็นไปอย่างต่อเนื่องในแต่ละช่วงเวลา ดังนี้
ก. กลยุทธ์คือการกำหนดฐานะหรือตำแหน่ง (Strategy is position = P๓) เน้นความสำคัญของฐานะหรือตำแหน่งของกิจการในสนามการแข่งขัน ดังนั้นการขาดความเข้าใจฐานะหรือตำแหน่งทางการตลาดหรือการขาดความรู้ที่ชัดเจนเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม ในการแข่งขัน ย่อมจะนำไปสู่ ความล้มเหลวในการเสนอบริการต่างๆ ด้วย
ข. กลยุทธ์คือทัศนภาพ (Strategy is a perspective = P๔) เน้นความสำคัญของการพิจารณาสภาพที่แท้จริงภายในองค์การ หรือคุณลักษณะที่น่าจะเป็นขององค์กร หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือวิธีการดำเนินงานที่ต้องการให้คนในองค์การยึดถือร่วมกัน เช่น แมคโดนัลด์ส มีชื่อเสียงขึ้นมาจากการมุ่งเน้นให้องค์การของตนยึดถือหลักการที่ประกอบด้วย “คุณภาพ บริการ สะอาด และให้คุณค่าที่ดีงาน”
ค. กลยุทธ์คือกลวิธีในการเดินหมาก (Strategy is a ploy = P๕) กล่าวคือในสถานการณ์ที่มีการต่อสู้หรือการแข่งขัน สิ่งที่ทุกคนต้องการคือ การเอาชนะ เพราะนั่นคือเดิมพันที่สำคัญ ดังนั้น ทุกฝ่ายจึงต้องวางกลยุทธ์โดยคำนึงถึงการใช้อุบายในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นกุศโลบายหรือเล่ห์เหลี่ยม หรือกลวิธี ในการเดินหมาก เดินเกมส์ เพื่อเอาชนะฝ่ายตรงข้ามให้ได้
๔. การวางกลยุทธ์ในองค์การภาครัฐ
นักบริหารในองค์การภาครัฐมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการตัดสินใจเพื่อกำหนดนโยบายสาธารณะและแผนพัฒนาประเทศ ซึ่งถือเป็นกลยุทธ์หลัก (หรือบางครั้งเรียกว่ายุทธศาสตร์ชาติ) ที่ครอบคลุม ทั้งกิจกรรมและธุรกรรมของหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ ภาคธุรกิจเอกชน ตลอดจนประชาชนทั่วไป ดังนั้น โดยอาณัติ (Mandates) หรืออำนาจหน้าที่ และสถานะขององค์การหน่วยงานภาครัฐจึงได้รับ ความคาดหวังจากสาธารณชนที่แตกต่างไปจากองค์กรภาคเอกชนค่อนข้างมากในเรื่องของภารกิจ แต่ในด้านการบริหารงานทั่วไป องค์การภาครัฐถูกมองว่าจะต้องมีความพร้อม และมีความคล่องตัวในการทำงานเท่าๆ กับหรือมากกว่าภาคเอกชน
องค์ประกอบการวางแผนขององค์กรภาครัฐ
๑. กำหนดข้อตกลงหรือแนวคิดเบื้องต้นในการวางแผนกลยุทธ์ ข้อตกลงเบื้องต้นขององค์กรภาครัฐ ได้จากเจตนารมณ์ของรัฐบาล ซึ่งพิจารณาจาก คำแถลงนโยบายของรัฐบาล แผนพัฒนาประเทศ กฎหมายต่าง ๆ ที่เป็นความรับผิดชอบในการปฏิบัติของผู้ใช้อำนาจรัฐ มติคณะรัฐมนตรี ปัญหาและความต้องการของประชาชน
๒. พิจารณาอำนาจหน้าที่ขององค์กร องค์กรภาครัฐทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นส่วนราชการหรือรัฐวิสาหกิจ ย่อมได้รับอาณัติ (Mandates) ในการปฏิบัติงานจากรัฐบาล ในรูปของอำนาจหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติ ประเด็นนี้กลายเป็นกรอบหลักที่หน่วยงานจะต้องถือปฏิบัติ
๓. กำหนดภารกิจและค่านิยมต่างๆ ขององค์กรเป็นการใช้บทบาทของนักบริหาร ในการแปรเปลี่ยนนโยบาย และอำนาจหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ไปสู่ภารกิจขององค์การ ทั้งนี้ คำนึงถึงลักษณะเฉพาะด้านค่านิยมในการบริหาร ที่มาจากความคิดร่วมกันของข้าราชการหรือพนักงานด้วยการวิเคราะห์ผลประโยชน์ได้เสียของผู้ที่เกี่ยวข้อง (Stakeholders) ประกอบด้วย
๔. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกและภายใน การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก มุ่งประเมินโอกาสและข้อจำกัดต่าง ๆ จากสภาพแวดล้อมภายนอก คือวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั่วไปในสังคม ได้แก่ การเมือง เศรษฐกิจ สังคมและวัฒนธรรม และเทคโนโลยี และ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมของตัวงาน เป็นการวิเคราะห์โดยทำความเข้าใจกลุ่มผู้มีส่วนได้เสีย และหน่วยงานของรัฐที่จะต้องติดต่อด้วยเสมอ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน จะเป็นการประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนของกิจการจากทรัพยากรต่าง ๆ ได้แก่ ระบบทุน ระบบคน และระบบข้อมูลข่าวสาร กลยุทธ์ที่ใช้ในปัจจุบัน ผลการดำเนินงาน และประวัติกิจการ เป็นการตรวจสอบสมรรถนะของกิจการ ที่ช่วยบ่งบอกถึงจุดแข็งที่จะใช้ให้เป็นประโยชน์กับจุดอ่อนที่จะต้องปรับแก้
๕. ระบุประเด็นที่จะนำไปสู่การวางกลยุทธ์ เป็นการประมวล จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาสและข้อจำกัดต่างๆ เข้าด้วยกัน หรือจัดทำ SWOT Matrix เพื่อพิจารณาปัญหา ช่องว่าง และประเด็นที่ควรจะกำหนดกลยุทธ์ทั้งในเชิงรับและเชิงรุก
๖. การกำหนดกลยุทธ์เป็นการจัดทำข้อเสนอในรูปของทางเลือกต่างๆ ที่ควรจะดำเนินงาน ทั้งในส่วนของงานประจำและงานโครงการ การศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ การจัดสรรทรัพยากร และการจัดทำเอกสารแผนกลยุทธ์หลักที่กำหนดโดยนักบริหารระดับสูง จะถูกแปลงเป็นกลยุทธ์และกลวิธีในการดำเนินงานโดยนักบริหารระดับกลาง จากนั้น จึงถูกส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับต้นเพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่อไป โดยนักบริหารระดับต้นจะทำหน้าที่ร่วมกับนักบริหารระดับกลาง ในการกำหนดกิจกรรม กำหนดกระบวนการระดมและใช้ทรัพยากร กำหนดความรับผิดชอบของบุคลากร กำหนดมาตรฐานของกระบวนการดำเนินงาน และผลงานทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ การทบทวนและอนุมัติกลยุทธ์และแผนเพื่อนำไปสู่การดำเนินงาน กำหนดและประกาศวิสัยทัศน์ ขององค์กร อันจะนำไปสู่การกำหนดรายละเอียดของแผนงาน แผนเงิน แผนคน ที่ครอบคลุมระยะเวลาสั้น ปานกลาง และระยะยาว รวมทั้งความสัมพันธ์ระหว่างแผน แผนงาน โครงการ และงานประจำ รวมทั้งการทำความเข้าใจร่วมกันของบุคลากรหลักในองค์กร
๗. การนำแผนไปสู่การดำเนินงานเป็นขั้นตอนของการดำเนินงานของหน่วยงานระดับปฏิบัติที่จะนำแผนกลยุทธ์ไปวางแผนเพื่อการดำเนินงานขององค์กรอีกชั้นหนึ่ง
๘. การประเมินผล เป็นขั้นตอนท้ายสุดที่มีความสำคัญ เพราะ ในการประเมินผลจะนำข้อมูลไปใช้สำหรับการปรับกลยุทธ์และแผนต่อไป
ที่มาภาพและรวบรวมโดย www.iok2u.com
-------------------------------------------------
สนใจเรื่องราว การวางแผนกลยุทธ (Strategic Planning) เพิ่มเติมคลิกที่นี่
Plan การวางแผนกลยุทธ (Strategic Planning) รวมข้อมูล
-------------------------------------------------