ict-spec การสร้างรหัสครุภัณฑ์ (Equipment Code)

ที่มา เกณฑ์ราคากลางและคุณลักษณะพื้นฐานการจัดหาอุปกรณ์และระบบคอมพิวเตอร์ ฉบับเดือน มีนาคม 2566

ประกาศ ณ วันที่ 13 มีนาคม 2566

สนใจดาวน์โหลดเอกสารคลิกที่นี่

การสร้างรหัสครุภัณฑ์ แนวทางและหลักการที่ถูกต้อง

ความสำคัญของการสร้างรหัสครุภัณฑ์

ครุภัณฑ์ เป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่าและมีอายุการใช้งานยาวนาน การบริหารจัดการครุภัณฑ์อย่างเป็นระบบจึงมีความสำคัญเพื่อให้สามารถติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในวิธีที่ช่วยให้การจัดการเป็นระเบียบคือ การสร้างรหัสครุภัณฑ์ ซึ่งช่วยให้สามารถระบุประเภทครุภัณฑ์ แหล่งที่มา ปีงบประมาณ และข้อมูลอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

การสร้างรหัสครุภัณฑ์ การบริหารจัดการครุภัณฑ์ อย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการกำหนดรหัสครุภัณฑ์ที่เป็นระบบและชัดเจน รหัสครุภัณฑ์เปรียบเสมือนเลขประจำตัวของทรัพย์สินแต่ละชิ้น ช่วยให้การติดตาม ตรวจสอบ และบำรุงรักษาเป็นไปอย่างราบรื่น บทความนี้จะนำเสนอแนวทางการสร้างรหัสครุภัณฑ์ที่ครอบคลุม ตั้งแต่หลักการพื้นฐาน องค์ประกอบของรหัส ไปจนถึงตัวอย่างการนำไปใช้งานจริง

หลักการพื้นฐานของการสร้างรหัสครุภัณฑ์

- ความเป็นเอกลักษณ์: รหัสครุภัณฑ์แต่ละชิ้นต้องไม่ซ้ำกัน เพื่อป้องกันความสับสนและข้อผิดพลาดในการจัดการ

- ความหมายที่ชัดเจน: รหัสควรสื่อถึงข้อมูลที่สำคัญของครุภัณฑ์ เช่น ประเภท ชนิด รุ่น หรือสถานที่ตั้ง

- ความยืดหยุ่น: รหัสควรสามารถรองรับการเพิ่มจำนวนครุภัณฑ์ในอนาคตได้

- ความสะดวกในการใช้งาน: รหัสควรสั้น กระชับ และง่ายต่อการจดจำ

หลักการสร้างรหัสครุภัณฑ์

รหัสครุภัณฑ์ ควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและบริหารจัดการ โดยทั่วไปสามารถแบ่งองค์ประกอบของรหัสครุภัณฑ์ที่ดี ควรประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่มีความหมายเฉพาะเจาะจง เช่น

- หมวดหมู่ของครุภัณฑ์ หรือรหัสประเภทครุภัณฑ์ บ่งบอกถึงประเภทของครุภัณฑ์ ใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรเพื่อระบุ เช่น ครุภัณฑ์สำนักงาน ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ ครุภัณฑ์ยานพาหนะ หรือครุภัณฑ์การแพทย์

- รหัสชนิดครุภัณฑ์ ระบุชนิดย่อยของครุภัณฑ์ในแต่ละประเภท เช่น โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก

- ลำดับที่ของครุภัณฑ์ ใช้รหัสตัวเลขแสดงลำดับของครุภัณฑ์แต่ละชิ้นภายในหมวดหมู่เดียวกัน รหัสลำดับเป็นเลขลำดับที่ใช้เรียงลำดับครุภัณฑ์แต่ละชิ้นในชนิดเดียวกัน

- รหัสหน่วยงาน ระบุหน่วยงานที่ครอบครองครุภัณฑ์ หน่วยงานที่รับผิดชอบอาจใช้เป็นรหัสย่อของหน่วยงานที่ใช้ครุภัณฑ์นั้น เพื่อง่ายต่อการบริหาร

- รหัสปีที่ได้มาแสดงปีที่ครุภัณฑ์ถูกจัดซื้อ ปีงบประมาณที่จัดซื้อ ระบุปีงบประมาณเพื่อช่วยในการติดตามอายุการใช้งาน

แนวทางการใช้รหัสครุภัณฑ์

- กำหนดมาตรฐานกลาง ควรมีแนวทางกำหนดรหัสที่เป็นมาตรฐานสำหรับทั้งองค์กร

- บันทึกข้อมูลลงในระบบ ใช้ระบบบริหารจัดการครุภัณฑ์เพื่อบันทึกและตรวจสอบข้อมูลครุภัณฑ์

- ติดสติกเกอร์รหัสครุภัณฑ์ ติดรหัสครุภัณฑ์บนตัวครุภัณฑ์เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ

- อัปเดตรายการครุภัณฑ์อย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบและอัปเดตรหัสเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เช่น โอนย้าย หรือจำหน่ายครุภัณฑ์

ตัวอย่างการสร้างรหัสครุภัณฑ์

ตัวอย่างการสร้างรหัสครุภัณฑ์ 1 

หน่วยงานต้องการสร้างรหัสครุภัณฑ์สำหรับ "คอมพิวเตอร์แท๊ปเล็ต Apple รุ่น iPad10.2 รุ่นที่9 Wifi+Cellular 256GB"

- รหัสประเภทครุภัณฑ์ 13 ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์

- รหัสครุภัณฑ์ย่อย 04 คอมพิวเตอร์แท็บเล็ต

- รหัสครุภัณฑ์ชนิด 01 คอมพิวเตอร์แท็บเล็ต แบบที่ 1

- รหัสลำดับ 001 คอมพิวเตอร์แท็บเล็ต ลำดับที่ 1

- รหัสหน่วยงาน 0102 ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ กลุ่มระบบงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย

- รหัสปีที่ได้มา 2567 (ปี พ.ศ. 2567)

ดังนั้น รหัสครุภัณฑ์สำหรับ คอมพิวเตอร์แท๊ปเล็ต เครื่องนี้คือ 13-04-01-001-0102-2567

........................

ตัวอย่างการสร้างรหัสครุภัณฑ์ 2 

สมมติว่าเราต้องการสร้างรหัสครุภัณฑ์สำหรับ "เครื่องปรับอากาศ Mitsubishi รุ่น MS-GL18VF"

- รหัสประเภทครุภัณฑ์: 01 (ครุภัณฑ์สำนักงาน)

- รหัสชนิดครุภัณฑ์: 03 (เครื่องปรับอากาศ)

- รหัสลำดับ: 001 (เครื่องปรับอากาศลำดับที่ 1)

- รหัสหน่วยงาน: 01 (ฝ่ายบริหาร)

- รหัสปีที่ได้มา: 2567 (ปี พ.ศ. 2567)

ดังนั้น รหัสครุภัณฑ์สำหรับเครื่องปรับอากาศเครื่องนี้ คือ 01-03-001-01-2567

........................

ตัวอย่างการสร้างรหัสครุภัณฑ์ 3

การกำหนดรหัสครุภัณฑ์แบบมาตรฐาน มีโครงสร้างดังนี้ XX-YYYY-ZZZZ โดยที่

- รหัสหมวดหมู่ของครุภัณฑ์ (เช่น 01 = ครุภัณฑ์สำนักงาน, 02 = ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์) = XX

- ปีงบประมาณที่จัดซื้อ (เช่น 2566) = YYYY

- เลขลำดับครุภัณฑ์ภายในหน่วยงาน = ZZZZ

ดังนั้น รหัสครุภัณฑ์เครื่องนี้ คือ

01-2566-0001 → โต๊ะทำงานที่ซื้อในปีงบประมาณ 2566

02-2567-0010 → เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซื้อในปีงบประมาณ 2567

........................

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

- การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการจัดการครุภัณฑ์จะช่วยให้การสร้างและบริหารรหัสครุภัณฑ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

- การกำหนดมาตรฐาน หน่วยงานควรมีการกำหนดมาตรฐานรหัสครุภัณฑ์ของตนเอง เพื่อให้การจัดการครุภัณฑ์เป็นไปในทิศทางเดียวกัน

การสร้างรหัสครุภัณฑ์ที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการทรัพย์สินขององค์กร การปฏิบัติตามหลักการและแนวทางที่กล่าวมาข้างต้น จะช่วยให้การจัดการครุภัณฑ์เป็นไปอย่างราบรื่น โปร่งใส และตรวจสอบได้ การสร้างรหัสครุภัณฑ์ เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการทรัพย์สินมีความเป็นระเบียบ ลดความสับสน และทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ หากองค์กรสามารถกำหนดโครงสร้างรหัสครุภัณฑ์ที่ดีและใช้งานอย่างเหมาะสม จะช่วยให้สามารถบริหารงบประมาณ ควบคุมทรัพย์สิน และวางแผนการจัดซื้อในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น

.

---------------------------

ที่มาข้อมูล

- https://www.mdes.go.th

รวบรวมรูปภาพ

- www.iok2u.com

---------------------------

ict-spec เกณฑ์ราคากลางและคุณลักษณะพื้นฐานครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ 

---------------------------