PM ประโยชน์ของ การบริหารโครงการ

PM การบริหารโครงการ (Project management)

ประโยชน์ของ การบริหารโครงการที่ดี

การบริหารโครงการที่ดี เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางให้โครงการประสบความสำเร็จ บรรลุเป้าหมาย ตรงเวลา และคุ้มค่า ช่วยให้องค์กรและบุคคลที่เกี่ยวข้องได้รับประโยชน์มากมาย

การบริหารโครงการที่ดี หมายถึง กระบวนการจัดการโครงการอย่างมีระบบ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผล เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ภายในระยะเวลา งบประมาณ และข้อจำกัดที่มี การบริหารโครงการที่ดีเป็นปัจจัยสำคัญ ที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการและองค์กรที่ดำเนินงานอยู่ ประโยชน์ที่ได้จากการบริหารโครงการที่ดีนั้นมีหลายด้านที่สำคัญ เช่น

- การวางแผนและการจัดการทรัพยากร ช่วยให้มีการวางแผนและจัดการทรัพยากรอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลให้มีการใช้ทรัพยากรในลักษณะที่เหมาะสมที่สุด นอกจากนี้ยังลดความเสี่ยงในการใช้ทรัพยากรเกินจำเป็น ช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้มีกำไรสูงขึ้น

- การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ช่วยให้มีการสื่อสารที่ชัดเจนและประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานและส่วนต่างๆ ของโครงการ การสื่อสารที่ดีช่วยลดข้อขัดแย้งและเสียงดังในการตัดสินใจ  สร้างความเชื่อมั่นและความสัมพันธ์ที่ดีในทีมงาน ช่วยเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพในการทำงาน

- การตรวจสอบและปรับปรุง ช่วยให้มีการตรวจสอบและปรับปรุงโครงการอย่างต่อเนื่อง โดยการวิเคราะห์ผลลัพธ์และการดำเนินการของโครงการ เพื่อปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่องหรือปัญหาที่เกิดขึ้น  เพิ่มความเป็นไปได้ในการทำให้โครงการประสบความสำเร็จ และลดความเสี่ยงในการผิดพลาดหรือข้อบกพร่อง

- การบริหารความเสี่ยง ช่วยให้มีการบริหารความเสี่ยงอย่างเหมาะสม โดยการระบุและประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และวางแผนการจัดการความเสี่ยงให้เหมาะสมกับความสำเร็จของโครงการ  ลดความเสี่ยงในการเสียโอกาสหรือเงินทุน และเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

- การบริหารเวลาและกำหนดเสร็จสิ้น ช่วยให้มีการบริหารเวลาและกำหนดเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการวางแผนการดำเนินงานและกำหนดเสร็จสิ้นตามเป้าหมายที่กำหนดไว้  ลดความเสี่ยงในการล่าช้าหรือไม่สำเร็จตามเป้าหมาย และเพิ่มโอกาสในการทำงานต่อโครงการอื่นๆ

ประโยชน์ของการบริหารโครงการที่ดี มีดังนี้

1. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

- ลดความสูญเสีย: การวางแผนที่ดี ช่วยลดความผิดพลาดและความสูญเสียระหว่างการดำเนินโครงการ

- ควบคุมงบประมาณ: การจัดการงบประมาณอย่างรัดกุม ช่วยให้โครงการไม่บานปลาย

- ลดการใช้ทรัพยากร: การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุนการดำเนินโครงการ

ตัวอย่าง

จากการศึกษาวิจัยของ Project Management Institute (PMI) พบว่า โครงการที่บริหารจัดการได้ดีสามารถลดค่าใช้จ่ายลงได้ 10-30%

มูลค่าที่ได้

ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของโครงการ แต่โดยเฉลี่ยแล้ว โครงการที่บริหารจัดการได้ดีสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ไม่น้อยกว่า 10-30%

2. เพิ่มประสิทธิภาพ

- เพิ่มผลผลิต: การทำงานอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

- บรรลุเป้าหมาย: การติดตามความคืบหน้า ช่วยให้มั่นใจว่าโครงการจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนด

- เพิ่มความพึงพอใจ: การสื่อสารที่ดี ช่วยให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องพึงพอใจกับผลลัพธ์ของโครงการ

ตัวอย่าง

จากการศึกษาวิจัยของ Standish Group พบว่า โครงการที่บริหารจัดการได้ดี มีโอกาสประสบความสำเร็จสูงถึง 70%

มูลค่าที่ได้

ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการ แต่โดยเฉลี่ยแล้ว โครงการที่บริหารจัดการได้ดีสามารถเพิ่มผลผลิตและบรรลุเป้าหมายได้มากกว่า 50%

3. เสริมสร้างภาพลักษณ์และชื่อเสียง

- สร้างความน่าเชื่อถือ: การส่งมอบงานตรงเวลาและตามคุณภาพ ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

- เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ: ผลงานที่ดี ช่วยเพิ่มโอกาสในการได้งานใหม่

- สร้างแรงจูงใจ: ความสำเร็จของโครงการ ช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน

ตัวอย่าง

องค์กรที่มีชื่อเสียงมักมีผลงานโครงการที่ประสบความสำเร็จ สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและคู่ค้า

มูลค่าที่ได้

ยากที่จะวัดเป็นตัวเงิน แต่ภาพลักษณ์และชื่อเสียงที่ดี ช่วยเพิ่มโอกาสทางธุรกิจและสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน

4. ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม

- สร้างการสื่อสารที่ดี: การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมมีประสิทธิภาพ

- สร้างความร่วมมือ: การทำงานร่วมกันอย่างมีเป้าหมาย ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างราบรื่น

- สร้างบรรยากาศที่ดี: ความสำเร็จของโครงการ ช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและความสามัคคีในทีม

ตัวอย่าง

ทีมที่ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ มักมีผลงานที่ดีและบรรลุเป้าหมาย

มูลค่าที่ได้

ยากที่จะวัดเป็นตัวเงิน แต่การทำงานเป็นทีมที่ดี ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสร้างผลลัพธ์ที่ดี

5. พัฒนาทักษะและความรู้

- เรียนรู้เทคนิคใหม่: การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้เรียนรู้เทคนิคและเครื่องมือใหม่

- พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา: การเผชิญปัญหาและอุปสรรค ช่วยให้พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา

- พัฒนาทักษะการคิดวิเคราะห์: การวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจ ช่วยพัฒนาทักษะการคิดวิเคราะห์

ตัวอย่าง

บุคคลที่ผ่านประสบการณ์การบริหารโครงการ มักมีทักษะและความรู้ที่หลากหลาย

มูลค่าที่ได้

ยากที่จะวัดเป็นตัวเงิน

ตัวอย่างเพิ่มเติม

- บริษัทก่อสร้าง การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้ก่อสร้างอาคารเสร็จตามกำหนดเวลาและงบประมาณ

- บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้พัฒนาซอฟต์แวร์ได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า

- องค์กรพัฒนาเอกชน การบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้โครงการช่วยเหลือผู้ด้อยโอกาสบรรลุเป้าหมาย

สรุป

การบริหารโครงการที่ดีมีผลต่อความสำเร็จและความยั่งยืนของโครงการและองค์กรการบริหารโครงการที่ดี ช่วยให้โครงการ ประสบความสำเร็จ บรรลุเป้าหมาย ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างมูลค่าให้กับองค์กร