PM วงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle)

PM วงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle)

การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันต้องอยู่ในกระแสของโลกาภิวัฒน์ ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและมีการเปลี่ยนแปลงที่ค่อนข้างรวดเร็ว ทั้งจากภายในองค์กรและภายนอกองค์กรธุรกิจ ทำให้การบริหารองค์กรนั้นทำได้ยากลำบากขึ้น จากที่ผ่านมาเมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงหรือเริ่มมีปัญหาขึ้น ผู้บริหารองค์กร ก็จะพยายามหาทางแก้ไขปัญหาโดยวิธีต่าง ๆ เช่น ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย กำหนดมาตรฐานการทำงานให้สูงขึ้น หรือหันมาใช้เครื่องจักรกลทำงานแทนแรงงานจากคนที่เพิ่มมากขึ้น

จึงเป็นการเพิ่มแรงกดดันให้ ผู้บริหารในระดับต่าง ๆ และพนักงานในองค์กร ที่จะต้องปรับปรุงตัวเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงและใช้ทรัพยากรให้น้อยลง ซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่าง ผู้บริหารระดับสูงกับผูุ้ใช้แรงงาน ปัญหาขวัญ และกำลังใจในการทำงานของพนักงาน เป็นต้น

วงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle) กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการบริหารโครงการประกอบด้วย

1. การตั้งโครงการหรือการวางแผนโครงการเบื้องต้น (Project Initiation) เป็นขั้นเริ่มต้นโครงการ ระดับความพยายามในขั้นนี้เริ่มอย่างช้า ๆ งานในขั้นนี้ประกอบด้วย การระบุขอบเขตหรือคุณสมบัติเฉพาะโครงการ กำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ ระบุงานสำคัญที่ต้องทำ กำหนดผู้รับผิดชอบ และจัดกลุ่มคนร่วมงานจัดตั้งทีมงานโครงการให้ประกอบไปด้วยคนและทรัพยากรที่เหมาะสม แรงขับดันที่อยู่เบื้องหลัง คือ ผู้บริหารที่เสนอและผู้บริการระดับสูง ที่อนุมัติให้โครงการเกิดขึ้นหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้จัดการโครงการ

2. การวางแผนโครงการ (Project Planning) เป็นขั้นที่ต้องใช้ทรัพยากรและระดับความพยายามสูงขึ้น มีการจัดทำแผนโครงการ กำหนดเวลาของงาน ทรัพยากรที่ต้องการ คุณภาพของงาน และงบประมาณที่ต้องการจะเริ่มต้นด้วย วัตถุประสงค์ แล้วค่อยคิดย้อนกลับมาถึงตัวงาน โดยการระบุว่างานชิ้นใดที่จะต้องทำให้เสร็จ ประเมินเวลาที่จะเป็นสำหรับการทำงานนั้นให้เสร็จ แล้ววางกำหนดการให้กับงานต่าง ๆ ตามลำดับขั้นตอน

3. การดำเนินโครงการ (Project Execution) การบริหารการดำเนินโครงการต้องการการบริหารที่มีประสิทธิผล ขั้นตอนนนี้จะเป็นขั้นที่ใช้ระดับความพยายามสูงมากที่สุดในระยะของขั้นนี้ เพราะมีการปฏิบัติงานต่าง ๆ ในโครงการ โครงการเป็นรูปร่างทั้งทางด้านกายภาพ และทางด้านจิตใจ มีมาตรการในการควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามเวลา ต้นทุน และผลงานที่ระบุ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้นบ้าง มีการจัดทำรายงานและตรวจสอบงานเป็นระยะ ๆ และระดับความพยายามจะลดลงในระยะปลาย ๆ ขั้น ในขั้นตอนนี้จะต้องมีการติดตามและควบคุมโครงการ (Project Monitoring and Control) โดยต้องมีการกำหนดที่ชัดเจนทำอย่างระมัดระวัง เพื่อช่วยทำให้เกิดความมั่นใจว่างานโครงการจะยังคงเป็นไปตาม กำหนดการ งบประมาณ และมาตรฐานด้านคุณภาพ ควบคุมการใช้ทรัพยากรปัจจัยหลักที่สำคัญ คือ เวลา (Time) ต้นทุน (Cost) และคุณภาพ (Quality) เป็นต้น

4. การจบโครงการหรือการปิดโครงการ (Project Closure) ในบางครั้งเราเรียกว่า ขั้นส่งมอบโครงการ (delivery) งานในขั้นนี้ประกอบด้วยงานที่สำคัญ 2 งาน คือ งานที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลผลิตให้ลูกค้า (customer) หรือผู้ใช้ (user) และงานที่เกี่ยวกับการปิดหรือยุติการทำโครงการ การปิดโครงการต้องมีการสรุปสิ่งที่ได้พบทั้งหมด และสะท้อนมันออกมาเป็นบทเรียนที่ได้รับจากประสุบการณ์จริง 

ปัจจุบันผู้บริหารสมัยใหม่เริ่มที่จะตระหนักว่าแรงกดดันที่มีต่อองค์กรธุรกิจ แตกต่างไปจากอดีตวีธีการแก้ปัญหาขององค์กรโดยอาศัยมาตรการต่าง ๆ ในอดีต เช่น การลดกำลังคน อาจจะกระทบผลงาน หรือระดับกำไรของกิจการ การนำเครื่องจักรขนาดใหญ่มาใช้แทนแรงงานคนบางครั้งก็ไม่ใช่เป็นคำตอบที่ดีที่สุดเสมอไป แต่น่าจะมีทางเลือกอื่นอีกในการแก้ไขปัญหา ซึ่งก็คือการดำเนินงานในรูปของโครงการ จึงทำให้ต้องมีการบริหารโครงการเพื่อให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

ดูเพิ่มเติม

- แนวคิดและทฤษฎี Gray and Larson (2000) ทฤษฎีวงจรชีวิตของงานโครงการ (Project life cycle)

- แนวคิดและทฤษฎี Cleland and King ทฤษฎีวงจรชีวิตของงานโครงการ 5 ระยะ (Project life cycle)

- ...