PM เครื่องมือในที่ใช้ โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure; WBS)

PM เครื่องมือในที่ใช้  โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure; WBS)

เทคนิคการแตกโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure: WBS)

เทคนิคการแตกโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure: WBS) เป็นเทคนิคที่ถูกใช้เพื่อแบ่งย่อยเป้าหมายโครงการในระดับสูงไปสู่งานหลายชิ้น ที่จำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมายนั้น เมื่อได้ทำการแตกโครงสร้างงาน (WBS) ผู้จัดการก็สามารถประเมินเวลา และต้นทุนที่จำเป็นสำหรับงานแต่ละชิ้นได้ และมอบหมายให้คนทำงานต่าง ๆ ที่กำหนดไว้แล้วได้ โดยหน่วยของเวลานั้นอาจหมายถึงหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ก็ได้

การวางผังกำหนดการทำงาน

เมื่องานหลักและงานย่อยถูกกำหนดขึ้นแล้ว ให้ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างเหล่านั้น เพื่อดูว่ามีงานใดที่ต้องมีลำดับขั้นพิเศษ และมีงานใดที่สามารถทำงานไปพร้อมกันได้ รวมทั้งร่างกำหนดการทำงานจะต้องมีวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของทุกกิจกรรม มีระยะเวลาของการทำงานแต่ละงาน และแสดงให้เห็นความขึ้นต่อกันระหว่างงานต่าง ๆ เครื่องมือการบริหารโครงการในการวางผงกำหนดการทำงาน ได้แก่

- แผนภูมิ Gantt จะทำให้เห็นภาพของสถานะโครงการ ซึ่งมีการแสดงให้เห็นถึงระยะเวลาดำเนินการของทั้งโครงการและของงานแต่ละงานในโครงการ รวมทั้งแสดงลำดับของงาน

- สายงานวิกฤติเป็นสายงานที่ยาวที่สุดภายในโครงการ โดยแสดงถึงระยะเวลาดำเนินการโดยรวมของทั้งโครงการ ซึ่งความล่าช้าใดที่อยู่บนสายงานวิกฤติจะทำให้ทั้งโครงการต้องล่าช้าออกไป

- แผนภูมิ PERT และแผนภาพเครือข่าย ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเดียวกับแผนภูมิ Gantt แต่จะมีการระบุด้วยว่าสายงานใดเป็นสายงานวิกฤติ รวมทั้งแสดงให้เห็นการขึ้นต่อกันของงานสำคัญทุกงาน

การปรับเปลี่ยนและพิจารณาชั่งน้ำหนัก โครงสร้งงานและการจัดกำหนดการทำงานแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่างสิ่งที่จะเป็นไปได้กับสิ่งที่ถูกกำหนดไว้ในเอกสารอนุมัติโครงการและในความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ถ้มีความชัดเจนว่าโครงการไม่สามารถจะให้ผลลัพธ์ได้ตามที่ผู้อุปถัมภ์โครงการกำหนดหรือไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามกำหนดเส้นตายของผู้อุปถัมภ์ควรดำเนินการ ดังนี้

1. เข้าไปจัดการกับปัญหาแบบเผชิญหน้ด้วยการหารือกับผู้อุปถัมภ์

2. ตั้งคำถามต่อสมมติฐานสำคัญเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้จากโครงการกำหนดเส้นตาย ข้อกำหนดอื่น และทรัพยากรของโครงการ และการปรับเปลี่ยนสมมติฐานสำคัญบางอย่าง เพื่อสร้างความพอใจให้กับผู้อุปถัมภ์โครงการและผู้มีส่วนได้เสีย

3. ทบทวนโครงสร้างงานและการมอบหมายงานตั้งแต่แรก เพื่อหาว่ามีงานชิ้นใดที่ไม่จำเป็นและหาโอกาสที่จะทำให้เสร็จเร็วขึ้นและดีขึ้น 

เครื่องมือในที่ใช้การวางแผนกิจกรรมและเวลาของโครงการ

- โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure; WBS)

- แผนภูมิความรับผิดชอบเชิงเส้น (Linear Responsibility Chart: LRC))

โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure; WBS)

- การจะเข้าใจขอบเขตโครงการได้ดีนั้น จำเป็นต้องแตกโครงการออกเป็นส่วน ๆ 

- การทำ WBS มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะงานโครงการที่ทางบริษัทไม่เคยทำ

- WBS สามารถบอกถึง งานย่อย ขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละกิจกรรม กำหนดการ ประมาณการรายจ่าย และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ

ขั้นตอนในการทำ WBS

1. เขียนกิจกรรมหลักที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย กิจกรรมมีตั้งแต่ 2-3 ถึง 15-20 กิจกรรม

2. กระจายความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมให้กับแผนกหรือบุคคล

3. แตกกิจกรรมหลักออกเป็นกิจกรรมรองทำการแตกกิจกรรมรองลงไปเรื่อย ๆ ระดับของกิจกรรมขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการ

รูปแบบการแบ่งงาน

1. แบ่งตามกระบวนการ (Process Base) ลำดับของการทำงาน งานใดทำก่อน - ทำหลัง

2. แบ่งตามลักษณะของงาน (Task Base) ประเภทของงานที่เหมือนกัน

3. แบ่งตามลักษณะหน้าที่ (Function Base) หน้าที่การทำงานที่เหมือนกัน แบ่งตามโครงสร้างองค์กร