5.1 การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ ในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation) ไม่ได้เพียงหมายถึงแค่ การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ แต่หมายถึงการเปลี่ยนแปลงองค์กรโดยรวม หัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คือ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เป็นหนึ่งในความสำคัญที่สำคัญในการดำเนินการ Digital Transformation ซึ่งมีความสำคัญในการเตรียมความพร้อมและปรับเปลี่ยนทั้งหมดขององค์กร ให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มที่ ในบทนี้จะสำรวจเกี่ยวกับกระบวนการที่สำคัญเหล่านี้ ได้แก่ การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ การทบทวนและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ และการใช้เทคโนโลยีในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
5.1 การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation)
การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ เป็นขั้นตอนสำคัญ ที่ช่วยให้องค์กรเข้าใจว่ากระบวนการทำงานปัจจุบันมีอะไรบ้าง และว่ามีข้อด้อยหรือปัญหาใดที่เกิดขึ้นในกระบวนการนั้น การวิเคราะห์นี้ช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงความต้องการและความสามารถที่จำเป็นต้องมีในการปรับปรุงหรือแก้ไขกระบวนการทำงาน โดยมีขั้นตอน ดังนี้
- ระบุกระบวนการทางธุรกิจ การเริ่มต้นด้วยการระบุและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการวิเคราะห์ ซึ่งสามารถทำได้โดยการสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือการสำรวจการทำงานจริงในองค์กร
- วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ จะทำการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจที่ระบุมา โดยการตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน การโต้ตอบระหว่างแผนกหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง และการใช้ทรัพยากรต่างๆ เพื่อเข้าใจการทำงานและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- การระบุกระบวนการทางธุรกิจที่มีการใช้เทคโนโลยีและข้อมูล เป็นการสำรวจและระบุกระบวนการทางธุรกิจที่มีการใช้เทคโนโลยีและข้อมูลอย่างไรในการดำเนินงานประจำวัน เช่น กระบวนการในการผลิตสินค้า การบริการลูกค้า หรือการบริหารจัดการโครงการ
- ระบุโอกาสและความต้องการ จากการวิเคราะห์ก่อนหน้านี้ จะสามารถระบุโอกาสในการปรับปรุงและความต้องการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การประหยัดเวลา การลดค่าใช้จ่าย หรือการเพิ่มประสิทธิภาพ
- การวิเคราะห์ขั้นตอนที่มีปัญหา เป็นการระบุขั้นตอนในกระบวนการที่มีปัญหาหรือข้อด้อย เช่น ความล่าช้าในการดำเนินการ ข้อผิดพลาดที่บ่อยเกิดขึ้น หรือค่าใช้จ่ายที่สูงเกินไป
- การเชื่อมโยงกับเทคโนโลยีและข้อมูล หลังจากการระบุปัญหาและโอกาส การเลือกใช้เทคโนโลยีและข้อมูลที่เหมาะสมสำคัญมาก เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาและใช้โอกาสได้อย่างเหมาะสม
- การพิจารณาเทคโนโลยีและข้อมูลที่สามารถนำเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหา เป็นการพิจารณาเทคโนโลยีและข้อมูลที่มีอยู่ใหม่หรือที่องค์กรยังไม่ได้ใช้มาก่อน ซึ่งอาจจะช่วยให้การดำเนินการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้ระบบการเรียนรู้ของเครื่อง (Machine Learning) เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเพื่อปรับปรุงการบริการ
- การสร้างแผนปฏิบัติการ เป็นการกำหนดแผนการปฏิบัติการที่ชัดเจนเพื่อการปรับปรุงกระบวนการ รวมถึงการกำหนดเป้าหมาย และการวางแผนการดำเนินงานที่จะทำในระยะยาวและระยะสั้น
- วางแผนการปรับปรุง การวางแผนเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจตามที่ได้วิเคราะห์มา โดยรวมถึงการกำหนดเป้าหมาย และวิธีการในการปรับปรุงที่เหมาะสม
- การดำเนินการและติดตามผล ในขั้นตอนสุดท้าย คือการดำเนินการตามแผนการปรับปรุงและติดตามผลการปฏิบัติงาน เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่นำเข้ามามีประสิทธิภาพและสามารถแก้ไขปัญหาหรือใช้โอกาสได้อย่างเหมาะสม
- การวิเคราะห์ผลลัพธ์ เป็นการตรวจสอบผลลัพธ์หลังจากการปรับปรุงและการใช้เทคโนโลยีใหม่ โดยใช้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อวิเคราะห์ผลกระทบและประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลง
จากขั้นตอนที่ผ่าน จะเป็นการระบุกระบวนการทางธุรกิจหลัก การทำแผนที่กระบวนการ วาดแผนภูมิแสดงขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ การวิเคราะห์แต่ละขั้นตอน หาจุดอ่อน และโอกาสในการปรับปรุง และการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการ เช่น ระยะเวลา ต้นทุน และความพึงพอใจของลูกค้า
ตัวอย่างการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีและข้อมูลอย่างเหมาะสมอาจเป็นการใช้ระบบการจัดการข้อมูลลูกค้า (CRM) เพื่อปรับปรุงกระบวนการการบริการลูกค้าให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยการวิเคราะห์การโต้ตอบของลูกค้าและการใช้บริการ และใช้ข้อมูลที่ได้จากระบบ CRM เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการ
-------------------------------------------------
ที่มา
ข้อมูลภาพ www.iok2u.com
-------------------------------------------------
ดูข้อมูลเพิ่มเติมคลิก
Digital Transformation การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล รวมข้อมูล
-------------------------------------------------