5.2 การทบทวนและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation) ไม่ได้เพียงหมายถึงแค่ การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ แต่หมายถึงการเปลี่ยนแปลงองค์กรโดยรวม หัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คือ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เป็นหนึ่งในความสำคัญที่สำคัญในการดำเนินการ Digital Transformation ซึ่งมีความสำคัญในการเตรียมความพร้อมและปรับเปลี่ยนทั้งหมดขององค์กร ให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มที่ ในบทนี้จะสำรวจเกี่ยวกับกระบวนการที่สำคัญเหล่านี้ ได้แก่ การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ การทบทวนและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ และการใช้เทคโนโลยีในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
5.2 การทบทวนและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ โดยการทบทวนและระบุข้อบกพร่อง หรือสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ดีขึ้น เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้องค์กรมีการใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของกระบวนการ
5.2.1 ขั้นตอนการปรับปรุง ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
- การทบทวนกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ ในขั้นตอนแรกนี้ องค์กรจะทบทวนและทำความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ในปัจจุบัน โดยการสำรวจขั้นตอนการทำงาน การโต้ตอบระหว่างแผนกและบุคคลที่เกี่ยวข้อง และการใช้ทรัพยากรต่างๆ
- การทบทวนกระบวนการทางธุรกิจเพื่อการปรับปรุง ขั้นตอนนี้ มุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ ระบุจุดอ่อน และโอกาสในการปรับปรุง เป้าหมายคือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ คุณภาพ และความคล่องตัวของกระบวนการ
- การระบุข้อบกพร่องหรือข้อจำกัด หลังจากที่ทบทวนกระบวนการแล้ว องค์กรจะระบุข้อบกพร่องหรือส่วนที่มีความไม่เหมาะสมในกระบวนการ ซึ่งอาจเป็นปัญหาที่ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพต่ำลง หรือมีโอกาสที่สามารถปรับปรุงได้ ระบุกระบวนการทางธุรกิจหลักที่ต้องการปรับปรุง
- การวางแผนการปรับปรุง หลังจากการระบุข้อบกพร่องแล้ว องค์กรจะวางแผนการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ โดยการกำหนดเป้าหมายที่ต้องการให้กระบวนการทำงานดีขึ้น และวางแผนการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุง ทำแผนที่กระบวนการ วาดแผนภูมิแสดงขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ
- การดำเนินการปรับปรุง ในขั้นตอนนี้ องค์กรจะทำการปรับปรุงกระบวนการตามที่ได้วางแผนไว้ โดยการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องและปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการ วิเคราะห์แต่ละขั้นตอน หาจุดอ่อน และโอกาสในการปรับปรุง
- การติดตามและประเมินผล หลังจากการดำเนินการปรับปรุงแล้ว องค์กรจะต้องทำการติดตามและประเมินผลว่าการปรับปรุงมีผลต่อกระบวนการหรือไม่ และว่าควรปรับปรุงเพิ่มเติมอย่างไรเพื่อให้การทำงานดีขึ้นอีก รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการ เช่น ระยะเวลา ต้นทุน และความพึงพอใจของลูกค้า
ตัวอย่างการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีอาจเป็นการใช้ระบบอัตโนมัติในการประมวลผลที่ช่วยลดเวลาและความผิดพลาดในการดำเนินการ หรือการใช้ระบบการเชื่อมโยงข้อมูล (Integration Systems) เพื่อปรับปรุงกระบวนการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ซึ่งสามารถเพิ่มความเร็วและความมั่นคงในการดำเนินการได้ โดยประกอบด้วย การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการ เช่น ระยะเวลา ต้นทุน และความพึงพอใจของลูกค้า ระบุปัญหาหลักที่พบในกระบวนการ หาวิธีแก้ไข พิจารณาการเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม ทดสอบวิธีแก้ไข ประเมินผลลัพธ์การดำเนินการ ดำเนินการแก้ไข ปรับปรุงกระบวนการ
5.2.2 แนวทางการปรับปรุงกระบวนการ
- การลดขั้นตอน ลบขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ซ้ำซ้อน หรือไม่เพิ่มมูลค่า
- การลดเวลา หาวิธีลดระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน
- การลดต้นทุน หาวิธีลดต้นทุนของกระบวนการ
- การเพิ่มประสิทธิภาพ หาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ
- การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า หาวิธีเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
เครื่องมือ
- Business Process Modeling Notation (BPMN)
- Value Stream Mapping (VSM)
- Spaghetti Diagrams
- Business Process Reengineering (BPR)
- Lean Six Sigma
- Total Quality Management (TQM)
ผลลัพธ์
- เพิ่มประสิทธิภาพ ลดระยะเวลา และลดต้นทุน
- เพิ่มคุณภาพ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
- เพิ่มความคล่องตัว ปรับตัวได้เร็ว และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง
ข้อควรระวัง
- การเปลี่ยนแปลงต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารและพนักงาน
- การเปลี่ยนแปลงต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ
- การเปลี่ยนแปลงต้องมีการติดตามผลและประเมินผลลัพธ์
การทบทวนและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การทบทวนกระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพ คุณภาพ และความคล่องตัว การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม helps องค์กรบรรลุเป้าหมาย เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน และประสบความสำเร็จ
-------------------------------------------------
ที่มา
ข้อมูลภาพ www.iok2u.com
-------------------------------------------------
ดูข้อมูลเพิ่มเติมคลิก
Digital Transformation การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล รวมข้อมูล
-------------------------------------------------