erp ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP ขั้นตอนที่ 1 วางแผนที่จะนำระบบมาใช้ (Plan to implement the ERP systems)

ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP (Success Factors for implementing ERP) แบ่งขั้นตอนในการดำเนินงานออกได้เป็น 3 ขั้นตอนได้แก่

ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP ขั้นตอนที่ 1 วางแผนที่จะนำระบบมาใช้ (Plan to implement the ERP systems) เป็นขั้นตอนเริ่มต้นตั้งแต่องค์กรมีแนวคิดหรือนโยบายที่จะนำเอาระบบ ERP มาใช้ ซึ่งจะต้องมีการกำหนดแผนและวางทีมงานการให้เหมาะสม มีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 

1.1 การเน้นการเปลี่ยนแปลงแนวความคิดและจิตสำนึก เน้นการเปลี่ยนแปลงแนวความคิดและจิตสำนึกภายในบริษัทว่า จะทำการปรับปรุงองค์กรก่อนการนำระบบ ERP มาใช้ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องเป็นผู้นำในการดำเนินกิจกรรมเพื่อเปลี่ยนเเปลง แนวความคิดและจิตสำนึกของหน่วยงานภายในบริษัท แม้ว่าต้องใช้เวลาก็ตาม หลังจากนั้นผู้บริหารสูงสุดต้องประกาศนโยบายภายในบริษัท เพื่อดำเนินการพัฒนาปรับปรุงองค์กรโดยการนำระบบ ERP เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการพัฒนาองค์กร ผู้บริหารสูงสุดต้องแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงการตัดสินใจอย่างแน่วแน่ ในการที่จะทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ (Busness Process) ที่เกี่ยวข้องทั่วทั้งองค์กร โดยใช้การติดตั้งระบบ ERP มาเป็นโอกาสในการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงองค์กร โดยไม่ยึดติดกับกระบวนการทางธุรกิจในอดีต ซึ่งรูปแบบที่เน้นการเปลี่ยนแปลงจิตสำนึกเช่นนี้ สามารถเห็นได้จากตัวอย่างโรงงานที่ประสบความสำเร็จในการนำระบบ ERP มาใช้

1.2 การวางแผนการปรับปรุงล่วงหน้า หลังการเปลี่ยนแปลงแนวความคิดและกิตสำนึกของการปรับปรุงองค์กรแล้ว ควรมีการดำเนินการวางแผนการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กร การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน โดยให้ทุกฝ่ายทุกแผนกภายในบริษัทเข้ามามีส่วนร่วมรวมทั้งบุคลากรที่อยู่ในสายการผลิต

1.3 การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม การนำระบบ ERP มาใช้จำเป็นต้องสร้างระบบสารสนเทศขององค์กรขึ้นใหม่ โดย ERP ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปจะเป็นเครื่องมือในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพตามโซ่อุปทาน (Supply Chain) การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมถึงหมายถึงการเลือกกระบวนการทางธุรกิจที่ดีที่สุด (Best Practic) ของระบบ ERP มาใช้ ดังนั้นควรเลือกระบบ ERP ที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและเหมาะสมกับองค์กร รวมทั้งมีฟังก็ชั่นการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ

1.4 การเลือกที่ปรึกษาและผู้ให้บริการระบบ ERP ที่เหมาะสม ในการติดตั้งและใช้ระบบ ERP เพื่อออกแบบและพัฒนาระบุบสารสนเทศขององค์กร โดยใช้ฐานข้อมูลเดียวกันทั้งองค์กร ทำให้ต้องเลือกที่ปรึกษาและผู้ให้บริการระบบ ERP ที่มีประสบการณ์ทั้งในการติดตั้งระบบ ERP และประสบความสำเร็จในการนำระบบ ERP มาใช้ รวมทั้งมีความรู้เกี่ยวกับรายละเอียดของระบบ ERP ที่เลือกอย่างละเอียดและมีประสิทธิภาพ ในการเลือกที่ปรึกษาและผู้ให้บริการระบบ ERP ที่เหมาะสมนั้น นอกจากพิจารณาจามความเชี่ยวหาญในระบบ ERP ที่เลือกแล้วยังด้องมีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ในการติดตั้งระบบ ERP ในประเภทธุรกิจอุตสาหกรรมที่ให้คำปรึกษาแนะนำการนำระบบ ERP มาใช้ด้วย

1.5 การกำหนดขอบเขตการนำระบบ ERP มาใช้อย่างชัดเจน ควรกำหนดขอบเขตการนำระบบ ERP มาใช้อย่างชัดเจนพร้อม ๆ กับการทำแผนการปรับปรุงองค์กร ซึ่งอาจกำหนดโดยเลือกว่าบูรณาการระบบงานทั้งหมดทั่วทั้งองค์กรเข้าด้วยกัน หรือในขั้นแรกจะนำระบบ ERP มาใช้ในขอบเขตของระบบงานในส่วนหลักที่สำคัญก่อน แล้ว จึงขยายขอบเขตการนำระบบ ERP ไปใช้ทั่วทั้งองค์กรต่อไป

สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาคือ แนวคิดของการนำระบบ ERP การจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน (Logistics and Supply Chain Management) ให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยการบูรณาการระบบงานเข้าด้วยกัน เชื่อมโยงข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและแม่นยำ ดังนั้นการจำกัดขอบเขตของการนำระบบ ERP มาใช้ในขอบเขตที่แคบมากเกินไป จะทำให้ประสิทธิผลด้านการจัดการของการนำระบบ ERP มาใช้ลดลง 

นอกจากนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ไม่ว่าจะเลือกขอบเขตของการนำระบบ ERP มาใช้อย่างไร จะต้องรวมฟังก์ชั่นการใช้งานของระบบ ERP ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินและการวัดผลด้านการจัดการ เช่น บัญชีและการเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการวัสดุในการผลิตเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อช่วยในการเชื่อมโยงระบบ ERP เข้ากับการพัฒนาปรับปรุงการบริหารกัดการองค์กร