ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP (Success Factors for implementing ERP) อาจแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 วางแผนที่จะนำระบบมาใช้ (Plan to implement the ERP systems) เป็นขั้นตอนเริ่มต้นตั้งแต่องค์กรมีแนวคิดหรือนโยบายที่จะนำเอาระบบ ERP มาใช้ ซึ่งจะต้องมีการกำหนดแผนและวางทีมงานการให้เหมาะสม สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาคือ แนวคิดของการนำระบบ ERP การจัดการโลหิสติกส์และโซ่อุปทาน (Logistics and Supply Chain Management) ให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยการบูรณาการระบบงานเข้าด้วยกัน เชื่อมโยงข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและเม่นยำ ดังนั้นการจำกัดขอบเขตของการนำระบบ ERP มาใช้ในขอบเขตที่แคบมากเกินไป จะทำให้ประสิทธิผลด้านการจัดการของการนำระบบ ERP มาใช้ลดลง นอกจากนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ไม่ว่าจะเลือกขอบเขตของการนำระบบ ERP มาใช้อย่างไร จะต้องรวมฟังก์ชั่นการใช้งานของระบบ ERP ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินและการวัดผลด้านการจัดการ เช่น บัญชีและการเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการวัสดุในการผลิตเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อช่วยในการเชื่อมโยงระบบ ERP เข้ากับการพัฒนาปรับปรุงการบริหารกัดการองค์กร ประกอบด้วย การเน้นการเปลี่ยนแปลงแนวความคิดและจิตสำนึก, การวางแผนการปรับปรุงล่วงหน้า, การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม, การเลือกที่ปรึกษาและผู้ให้บริการระบบ ERP ที่เหมาะสม และการกำหนดขอบเขตการนำระบบ ERP มาใช้อย่างชัดเจน ควรกำหนดขอบเขตการนำระบบ ERP มาใช้อย่างชัดเจนพร้อม ๆ กับการทำแผนการปรับปรุงองค์กร ซึ่งอาจกำหนดโดยเลือกว่าบูรณาการระบบงานทั้งหมดทั่วทั้งองค์กรเข้าด้วยกัน หรือในขั้นแรกจะนำระบบ ERP มาใช้ในขอบเขตของระบบงานในส่วนหลักที่สำคัญก่อน แล้ว จึงขยายขอบเขตการนำระบบ ERP ไปใช้ทั่วทั้งองค์กรต่อไป
สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาคือ แนวคิดของการนำระบบ ERP การจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน (Logistics and Supply Chain Management) ให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยการบูรณาการระบบงานเข้าด้วยกัน เชื่อมโยงข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและแม่นยำ ดังนั้นการจำกัดขอบเขตของการนำระบบ ERP มาใช้ในขอบเขตที่แคบมากเกินไป จะทำให้ประสิทธิผลด้านการจัดการของการนำระบบ ERP มาใช้ลดลง นอกจากนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ไม่ว่าจะเลือกขอบเขตของการนำระบบ ERP มาใช้อย่างไร จะต้องรวมฟังก์ชั่นการใช้งานของระบบ ERP ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินและการวัดผลด้านการจัดการ เช่น บัญชีและการเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการวัสดุในการผลิตเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อช่วยในการเชื่อมโยงระบบ ERP เข้ากับการพัฒนาปรับปรุงการบริหารกัดการองค์กร
ขั้นตอนที่ 2 การพัฒนาและติดตั้งระบบ ERP (ERP system development and implementation) เป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจาก ERP ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP ขั้นตอนที่ 1 วางแผนที่จะนำระบบมาใช้ (Plan to implement the ERP systems) ที่กล่าวมาแล้ว จนเมื่อองค์กรมีแนวคิดหรือแผนนำเอาระบบ ERP มาใช้ ซึ่งมีการกำหนดแผนและวางทีมงานการให้เหมาะสม ก็จะเข้าสู่ขั้นการเริ่มพัฒนาและการติดตั้งระบบ ได้แก่ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Design), การทำต้นแบบ (Prototyping) ของระบบ, การทดสอบและการประเมินกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process), การเลือกการพัฒนาโดยใช้การสร้างระบบภายนอก, การสร้างระบบภายนอกเสริมระบบ ERP และการทดสอบ จากการติดตั้งระบบ ERP ซึ่งมีการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจตามที่ต้องการ และเป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศที่มีขนาดใหญ่ครอบคลุมการทำงานของทุกฝ่ายทุกแผนกในองค์กร สิ่งสำคัญของการทดสอบจึงเป็นการทดลองว่า กระบวนการทางธุรกิจที่พัฒนาขึ้นเป็นไปตามที่คาดหมายหรือไม่ นอกจากนั้นการทดสอบยังเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการให้ความรู้เกี่ยวกับการทำงานของระบบ ERP แก่ผู้ใช้ รวมถึงการให้ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจและการเตรียมความพร้อมการใช้งานเพื่อให้ผู้ใช้ระบบ ERP สามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 3 การใช้งานและพัฒนาต่อยอด (ERP system Use and develop further) ประกอบด้วยขั้นตอน การถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับการทำงานเละการใช้งาน, การยกระดับความชำนาญของผู้ใช้ระบบ ERP, การเพิ่มประสิทธิผลของการนำระบบ ERP การนำระบบ ERP ไปใช้ทั่วทั้งองค์กรอย่างรวดเร็วและมีประสิหริภาพ และการพัฒนาต่อยอดระบบ ERP การนำระบบ ERP มาใช้ ช่วยให้มีการบูรณาการระบบงานหลักในธุรกิจเข้าด้วยกันทั้งองค์กร ทำให้เกิดการไหลเวียนของข้อมูลสารสนเทศอย่างรวดเร็วมีความถูกต้องและแม่นยำสูง ผลที่ได้คือเกิดการปรับปรุงการบริหารจัดการที่รวดเร็วจากการใช้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำ ในการวางแผนและตัดสินใจ รวมทั้งเกิดการบริหารจัดการที่เข้มแข็งมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในกรณีนี้จึงควรพัฒนาต่อยอดการนำ ERP มาใช้โดยเริ่มจากการพิจารณาทบทวนโมเดลทางธุรกิจ (Business Model) ขององค์กรก่อน แล้วถึงออกแบบและพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ที่สอดคล้องกับ Business Model ดังนั้นการนำระบบ ERP มาใช้จึงไม่ใช่พียงแค่สำหรับการพัฒนาองค์กรในปัจจุบันเท่านั้น แต่ควรต้องมีการวางแผนโดยคำนึงถึงการพัฒนาต่อยอดสำหรับระบบ ERP ในอนาคต
-----------------------------------------------
ดูข้อมูลเพิ่มเติมในเรื่อง ERP คลิกที่นี่
ERP ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning)