erp ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP ขั้นตอนที่ 3 การใช้งานและพัฒนาต่อยอด (ERP system Use and develop further)

ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP (Success Factors for implementing ERP) แบ่งขั้นตอนในการดำเนินงานออกได้เป็น 3 ขั้นตอนได้แก่

ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP ขั้นตอนที่ 3 การใช้งานและพัฒนาต่อยอด (ERP system Use and develop further) เป็นขั้นตอนภายหลังจากการติดตั้งระบบในขั้นตอนที่กล่าวมาแล้ว (ERP ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP ขั้นตอนที่ 2 การพัฒนาและติดตั้งระบบ (ERP system development and implementation)) เมื่อองค์กรเริ่มใช้ระบบจนมั่นใจ ก็จะผ่านเข้าสู่ขั้นตอนที่ 3 มีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 

3.1 การถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับการทำงานเละการใช้งาน การถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับการทำงานและการใช้ระบบ ERP แก่ผู้ใช้ระบบเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งต้องดำเนินการก่อนใช้งานจริง และต้องฝึกอบรมในขณะที่ใช้ระบบ ERP แล้ว การให้ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจต้องกระทำไม่เฉพาะแต่ในเรื่องการทำงานและการใช้ระบบ ERP ในส่วนที่ผู้ใช้ระบบ ERP ต้องใช้งานเท่านั้น แต่ยังต้องให้ความรู้เกี่ยวกับรูปแบบของธุรกิจขององค์กรโดยรวมและกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องของแผนกอื่น ๆ ด้วย สิ่งที่สำคัญมากคือ การทำความเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจของแผนกตนเองมีความสัมพันธ์อย่างไรกับกระบวนการทางธุรกิจของแผนกอื่น และมีการบูรณาการรวมระบบงานทั้งองค์กรอย่างไร ซึ่งจะทำให้เข้าใจถึงแนวคิดพื้นฐานของระบบ ERP และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการนำระบบ ERP มาใช้

3.2 การยกระดับความชำนาญของผู้ใช้ระบบ ERP ในการนำระบบ ERP มาใช้ที่ประสบความสำเร็จนั้น หลังจากเริ่มใช้งานระบบ ERP จริงแล้วจะต้องมีการยกระดับความชำนาญของผู้ใช้ระบบ ERP ให้สามารถเข้าใจและเชื่อมั่นในข้อมูลของระบบ ERP และนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารจัดการได้ สิ่งที่ต้องดำเนินการเพื่อยกระดับความชำนาญของผู้ใช้ระบบ ERP มีดังนี้

- การใช้ประโยชน์ข้อมูลของผู้บริหารระดับสูง ก่อนอื่นต้องทำให้ผู้บริหารมีความชำนาญถึง ระดับที่สามารถเรียกขอข้อมูลที่ชับซ้อนจากระบบ ERP และนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการพิจารณาตัดสินใจในระดับบริหาร เช่น การประชุมผู้บริหารเพื่อกำหนดนโยบายและกลยุทธ์ขององค์กร เป็นต้น

- การใช้ประโยชน์ข้อมูลในระดับผู้จัดการ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ จะต้องสามารถใช้ข้อมูลจากระบบ ERP ในการตัดสินใจในเชิงการจัดการได้ และสามารถขอข้อมูลใหม่ ๆ จากระบบ ERP ได้ด้วย

- การใช้ประโยชน์ข้อมูลในระดับผู้ใช้งานระบบ ERP จำเป็นต้องสนับสนุนให้พนักงานที่ใช้ระบบ ERP สามารถใช้ประโยชน์ข้อมูลของระบบ ERP ในการปฏิบัติงานประจำวันได้

- การเพิ่มความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล ความพยายามอย่างต่อเนื่องในการเพิ่มความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล ด้วยการกำหนดช่วงเวลาในการป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบ ERP ให้เป็นเเบบทันที่มีความสำคัญอย่างมาก

- ความพยายามเพื่อให้เกิดความเชื่อถือระบบ ERP ต้องมีความพยายามอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้เกิดความเชื่อถือระบบ ERP และทำให้พนักงานสามารถใช้ระบบ ERP ในการปฏิบัติงานประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

3.3 การเพิ่มประสิทธิผลของการนำระบบ ERP มาใช้อย่างต่อเนื่องความสำเร็กในการใช้ระบบ ERP นั้น ไม่ใช่เพียงแค่การแสดงประสิทธิผลในเชิงการบริหารมาใช้เท่านั้น แต่ต้องเพิ่มประสิทธิผลอย่างที่บรรลุตามขั้นตอนการวางแผนนำระบบ ERP ต่อเนื่องหลังจากนำระบบ ERP มาใช้ด้วยการดำเนินโครงการพัฒนาปรับปรุงการทำงาน โดยการกำหนดตัวชี้วัดประเมินประสิทธิผลในเชิงการจัดการอย่างชัดเจน และเริ่มทำโครงการพัฒนาปรับปรุงการทำงานเพื่อให้บรรลุผลตามตัวชี้วัดดังกล่าว เช่น โครงการลดต้นทุนสินค้าคงคลัง โครงการลดช่วงเวลาในการผลิตและดำเนินการ (Lead Time) เป็นต้น เพื่อวัดผลการพัฒนาปรับปรุงกระบวนการภายในองค์กร นอกจากนี้ควรเน้นการวัดผลการปรับปรุงกระบวนการที่ส่งผลต่อลูกค้า เช่น โครงการเพิ่มประสิทธิภาพการส่งมอบสินค้าสำเร็จรูปให้ลูกค้าตามกำหนดเวลา และการเพิ่มอัตราการส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการของลูกค้าและครบจำนวนตามที่ลูกค้าสั่ง เป็นต้น เพื่อเพิ่มระดับความพึงพอใจของลูกค้ารวมทั้งการพัฒนาปรับปรุงตัวชี้วัดด้านการเงิน เช่น การปรับปรุงกระแสเงินสด (Cash Flow) เป็นต้น

การดำเนินกิจกรรมพัฒนาปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องด้วยการใช้ระบบ ERP ทำให้เกิดผลในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP เอง ซึ่งการพัฒนาปรับปรุงระบบ ERP อย่างต่อเนื่องจะส่งผลให้เกิดการเพิ่มประสิทธิผลของการนำระบบ ERP มาใช้เป็นลูกโซ่ต่อไป

3.4 การนำระบบ ERP ไปใช้ทั่วทั้งองค์กรอย่างรวดเร็วและมีประสิหริภาพ ในตัวอย่างการนำระบบ ERP มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพเละประสบความสำร็จนั้น พบว่าหลังจากประสบความสำเร็จในการนำระบบ ERP มาใช้ในแผนกงานหรือหน่วยงานนำร่องภายในองค์กรที่กำหนดแล้ว ควรนำระบบ ERP ไปใช้ทั่วทั้งองค์กรในแผนกอื่นและหน่วยงานอื่นภายในองค์กรอย่างรวดเร็ว เนื่องจากจะทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิผลในเชิงการจัดการการนำระบบ ERP มาใช้ทั่วทั้งองค์กร

3.5 การพัฒนาต่อยอดระบบ ERP การนำระบบ ERP มาใช้ ช่วยให้มีการบูรณาการระบบงานหลักในธุรกิจเข้าด้วยกันทั้งองค์กร ทำให้เกิดการไหลเวียนของข้อมูลสารสนเทศอย่างรวดเร็วมีความถูกต้องและแม่นยำสูง ผลที่ได้คือเกิดการปรับปรุงการบริหารจัดการที่รวดเร็วจากการใช้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำ ในการวางแผนและตัดสินใจ รวมทั้งเกิดการบริหารจัดการที่เข้มแข็งมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในกรณีนี้จึงควรพัฒนาต่อยอดการนำ ERP มาใช้โดยเริ่มจากการพิจารณาทบทวนโมเดลทางธุรกิจ (Business Model) ขององค์กรก่อน แล้วถึงออกแบบและพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ที่สอดคล้องกับ Business Model ดังนั้นการนำระบบ ERP มาใช้จึงไม่ใช่พียงแค่สำหรับการพัฒนาองค์กรในปัจจุบันเท่านั้น แต่ควรต้องมีการวางแผนโดยคำนึงถึงการพัฒนาต่อยอดสำหรับระบบ ERP ในอนาคต