erp ปัจจัยในการเลือกลงทุนระบบ ERP (Factors for Invest ERP)

ปัจจัยในการเลือกลงทุนระบบ ERP (Factors for Invest ERP) อาจแบ่งออกเป็น

1. การใช้ะบบ ERP ในลักษณะซอฟด์แวร์สำร็จรูปหรือการพัฒนาชอฟค์แวร์ขึ้นมาใช้เอง

การใช้ระบบ ERP ในลักษณะซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง ต่างก็มีข้อดีข้อเสียเตกต่างกันไป จากการศึกษาวิจัยในอดีตจนถึงปัจจุบันพบว่า การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมักจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เนื่องจากจากสถิติที่ผ่านมาพบว่าองค์กรที่เลือกการพัฒนาระบบ ERP ขึ้นมาเองมีโอกาสที่จะพบกับความมเหลวในการนำระบบ ERP มาใช้เป็นส่วนใหญ่ โดยอาจมีสาเหตุมาจาก

- ผู้ประกอบการไม่ใช่ผู้ที่คลุกคลีอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ที่กี่ยวข้องกับธุรกิจ จึงทำให้การออกแบบระบบ ERP ไม่ครบถ้วนผู้ประกอบการไม่มีความรู้เรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ ๆ มากพอ จึงทำให้ระบบ ERP ที่พัฒนาขึ้นมาเองไม่ทันสมัยและไม่รองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

- ไช้เวลานานในการพัฒนาทำให้งบประมาณบานปลาย สิ้นเปลืองทั้งเวลาและบุคลากรตลอดจนค่าใช้จ่ายที่มีทั้งทางตรงและทางอ้อม ดังนั้นซอฟต์แวร์สำเร็จรูป จึงน่าจะเป็นทางเลือกในอันดับต้นที่จะนำมาพิจารณาและยังจะทำได้เร็วกว่า ช่วยให้การนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กรได้อย่างเหมาะสมและรวดเร็ว ควรเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับการติดตั้งระบบ ERP ซึ่งเห็นได้จากการเติบโตอย่างรวดเร็วของอุตสาหกรรมชอฟต์แวร์ ERP สำเร็จรูป และความนิยมที่เกิดขึ้นอย่างกว้างขวางภายในระยะเวลาอันสั้น

2 เทคโนโลยีและการออกแบบสถาปัตยกรรมของระบบ ERP

การพิการณาองค์ประกอบด้านเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ ซึ่งหมายถึง ระบบปฏิบัติการ ระบบการจัดการฐานข้อมูล และภาษาที่ใช้ในการพัฒนาระบบ ERP เป็นต้น รวมเรียกเป็นการพิจารณาสถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ เพื่อกำหนดสภาพแวดล้อมในการใช้งานของระบบ ERP โดยควรเลือกเป็นระบบเปิด (Open System) เนื่องจากแนวโน้มของการค้าอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันรวมถึงอนาคต ต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้าทั้ง ผู้ส่งมอบวัตถุดิบหรือผู้ขาย (Supplier) และลูกค้า (Customer) มากขึ้น ถึงควรพิจารณาถึงระบบที่เปิดและสามารถเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้สะดวก นอกจากนั้นต้องคำนึงถึงคือ สถาปัดกรรมที่มีเสถียรภาพและความปลอดภ้ยมากพอในการรองรับธุรกิจได้ด้วย

3. ฟังก็ชั่นของระบบ ER ต้องตอบสนองและสร้งความสำเร็จให้กับธุรกิจขององค์กร

ระบบ ERP มักจะมีฟุังก็ชั่นการใช้งานมากมาย การนำระบบ ERP ไปใช้ในองค์กรให้ประสุบความสำเร็จ ไม่ใช่การนำฟังก็ชั่นต่าง ๆ เหล่านั้นมาใช้ทั้งหมด เพราะนอกจากจะเป็นการสร้างงานส่วนเพิ่มให้กับพนักงานแล้ว ยังเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่าอีกด้วย ผู้บริหารจึงควรมีนโยบายที่คำนึงถึงเป้าหมายหลักของธุรกิจอย่างชัดเจน โดยพิจารณาจากกระบวนการทางธุรกิจ ตลอดจนเทคนิคการจัดการด้านการผลิตซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยคู่ค้า และนำนโยบายนั้นมากำหนดเป็นเป้าหมายของการคิดตั้งระบบ ERP และมีการทบทวนนโยบายดังกล่าวอยู่ตลอดเวลา ซึ่งถือเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญในการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร โดยมีสิ่งที่ต้องพิจารณาดังนี้

- ฟังก์ชั่นการใช้งานของระบบ ERP ต้องสอดกล้องกับนโยบายเละรูปแบบการวางแผนเละควบคุมการผลิต สามารถรองรับและแก้ไขปัญหาให้กับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ระบบ ERP สำหรับผู้ประกอบการชิ้นส่วนรถยนต์ต้องรองรับเทคนิด JIT (Just in Time) หรือเทคนิคกัมบัง Kanban เป็นต้น

- ระบบ ERP ต้องใช้งานง่าย ลดเวลาในการปฏิบัติงาน และควรเป็นระบบที่ไม่ต้องใช้กระดาษ (Paperless) เพื่อลดดันทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทีมงานที่ปรึกษาระบบ ERP ซึ่งเป็นผู้ที่มีส่วนร่วมในการคิดตั้งระบบ ERP ต้องมีความรู้ความเข้าใจในฟังก็ชั่นของระบบ ERP เพื่อให้สามารถนำระบบ ERP มาใช้ในการพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ การคัดเลือกทีมงานที่ปรึกษาต้องพิจารณาจากประวัติ ผลงานที่ผ่านมา และความน่าเชื่อถือ

4. การแก้ไขปรับปรุงระบบ ERP (Customization)

ไม่มีระบบ ERP สำเร็จรูปใด ที่มีกระบวนการทำงานและสามารถพิมพ์เอกสารได้ตรงตามความต้องการแบบสมบูรณ์ทุกประการของทุกบริษัทที่มีรูปแบบของเอกสารการดำเนินงานต่างกัน เช่น เอกสารคำสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขปรับปรุงระบบ ERP ให้เข้ากับองค์กรไม่มากก็น้อย เป็นสาเหตุให้องค์กรต้องพิจารณาความสามารถในการแก้ใขซอฟต์แวร์ระบบ ERP ว่ามีความยากง่ายเพียงใด ซึ่งระบบ ERP ที่ดีดวรแก้ไขปรับปรุงได้ง่าย และเมื่อปรับปรุง (Customization) แล้ว ก็ยังคงใช้งานระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทชิภาพ การแก้ไขปรับปรุงอย่างมีประสิทธิภาพของระบบ ERP คือ ภายหลังจากการแก้ไขแล้วระบบต้องสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่เวอร์ชั่นใหม่ได้อีกด้วย

5. การบำรุงรักษาซอฟต์เวร์ (Software Maintenance) 

การบำรุงรักษาชอฟต์แวร์ คือ การเก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP หลังจากองค์กรได้ดิดตั้งระบบ ERP เป็นที่เรียบร้อยแล้ว โคยก่อนติดตั้งระบบ ERP ผู้บริหารควรคำนึงถึงบุคลากรที่จะมาทำหน้าที่บริหารจัดการและคูแลรักษา กระบวนการทำงานของซอฟต์แวร์ระบบ ERP และฮาร์คแวร์ให้คงประสิทธิภาพสม่ำเสมอ นอกจากนั้นความสะดวกและง่ายต่อการใช้งานของเทคโนโลยีระบบ ERP ยังเป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึง เพราะหากเลือกใช้เทคโนโลยีที่ใช้งานง่ายและแพร่หลาย ก็จะทำให้หาบุคลากรในการบำรุงรักษาได้ง่ายและสามารถที่จะพัฒนาระบบ ERP ได้ต่อไปในอนาคต และสำหรับกรณีที่บุคลากรในองค์กรไม่สามารถแก้ปัญหาลงได้ จำเป็นต้องใช้ผู้ให้บริการระบบ ERP ทำการแก้ปัญหา องค์กรควรเลือกที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการแก้ปัญหา และสามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มีการสนับสนุนด้านเทคนิค (Technical Support) หรือการบริการลูกค้า (Customer Support) เละคอยตอบคำถามอย่างเป็นระบบอยู่ตลอดเวลา 

6. ต้นทุนค่าใช้จ่ายของระบบ ERP (ERP System Cost) 

ผู้ประกอบการควรเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับตนเองากปัจัยทั้งร ข้อที่กล่าวมาเเล้วข้างด้น สำหรับการพิจารณาต้นทุนของระบบ ERP ต้องพิจารณาต้นทุนทั้งหมดที่เกิดขึ้นขององค์กรประกอบด้วย ต้นทุนของระบบ ERP ต้นทุนค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ ERP (ERP Implementation Cost) และต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Sofware Maintenance Cost) หลังจากนั้นต้องวิเคราะห์ถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการอบรมและพัฒนาบุคลากร และเมื่อนำปัจจัยทั้งหมดมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับผลที่จะได้รับจากการใช้งานระบบ ERP แล้ว จะทำให้สามารถกำหนดต้นทุนค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เหมาะสมในการติดตั้งระบบ ERP ซึ่งในกรณีขององค์กร SMEs ที่มีขนาดเล็กและงบประมาณไม่มาก แต่หากเลือกใช้ระบบ ERP ที่มีฟังก์ชั่นมากมายเกินความจำเป็นก็จะทำให้เกิดมีต้นทุนค่าใช้จ่ายในเรื่องของระบบ ERP ที่สูงเกินไป ทำให้ไม่เหมาะสมในการทำธุรกิจ