วางแผนให้ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก
เอกสารการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และโซ่อุปทานของกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก 2550
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
วางแผนให้ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
การวางแผนคือการเตรียมการให้ดี รองรับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นข้างหน้า มีการคาดการณ์และศึกษาเปรียบเทียบทางเลือกต่างๆ เพื่อลดความเสี่ยง ลดโอกาสของความผิดพลาดในการดำเนินงาน การไม่วางแผนเป็นการทำให้ธุรกิจอยู่ในความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดได้ง่าย และมักจะปรับตัวไม่ทันกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่เคยเตรียมตัวมาก่อน
การวางแผนในธุรกิจมีหลายระดับ คือ ระยะยาว ระยะกลาง และระยะสั้น ใช้สำหรับแผนงานที่ต้องการระยะเวลาการเตรียมตัวต่างกัน ถ้าเป็นการเตรียมตัวสำหรับการลงทุน เช่น ลงทุนเพิ่มสายการผลิตพร้อมเตาเผารุ่นใหม่ ก็ต้องใช้แผนระยะยาวซึ่งมองไปไกลหลายปี แผนระยะกลางอาจมองไปประมาณ 6 เดือนถึงหนึ่งหรือสองปี เช่น แผนสำหรับการจัดหาแหล่งวัตถุดิบใหม่ การเพิ่มสินค้าแบบใหม่ การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงาน เช่น การย้ายคลังสินค้า ส่วนแผนระยะสั้น จะมองไปข้างหน้าประมาณ 6 เดือน ได้แก่ แผนปฏิบัติการต่างๆ เช่น แผนการตลาดและขาย แผนการผลิต แผนสินค้าคงคลัง แผนการจัดซื้อวัตถุดิบ และแผนโลจิสติกส์และซัพพลายเชน ฯลฯ
การวางแผนโลจิสติกส์และซัพพลายเชน มีความสำคัญพอๆ กับแผนการตลาดและแผนการผลิตที่ทำกันอยู่เป็นประจำ เพราะมีความเกี่ยวเนื่องกันอย่างมาก ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจกับแผนและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งมอบสินค้าแก่ลูกค้าอย่างตรงเวลาและถูกต้องครบถ้วน เมื่อมีแผนแล้วก็จะต้องสามารถควบคุมและดำเนินงานให้ได้ตามแผนที่สร้างไว้ ควรแต่งตั้งให้มีหน่วยงานในการทำหน้าที่ดังกล่าว บุคลากรฝ่ายวางแผนต้องเข้าใจหลักเกณฑ์ในการวางแผน และเงื่อนไขข้อจำกัดในการทำงานของบริษัท สิ่งสำคัญในการจัดทำแผน คือ แผนต้องสอดคล้องกับความสามารถจริงที่บริษัทสามารถทำได้โดยมาจากการวัดการปฏิบัติงานจริง หากการวางแผนไม่สอดคล้องกับความสามารถที่แท้จริง ก็จะส่งผลกระทบต่อความสามารถในการส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า เช่น การวางแผนการผลิต ผลผลิตต่อวัตถุดิบ (Yield) ที่ใช้ในการวางแผนคือ 70% แต่ทำได้จริงเพียง 50% เพราะเกิดความสูญเสียมาก ทำให้เตรียมวัตถุดิบขึ้นรูปไม่เพียงพอ และทราบในขั้นตอนหลังจะทำให้ผลิตและจัดส่งไม่ทันกำหนด เนื่องจากไม่มีการเก็บตัวเลขการผลิตจริงเพื่อเป็นข้อมูลในการวางแผน หรือการวางแผนการจัดซื้อ การจัดเก็บและการติดตามวัตถุดิบผิดพลาด เมื่อวัตถุดิบไม่มาตามกำหนดทำให้ผลิตสินค้าไม่ทันเพียงรายการเดียวก็ไม่สามารถส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ทั้งคำสั่งซื้อ เป็นต้น
ในการดำเนินธุรกิจทุกฝ่ายต้องมีแผนงาน เช่น แผนการจัดซื้อ แผนการเตรียมวัตถุดิบ แผนการผลิต แผนการจัดส่ง และแผนซัพพลายเชนโลจิสติกส์ เป็นต้น แผนงานของแต่ละฝ่ายจะต้องสอดคล้องกันโดยมีแผนในภาพรวมหรือแผนซัพพลายเชนเป็นแผนควบคุมในภาพรวมทั้งหมด ในกระบวนการวางแผนที่ดีในปัจจุบัน จะมีกระบวนการที่เรียกว่า S&OP (Sales and Operation Planning) หรือกระบวนการที่ให้ทุกฝ่ายเข้ามาร่วมกันวางแผน ได้แก่ ฝ่ายขายและตลาด ฝ่ายผลิต ฝ่ายโลจิสติกส์ ฝ่ายจัดซื้อ ร่วมกันปรับการวางแผนให้สอดคล้องกับการขายจริง สร้างสมดุลระหว่างแผนการตลาดและแผนการผลิต รวมถึงแผนงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด มาร่วมกันแก้ไขปัญหาการพยากรณ์การขายที่ไม่ถูกต้อง อาจต้องร่วมกันตัดสินใจปรับกำลังการผลิตในเหมาะสมกับการขาย ร่วมกันจัดการปัญหาสินค้าคงคลังค้างสต็อกมากเกินไป เป็นต้น การประชุม S&OP ควรจัดขึ้นเป็นประจำและต่อเนื่อง เพื่อติดตามสถานการณ์อย่างใกล้ชิด ในอุตสาหกรรมโดยทั่วไปจะกำหนดให้มีการประชุมประเภทนี้ร่วมกันทุกสัปดาห์หรือเมื่อเกิดความเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่มีผลต่อการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า เครื่องมือที่ใช้วางแผนอาจมีตั้งแต่แบบง่ายๆ ไม่ซับซ้อนโดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel ไปจนถึงการวางแผนแบบบูรณาการ เช่น Advanced Planning & Optimization เพื่อทำการวิเคราะห์ให้เกิดการทำงานที่สอดคล้องกันทั้งระบบ
-----------------------------------------------