CT51 โลจิสติกส์กับการบริหารงานโครงการ…ตอนที่ 1
ลิขสิทธิ์ © พ.ศ.2551 กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ผู้เขียน ดร. พงษ์ธนา วณิชย์กอบจินดา
1. การบริหารโครงการ (Project Management)
ปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจได้ทวีความรุนแรงขึ้น ซึ่งสืบเนื่องมาจากหลายปัจจัย เช่น การเปิดเขตการค้าเสรี การพัฒนาเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วอันส่งผลต่อการขนส่งวัตถุดิบ การผลิต การขนส่งและกระจายสินค้าทำได้ง่ายกว่าในอดีต ผู้บริโภคจึงมีทางเลือกในการซื้อสินค้ามากขึ้น อย่างไรก็ตามเมื่อกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ สามารถทำได้ง่ายขึ้นก็เท่ากับเป็นการสร้างโอกาสให้เกิดคู่แข่งมากขึ้นเป็นเงาตามตัว เกิดการแย่งชิงปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น วัตถุดิบ พลังงาน แรงงาน เป็นต้น ซึ่งทำให้องค์กรต่างๆ มีต้นทุนในการดำเนินงานที่สูงขึ้น หากองค์กรธุรกิจไม่มีการวางแผน การกำหนดทิศทางขององค์กร หรือการกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงานที่ดีไว้ล่วงหน้า อาจทำให้องค์กรไม่สามารถดำเนินการไปจนบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้น การวางแผนและการบริหารโครงการจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการจัดสรรและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดในแต่ละองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงสุดเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร
โดยทั่วไปแล้วในการบริหารงานในรูปแบบต่างๆ จะต้องมีการดำเนินการทั้งงานอยู่ 2 ลักษณะ คือ 1) ที่ปฏิบัติประจำไม่มีระยะเวลากำหนด และ 2) งานในลักษณะโครงการ งานใน 2 ลักษณะนี้ได้มีบางส่วนที่คล้ายคลึงกัน ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินการโดยบุคคลและการที่มีทรัพยากรที่จำกัด จึงจำเป็นต้องมีการวางแผน (Planning) การจัดการ (Management) และการควบคุมงบประมาณ (Budget Control) โครงการจะเป็นสิ่งที่แสดงถึงสำเร็จของกลยุทธ์ขององค์กร ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างงานปฏิบัติประจำกับงานโครงการคือ งานที่ปฏิบัติประจำจะเป็นการทำงานไปเรื่อยๆ หลายๆ ครั้งโดยไม่มีจุดสิ้นสุด แต่การบริหารงานแบบโครงการนั้นจะเป็นการปฏิบัติแบบชั่วคราว (Temporary) เฉพาะเรื่อง (Unique) มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดเป็นวงจรชีวิตซึ่งวงจรของงานโครงการ[1] จะประกอบด้วย 1) การตั้งโครงการ หรือการวางแผนโครงการเบื้องต้น (Project Initiation) 2) การวางแผนโครงการ (Project Planning) 3) การดำเนินโครงการ (Project Execution) 4) การติดตามและควบคุมโครงการ (Project Monitoring and Control) และ 5) การจบโครงการ (Project Closure) ดังแสดงไว้ในแผนภาพที่ 1 และ 2 โดยขึ้นอยู่กับปัจจัยหลักที่สำคัญ คือ เวลา (Time) ต้นทุน (Cost) และคุณภาพ (Quality) ตัวอย่างเช่น การบริหารงานก่อสร้าง การต่อเรือ การสร้างเครื่องบิน หรือการผลิตในอุตสาหกรรมในกรณีที่มีคำสั่งซื้อเป็นครั้งๆ (Lot size) ความแตกต่างของการบริหารโครงการกับงานที่ปฏิบัติประจำได้แสดงในตารางที่ 1
ที่มา: Project Management Institute: PMI 2006
แผนภาพที่ 1 กิจกรรมที่เกิดขึ้นในโครงการและระยะเวลาของกิจกรรม
ที่มา: Project Management Institute: PMI 2006
แผนภาพที่ 2 รายละเอียดของแต่ละกิจกรรมที่เกิดขึ้นในการบริหารโครงการ
ตารางที่ 1.1 ความแตกต่างระหว่างงานโครงการและงานประจำ
ที่มา: Project Management Institute: PMI 2006
จากที่ได้กล่าวมา การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันต้องอยู่ในกระแสของโลกาภิวัฒน์ ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และค่อนข้างรวดเร็ว ทั้งจากภายในองค์กรและภายนอกองค์กรธุรกิจ ทำให้การบริหารองค์กรนั้นทำได้ยากลำบากขึ้น
ในอดีต เมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงหรือมีปัญหาขึ้น ผู้บริหารองค์กรได้พยายามหาทางแก้ไขปัญหาโดยวิธีต่างๆ เช่น ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย กำหนดมาตรฐานการทำงานต่างๆ ให้สูงขึ้น หรือหันมาใช้เครื่องจักรกลทำงานแทนคนมากขึ้น เป็นการเพิ่มแรงกดดันให้ผู้บริหารระดับต่างๆ และพนักงานในองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงโดยใช้ทรัพยากรให้น้อยลง ซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับสหภาพแรงงาน ปัญหาขวัญและกำลังใจในการทำงานของพนักงาน เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารสมัยใหม่ได้ตระหนักว่าแรงกดดันที่มีต่อองกรธุรกิจแตกต่างไปจากอดีต วีธีการแก้ปัญหาขององค์กรโดยอาศัยมาตรการต่างๆ ในอดีต เช่น การลดกำลังคน อาจจะกระทบผลงานหรือระดับกำไรของกิจการ การนำเครื่องจักรขนาดใหญ่มาใช้แทนแรงงานคน บางครั้งก็ไม่ใช่เป็นคำตอบที่ดีที่สุดเสมอไป แต่น่าจะมีทางเลือกอื่นอีกในการแก้ไขปัญหาซึ่งก็คือการดำเนินงานในรูปของโครงการ จึงทำให้ต้องมีการบริหารโครงการเพื่อให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
2. การบริหารโครงการของงานโลจิสติกส์ (Logistics Project Management)
จากที่ได้กล่าวมาแล้วในหัวข้อข้างต้นว่า โครงการเป็นงานชั่วคราว มีกรอบระยะเวลา ต้นทุน และคุณภาพตามที่กำหนดไว้ ซึ่งภายในงานบริหารโครงการเช่นโครงการก่อสร้างนั้นย่อมต้องมีการกิจกรรมโลจิสติกส์เป็นส่วนประกอบหลักในการดำเนินงาน และเป็นกิจกรรมที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการด้วยกิจกรรมด้านโลจิสติกส์พบว่าการบริหารงานโลจิสติกส์[2] โดยทั่วไปประกอบไปด้วย 1) การวางแผน (Planning) 2) การดำเนินงาน (Implementation) และ 3) การตรวจสอบและควบคุม (Controlling and Monitoring) ซึ่งกระบวนการเหล่านี้มุ่งไปที่กิจกรรมในด้านโลจิสติกส์[3] ซึ่งเกี่ยวข้องกับควบคุมและตรวจประสิทธิภาพ การควบคุมการจัดเก็บ การให้บริการ การขนส่งและกระจายสินค้า ตัวอย่างของงานโลจิสติกส์ในงานโครงการเช่น โครงการก่อสร้างทางวิ่งรถไฟฟ้ายกระดับความเร็วสูง (Elevated Railway Track for High Speed Train) แสดงในแผนภาพที่ 3 ซึ่งในโครงการจะต้องประกอบด้วยกิจกรรมโลจิสติกส์ที่สำคัญ เช่น การขนส่งและกระจายหินรองทางรถไฟ (Ballast) ดังแผนภาพที่ 4 และในงานก่อสร้างสะพานซึ่งจำเป็นจะต้องลำเลียงชิ้นส่วนต่าง ๆ ของสะพานมาประกอบ
แผนภาพที่ 3 โครงการก่อสร้างรถไฟฟ้าความเร็วสูง
แผนภาพที่ 4 การขนส่งและกระจายหินรองทางรถไฟ (Ballast)
จากตัวอย่างดังที่กล่าวมาในเบื้องต้น พบว่าการจัดการด้านโลจิสติกส์เป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของการบริหารโครงการ เนื่องจากงานโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่โดยเฉพาะระบบขนส่งมวลชน (Mass Rapid Transit: MRT) หรือสะพานข้ามแยกต่างๆ ในใจกลางเมืองขนาดใหญ่มีข้อจำกัดในเรื่อง 1) สถานที่สำหรับจัดเก็บวัสดุและวัตถุดิบ (Raw Material) เนื่องจากความแออัดของพื้นที่ และราคาค่าเช่าที่ดินที่มีราคาแพง ซึ่งหากทำการเช่าที่ดินในส่วนใจกลางเมืองจะส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงและกระทบต่องบประมาณโครงการ 2) การจัดส่งวัสดุและวัตถุดิบ เช่น ทางวิ่งของรถไฟฟ้าสำเร็จรูป (Track Plinth or Track Slab) และชิ้นส่วนสะพานทางวิ่ง (Box Girder or I-Beam) และ 3) เครื่องจักรที่ใช้ในการทำงาน เช่น รถเครนเคลื่อนที่ (Mobile Crane) ไม่สามารถนำมาทำงานในช่วงกลางวันได้เนื่องจากกีดขวางการจราจรที่แออัดในเวลากลางวัน ดังนั้นในหนึ่งวันการดำเนินโครงการในส่วนของงานหลักจะสามารถทำได้ในช่วงเวลากลางคืนเท่านั้น โดยมากจะอยู่ในช่วงหลัง 22.00 น. จนถึงประมาณ 03.00 น. ของวันถัดไป ดังแสดงในแผนภาพที่ 5
แผนภาพที่ 5 สถานที่กลางใจเมืองที่แออัดซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการมีคลังจัดเก็บวัสดุ การขนส่งวัสดุ วัตถุดิบ ที่ยากลำบาก รวมถึงการทำงานที่ยากลำบากของเครื่องจักรต่าง ๆ
จะเห็นได้ว่าโครงการให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีและมีประสิทธิภาพทั้งในด้านต้นทุน คุณภาพ และให้อยู่ในกรอบระยะเวลาที่กำหนด ต้องอาศัยหลักของการจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งก็คือ การจัดส่ง การบริหารงาน การควบคุมระบบจัดซื้อและส่งวัตถุดิบที่ถูกต้อง ถูกสถานที่ และถูกต้องตามเวลานัดหมาย ฉะนั้นโครงการที่ประสบความสำเร็จต้องบริหารภายใต้กรอบของระยะเวลา คุณภาพ การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ การจัดส่งที่ตรงตามเวลา การบริหารต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น ดังนั้นจึงสรุปได้ว่าการบริหารโครงการจะประสบความสำเร็จตามเป้าหมายได้ต้องมีการบริหารจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกิจกรรม 1) การวางแผนโครงการ (Project Planning) 2) การวางแผนการจัดซื้อและการจัดส่งวัตถุดิบ (Raw Material Purchasing and Delivery) 3) การบริหารงานคุณภาพและการประกันคุณภาพ 4) การควบคุมและติดตามโครงการ 5) การควบคุมต้นทุนและงบประมาณ (Cost and Budget Control) และ 6) การสิ้นสุดโครงการ ซึ่งจะกล่าวในส่วนต่อไป
(โปรดติดตามตอนที่ 2)
--------------------------------
สนใจบทความฉบับสมบูรณ์เพิ่มเติม ดาวน์โหลดที่เอกสารแนบด้านล่าง
สนใจบทความอื่นในชุดนี้คลิกดูได้ตามหัวข้อด้านล่าง
CT51 เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน ปี 2551” จึงเป็นการนำบทความดังกล่าวที่น่าสนใจจำนวน 80 บทความ นำมาจัดทำเป็นรูปเล่มเพื่อเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่สะดวกสำหรับผู้สนใจในการศึกษากรณีศึกษาความรู้ด้านโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล
--------------------------------
ที่มา
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
โดย สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่