CT51 หลักการพื้นฐานของการบริหารงานวัสดุและวัสดุคงคลัง (Basic Concept for Material and Inventory Management)

ลิขสิทธิ์ © พ.ศ.2551 กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่

ผู้เขียน ดร.กาญจนา กาญจนสุนทร

ตามที่หลายท่านทราบแล้วว่าการจัดการโลจิสติกส์มีความเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการการไหลของวัสดุ รวมทั้งข้อมูลข่าวสารในระบบโซ่อุปทานหนึ่งๆ เมื่อวัสดุมีการไหลจากต้นน้ำ (Upstream) ไปยังปลายน้ำ (Downstream) ไปจนถึงผู้บริโภค (Customer) จะต้องผ่านขั้นตอนของกระบวนการขนย้าย ขนส่ง และจัดเก็บหลายขั้นตอน และหลายระดับ กระบวนการเหล่านี้หากมีการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ จะสามารถช่วยลดต้นทุน และระยะเวลาในองค์กร รวมทั้งระบบโซ่อุปทานได้เป็นอย่างมาก ดังนั้นในบทความนี้จะได้นำเสนอความเข้าใจพื้นฐาน ตลอดจนแนวความคิดที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการวัสดุและวัสดุคงคลังต่างๆ ที่พบในระบบโซ่อุปทาน

คำจำกัดความของการจัดการวัสดุ

การจัดการวัสดุ หมายถึง การจัดการเกี่ยวกับการจัดหาจัดเก็บ การนำไปใช้เพื่อการผลิต และการกระจายวัสดุในระบบ โดยพิจารณาถึงกำลังคน และกำหนดการหรือแผนการใช้วัสดุ เพื่อร่นระยะเวลา และลดต้นทุนในระบบให้น้อยลง

วัฏจักรของการจัดการวัสดุ

การจัดการวัสดุในองค์กรหรือโซ่อุปทานใดก็ตามจะมีวัฏจักรของการดำเนินงานเป็นไปตามวัฏจักรการหมุนเวียนของวัสดุ ซึ่งสามารถอธิบายและแสดงได้ดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 วัฏจักรในการบริหารงานวัสดุ

จากภาพที่ 1 จะเห็นได้ว่ากระบวนการจัดการวัสดุจะเริ่มต้นจากกระบวนการจัดซื้อจัดหาโดยหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อในองค์กร จากนั้นนำมาจัดเก็บในคลังวัตถุดิบซึ่งควบคุมจัดการโดยฝ่ายคลังสินค้า วัตถุดิบที่อยู่ในคลังวัตถุดิบจะถูกเบิกเพื่อนำมาแปรรูปโดยฝ่ายผลิตหรือฝ่ายปฏิบัติงาน จนกระทั่งได้ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ซึ่งจะถูกส่งไปจัดเก็บในคลังสินค้าสำเร็จรูป และผ่านกระบวนการกระจายสินค้าไปยังผู้บริโภคโดยฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายขนส่ง ฝ่ายตลาด และฝ่ายขาย

หน้าที่ในการบริหารงานวัสดุ

หน้าที่ในการบริหารงานวัสดุภายในองค์กรหรือในระบบโซ่อุปทาน ประกอบด้วยหน้าที่ต่างๆ ดังนี้

1) ควบคุมวัสดุคงคลัง (Inventory Control) ได้แก่ หน้าที่ในการตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายในการควบคุมวัสดุคงคลัง ซึ่งได้แก่ การกำหนดปริมาณในการสั่งซื้อวัตถุดิบหรือการสั่งผลิตสินค้าสำเร็จรูปในแต่ละครั้ง รวมทั้งการกำหนดรอบระยะเวลาที่เหมาะสมในการสั่งซื้อหรือสั่งผลิต จะเห็นได้ว่าหน้าที่นี้จะมีความเกี่ยวข้องกับการวางแผนการจัดซื้อจัดหา ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลจากแผนการผลิตขององค์กร

2) จัดซื้อ (Procurement) ได้แก่ หน้าที่ในการจัดหาวัตถุดิบ ตลอดจนวัสดุสนับสนุนการผลิต และวัสดุใช้สอยต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อสนับสนุนให้กระบวนการผลิตและการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และมีประสิทธิภาพสูงสุด ฝ่ายจัดซื้อมีบทบาทที่สำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นว่าวัตถุดิบ และวัสดุสนับสนุนการผลิตอื่นจะไหลเข้าสู่ระบบการผลิตและปฏิบัติงานในเวลาที่เหมาะ ในปริมาณที่ถูกต้อง ด้วยราคาที่ต่ำที่สุด และคุณภาพที่ดีที่สุด

3) วางแผนและควบคุมการผลิต (Production Planning and Control) ได้แก่ หน้าที่ในการวางแผน  การผลิต โดยพิจารณาจากปริมาณความต้องของลูกค้า ยอดพยากรณ์ความต้องการ ปริมาณวัสดุคงเหลือในคลังสินค้า และที่อยู่ระหว่างการสั่งซื้อหรือสั่งผลิต รวมทั้งสภาพความพร้อมทางการเงินขององค์กร การวางแผนการผลิตมีทั้งการวางแผนระยะยาวซึ่งนิยมทำเป็นรายปี แผนระยะกลางซึ่งนิยมทำเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส และการวางแผนระยะสั้นซึ่งทำเป็นรายสัปดาห์ ผลที่ได้จากการวางแผนการผลิตคือปริมาณการผลิตในแต่ละคาบเวลา กำลังคน เครื่องจักรที่ต้องใช้ ปริมาณวัสดุคงคลังเมื่อสิ้นงวด รวมถึงการปรับกำลังการผลิตทั้งในระยะสั้น เช่น การทำงานล่วงเวลา ระยะกลาง เช่น การจ้างผู้รับเหมาช่วง ระยะยาว เช่น การเพิ่มเครื่องจักร และขยายโรงงาน เป็นต้น ส่วนการควบคุมการผลิตคือการควบคุมการปฏิบัติงานและการผลิตให้เป็นไปตามแผนการผลิต เป็นการควบคุมให้การไหลของวัสดุมีทิศทาง และปริมาณการไหล ตลอดจนคุณภาพเป็นตามแผนการผลิต และข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์

4) ควบคุมการจัดเก็บและคลังวัสดุ (Store and Warehousing Control) ได้แก่ หน้าที่ในการจัดการดูแลเกี่ยวกับการจัดเก็บ การตรวจนับ และการเบิกจ่ายวัสดุในคลังวัสดุ การกำหนดนโยบายและขั้นตอนในการตรวจรับวัสดุเข้าคลัง และการเบิกจ่ายวัสดุออกจากคลัง ช่วยในการควบคุมการไหลเข้าและไหลออกของวัสดุจากคลังสินค้า ซึ่งจะทำให้ทราบปริมาณของวัสดุคงคลังที่ขณะใดๆ การกำหนดตำแหน่งการวางสินค้า และอุปกรณ์เครื่องมือในคลังสินค้าเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานภายในคลังสินค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่คลังสินค้า

5) การขนส่ง (Transportation) ได้แก่ หน้าที่ในการจัดการการเคลื่อนย้ายและขนส่งวัสดุ การกำหนดอุปกรณ์และยานพาหนะที่ใช้ในการเคลื่อนย้ายและขนส่งที่เหมาะสม จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการขนย้ายและการขนส่ง ลดระยะเวลาในการขนส่ง ลดการสูญเสียจากการขนส่ง ซึ่งจะส่งผลให้ต้นทุนในการขนส่งต่ำ และถึงมือลูกค้าด้วยความพึงพอใจสูงสุด

การบริหารงานวัสดุคงคลัง (Inventory Management)

ในหัวข้อนี้ จะกล่าวถึงความหมายและประเภทของวัสดุคงคลัง รวมถึงงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานวัสดุคงคลังโดยเบื้องต้น ทั้งนี้เพื่อปูความรู้พื้นฐานด้านการจัดการวัสดุคงคลังซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อไปในการกำหนดนโยบายการจัดการวัสดุคงคลังที่เหมาะสมในองค์กรและโซ่อุปทาน

วัสดุคงคลังคืออะไร?

วัสดุคงคลัง หมายถึง วัสดุอะไรก็ตามที่ถูกจัดเก็บไว้เพื่อตอบสนองความต้องการที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต วัสดุคงคลังนี้เกิดขึ้นเมื่ออัตราการรับเข้ามากกว่าอัตราการจ่ายออกของวัสดุ

ประเภทของวัสดุคงคลัง

วัสดุคงคลังสามารถจำแนกเป็นประเภทต่างๆ ได้ดังนี้

• วัตถุดิบ (Raw Material) ได้แก่ วัสดุที่องค์กรจัดซื้อ หรือจัดหามาเพื่อใช้ในกระบวนการผลิต แปรรูป และการดำเนินงาน ดังนั้นจึงหมายความรวมถึงวัสดุสำนักงาน และวัสดุสิ้นเปลืองต่างๆ
• งานระหว่างทำ (Work in Process) ได้แก่ วัสดุที่ผ่านกระบวนการแปรรูปไปบางส่วน และยังไม่แล้วเสร็จเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่พร้อมสำหรับการจำหน่าย
• สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) ได้แก่ วัสดุที่ผ่านกระบวนการแปรรูป ใช้วัตถุดิบ แรงงาน และโสหุ้ยการผลิตคิดเป็น 100% ของต้นทุนการผลิตทั้งหมด และอยู่ในสภาพพร้อมจำหน่าย เรียกว่าผลิตภัณฑ์ขององค์กร
• อื่นๆ ซึ่งได้แก่ วัสดุคงคลังประเภทที่ใช้เพื่อการบำรุงรักษา ซ่อมแซม และปฏิบัติงาน (Maintenance, Repair, and Operating - MRO) ได้แก่ วัสดุคงคลังอีกประเภทหนึ่งที่เก็บรักษาไว้เพื่อสนับสนุนกระบวนการผลิต เป็นวัสดุสำหรับการบำรุงรักษา และซ่อมแซมอุปกรณ์ เครื่องจักร รวมถึงการปฏิบัติงาน เช่น จิ๊ก ฟิกเจอร์ ลวดเชื่อม น็อต สกรู หน้ากากป้องกันแสง เป็นต้น   

ถึงแม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะมีวัสดุคงคลังประเภทต่างๆ ตามที่กล่าวมา แต่พบว่ารูปแบบขององค์กรที่แตกต่างกัน จะมีความต้องการวัสดุคงคลังประเภทต่างๆ ในสัดส่วนที่ต่างกัน หากจำแนกประเภทขององค์กรออกเป็นกลุ่ม ซึ่งได้แก่ ผู้ค้าปลีก ผู้ค้าส่ง หรือผู้กระจายสินค้า และองค์กรการผลิต จะได้ประเภทของวัสดุคงคลังที่เป็นวัสดุคงคลังหลักของแต่ละกลุ่มธุรกิจ ดังแสดงในตารางที่ 1

ตารางที่ 1.1 ประเภทของวัสดุคงคลังที่พบในองค์กรแบบต่างๆ

ข้อมูลจากตารางที่ 1 สามารถนำมาช่วยในการวิเคราะห์ปัญหาของการจัดการวัสดุคงคลัง โดยแต่ละองค์กรจะได้ทราบถึงประเภทของวัสดุคงคลังหลักขององค์กรเอง ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะช่วยให้ผู้ควบคุมสามารถวิเคราะห์หาแนวทางในการจัดการ และควบคุมวัสดุคงคลังภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น โดยพบว่าระดับความสำคัญ และความซับซ้อนของปัญหาวัสดุคงคลังจะเพิ่มขึ้นตามลำดับจากผู้ค้าปลีก ไปจนถึงผู้ผลิต ทั้งนี้เนื่องจากประเภทของวัสดุคงคลังจะมีหลากหลายมากขึ้นนั่นเอง

ภารกิจในการบริหารงานวัสดุคงคลัง

ภารกิจหลักสำหรับผู้บริหารงานวัสดุคงคลังมีดังต่อไปนี้

1) การจัดหาวัสดุ (Inventory Placement) ได้แก่ การตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการเติมเต็มวัสดุคงคลัง    ผู้บริหารจะต้องทำการกำหนดนโยบายในการจัดซื้อวัสดุว่าจะจัดซื้อวัสดุแต่ละรายการเมื่อใด อย่างไร และเป็นจำนวนเท่าใดในแต่ละครั้ง

2) การตรวจวัดระดับวัสดุคงคลัง (Inventory Measures) ได้แก่ หน้าที่ในการตรวจวัดระดับวัสดุคงคลัง เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ควบคุมและตรวจวัดสมรรถภาพของการจัดการวัสดุคงคลัง การตรวจวัดระดับวัสดุคงคลังสามารถตรวจวัดได้ด้วยค่าต่างๆ ดังนี้

- การตรวจนับจำนวนทางกายภาพ (Physical Count) คือการตรวจนับจำนวนของวัสดุคงคลังที่ปรากฏอยู่จริงภายในคลัง

- การตรวจวัดมูลค่าวัสดุคงคลังรวมโดยเฉลี่ย (Average Aggregate Inventory Value) คือการตรวจสอบมูลค่าของวัสดุคงคลังที่องค์กรถือครองอยู่โดยเฉลี่ย มูลค่าในส่วนนี้ถือเป็นมูลค่าของความสูญเสียโอกาสทางการเงินขององค์กร

- ระยะเวลาที่วัสดุคงคลังสามารถรองรับความต้องการ (Times of Supply) คือระยะเวลาที่วัสดุคงคลังที่มีอยู่ภายในคลัง สามารถตอบสนองความต้องการในการจำหน่ายหรือนำไปใช้ได้เมื่อไม่มีการทดแทนสินค้า โดยคำนวณได้ดังนี้

Times of Supply   =   มูลค่าวัสดุคงคลังรวมเฉลี่ย (Average Aggregate Inventory Value)

                                                    ยอดขายรายวัน/รายสัปดาห์ (Daily/Weekly Sales)

โดยระยะเวลาที่วัสดุแสดงให้เห็น ระยะเวลาที่วัสดุคงคลังแต่ละชนิดใช้หมุนเวียนอยู่ภายในคลังสินค้า และระยะเวลาที่เหมาะสมของวัสดุคงคลังแต่ละชนิด จะมีค่าที่แตกต่างกัน

- อัตราการหมุนเวียนของวัสดุคงคลัง (Inventory Turnover) คือ ตัวเลขที่แสดงจำนวนรอบของการหมุนเวียนของวัสดุคงคลังภายในคลังสินค้าในระยะเวลา 1 ปี อัตราการหมุนเวียนของวัสดุคงคลังแสดงให้เห็นถึงสภาพคล่องของวัสดุคงคลังแต่ละชนิด วัสดุคงคลังที่มีอัตราการหมุนเวียนสูง ย่อมแสดงว่ามีสภาพคล่องสูง และแปรสภาพได้รวดเร็ว

Inventory Turnover   = ยอดขายรายปี (Annual Sales)

                                    มูลค่าวัสดุคงคลังรวมเฉลี่ย (Average Aggregate Inventory Value)

3) การลดจำนวนวัสดุคงคลัง (Inventory Reduction) ได้แก่ ภารกิจหรือหน้าที่ของผู้ควบคุมในการลดจำนวนวัสดุคงคลังโดยรวมให้มีปริมาณและมูลค่าน้อยลง โดยไม่ส่งผลกระทบต่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้า หรือกำหนดการผลิต การลดวัสดุคงคลังสามารถทำได้โดยการกำจัดวัสดุคงคลังที่ไม่จำเป็น และไม่มีการเคลื่อนไหว การลดปริมาณการสั่งซื้อในแต่ละครั้ง ซึ่งหมายถึงการลดระยะเวลาที่วัสดุคงคลังสามารถรองรับความต้องการลง ในขณะที่อัตราการหมุนเวียนของวัสดุคงคลังในคลังสินค้ามีอัตราการหมุนเวียนที่เร็วขึ้น

4) การจำแนกความสำคัญของวัสดุคงคลังตามหลักการวิเคราะห์ Activity Based Costing:  ABC (ABC Analysis) เป็นการจัดประเภทของวัสดุคงคลังตามลำดับความสำคัญที่พิจารณาจากมูลค่า หรืออัตราการหมุนเวียนของวัสดุคงคลัง การจัดประเภทของวัสดุคงคลังจะช่วยให้การควบคุมวัสดุคงคลังสามารถทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น วัสดุคงคลังที่มีมูลค่าการไหลเวียนสูง ซึ่งคิดเป็นจำนวนหน่วยประเภทวัสดุคงคลัง (Stock Keeping Unit: SKU) ที่น้อย จะมีโอกาสได้รับการติดตามและดูแลใกล้ชิดมากกว่าวัสดุคงคลังที่มีมูลค่าการไหลเวียนต่ำแต่คิดเป็นประเภทวัสดุคงคลังที่มาก

5) การจัดการวัสดุให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงาน ได้แก่ การควบคุมวัสดุให้สอดคล้องกับลักษณะของการปฏิบัติงาน พร้อมทั้งเป็นไปตามกำหนดของแผนการดำเนินงาน

วัตถุประสงค์ของการบริหารงานวัสดุคงคลัง (Objective of Inventory Management)

ในการบริหารจัดการวัสดุคงคลังให้มีประสิทธิภาพ สิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานจะต้องคำนึงถึงและต้องให้ความสำคัญ มีดังนี้

1)  สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้สูงสุด (Maximum Customer Service) ซึ่งสามารถจำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

- สำหรับองค์กรประเภทผลิตตามคำสั่งซื้อ (Make-to-Order : MTO)  

                        =  ระยะเวลาส่งมอบ (Delivery Lead Time) สั้นที่สุด

- สำหรับองค์กรประเภทผลิตสินค้าเพื่อเก็บเป็นสินค้าคงคลัง (Make-to-Stock : MTS)  

                        =   อัตราการให้บริการ (Fill Rate) สูงสุด

2)  มูลค่าการลงทุนในวัสดุคงคลังต่ำสุด (Minimum Inventory Investment) ซึ่งได้แก่ มูลค่าการเสียโอกาส และการดูแลจัดการด้านการจัดเก็บและควบคุม

3)  ประสิทธิภาพการใช้งานของทรัพยากรทางการผลิตสูงสุด (Maximum Efficiency in the Utilization of Manufacturing Resource) ซึ่งหมายถึงความสามารถในการตอบสนองความต้องการด้านกำลังการผลิตสูงที่สุด ไม่เกิดการว่างงานอันเนื่องมาจากการขาดแคลนวัสดุหรือวัตถุดิบ

ดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพของการบริหารงานวัสดุคงคลัง

ดัชนีที่นิยมใช้เป็นตัวชี้วัดหรือเปรียบเทียบประสิทธิภาพของการบริหารงานวัสดุคงคลังระหว่างอุตสาหกรรม หรือ ระหว่างองค์กรที่ใช้กันแพร่หลาย ได้แก่ อัตราการหมุนเวียนของวัสดุคงคลัง (Inventory Turnover) ตามที่กล่าวมาแล้ว เมื่ออัตราการหมุนเวียนของวัสดุคงคลังในองค์กรมีอัตราสูง ย่อมแสดงว่าองค์กรนั้นประสบความสำเร็จในการบริหารงานวัสดุคงคลัง

บทบาทของวัสดุคงคลังในวัฏจักรของธุรกิจ

จะเห็นได้ว่าในช่วงเวลาต่างๆ ของการดำเนินธุรกิจ ความสำคัญและจำนวนของวัสดุคงคลังที่จำเป็นในแต่ละธุรกิจจะมีความแตกต่างกัน ทั้งนี้เพื่อให้ธุรกิจสามารถสร้างกำไรได้สูงสุด รวมทั้งตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเต็มที่ ภาพที่ 2 แสดงให้เห็นถึงบทบาทของวัสดุคงคลังในรอบระยะเวลาของวงรอบหรือวัฏจักรของธุรกิจ

ภาพที่ 2 บทบาทของวัสดุคงคลังในรอบระยะเวลาต่างๆ ของธุรกิจ

จากภาพที่ 2 จะเห็นได้ว่าในช่วงที่ธุรกิจมีการเติบโต องค์กรโดยส่วนใหญ่จะเร่งอัตราการผลิตและมีการลงทุนในวัสดุคงคลังเพื่อจัดเก็บสินค้าไว้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นจำนวนมาก และต่อเมื่อธุรกิจถึงจุดอิ่มตัวและมีแนวโน้มที่จะถดถอยลง การลงทุนในวัสดุคงคลังภายในองค์กรจะลดลงตามไปด้วย ทั้งนี้เพื่อเป็นการลดต้นทุน และป้องกันการจำหน่ายสินค้าไม่ได้นั่นเอง

--------------------------------

สนใจบทความฉบับสมบูรณ์เพิ่มเติม ดาวน์โหลดที่เอกสารแนบด้านล่าง

สนใจบทความอื่นในชุดนี้คลิกดูได้ตามหัวข้อด้านล่าง

CT51 เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551

เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน ปี 2551” จึงเป็นการนำบทความดังกล่าวที่น่าสนใจจำนวน 80 บทความ นำมาจัดทำเป็นรูปเล่มเพื่อเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่สะดวกสำหรับผู้สนใจในการศึกษากรณีศึกษาความรู้ด้านโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล

 --------------------------------

ที่มา

เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551

โดย สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่