CT51 หลักการ 7 ประการในการนำไปสู่คลังสินค้าระดับโลก (SEVEN PRINCIPLES OF WORLD-CLASS WAREHOUSING)
ลิขสิทธิ์ สำนักโลจิสติกส์
กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ผู้เขียน...ผศ.ดร. สุวรรณี อัศวกุลชัย
บทคัดย่อ
หลักการ 7 ประการในการนำไปสู่คลังสินค้าระดับโลก ที่มีต้นทุนของคลังสินค้าร้อยละ 2-5 ของต้นทุนการขายของบริษัท ได้แก่ 1.Profile 2.Benchmark 3.Simplify 4.Computerize 5.Mechanize 6.Layout และ 7.Humanize
คำหลัก: ศูนย์กระจายสินค้า, คลังสินค้าระดับโลก, สินค้าคงคลัง, สารสนเทศ
คลังสินค้า (Warehouse) หรือศูนย์กระจายสินค้า (Distribution Center) มีบทบาทสำคัญในโซ่อุปทานในฐานะที่เป็นตัวกลางเชื่อมโยงระหว่างผู้ผลิตและลูกค้า โดยคลังสินค้าทำให้เกิดความคล่องตัวของสินค้าที่มีอยู่ในปริมาณที่ลูกค้าต้องการ ทั้งนี้คลังสินค้ายังมีความสัมพันธ์กันอย่างมากกับสินค้าคงคลัง (Inventory) อีกด้วย เนื่องจากปริมาณสินค้าคงคลังเป็นการสะท้อนถึงทั้งต้นทุนและการให้บริการลูกค้า คลังสินค้าต้องรับผิดชอบต่อการเก็บรักษาสินค้าคงคลังเพื่อความพร้อมในการกระจายสินค้าให้ลูกค้าตามความต้องการอย่างถูกต้องและแม่นยำ ดังนั้น ปัจจัยที่มีผลต่อต้นทุนของคลังสินค้ามีหลายปัจจัย ได้แก่
สถานภาพของคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นของภาครัฐ เอกชน บริษัท เช่าซื้อ หรือเช่า ย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโซ่อุปทาน ในกรณีที่เป็นคลังสินค้าบริษัท ก็จะรับผิดชอบเฉพาะของบริษัทเท่านั้น ในขณะที่บริษัทมีอีกทางเลือกที่จะรักษาต้นทุนในการสูญเสียต่ำที่สุดแต่ยังคงการให้บริการที่เป็นเลิศ โดยต้องมีการติดตามสถานภาพของคลังสินค้าที่จะสะท้อนต้นทุน อาทิ คลังสินค้าสาธารณะ (Public Warehousing) เป็นประโยชน์ในประเด็นที่ต้นทุนของคลังสินค้าแน่นอน ความเสี่ยงน้อย หรือคลังสินค้าที่มีทำสัญญา (Contract Warehousing) ซึ่งอาจเป็นทั้งของภาครัฐหรือเอกชน ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ
การให้บริการของคลังสินค้า โดยทั่วไปคลังสินค้ามีหน้าที่รับสินค้า เตรียมบรรจุภัณฑ์ใหม่ การจัดเตรียมพื้นที่สำหรับสินค้าที่พร้อมส่ง การทำบรรจุภัณฑ์และราคา การจัดเรียงสินค้ารวมไปถึงการขนส่ง อย่างไรก็ตาม มีบางคลังสินค้าที่อาจจะมีบริการพิเศษนอกเหนือจากนี้ ทั้งนี้สิ่งที่เน้นสำคัญที่สุดของคลังสินค้าคือ การรักษาระดับสินค้าคงคลังให้น้อยที่สุดและปรับปรุงประสิทธิภาพของโซ่อุปทาน โดยที่ยังคงการบริการลูกค้าได้เป็นอย่างดีในต้นทุนที่ต่ำที่สุดด้วย
พื้นฐานสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการรักษาระดับสินค้าคงคลัง เป็นปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อต้นทุนโซ่อุปทาน ไม่ว่าจะเป็นจำนวนสถานที่เพื่อเก็บรักษาสินค้า สถานที่ตั้งคลังสินค้า การขนส่ง และจำนวนสินค้าคงคลัง ทั้งนี้เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า ดังนั้นสิ่งที่ต้องคำนึงคือการรักษาระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม (Safety Stock) ซึ่งนำผลต่อเนื่องไปสู่ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม การลดต้นทุนสามารถทำได้โดยการลดระดับสินค้าคงคลัง ซึ่งมี 7 วิธีด้วยกัน ได้แก่
1. การปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล ต้องพัฒนาระบบที่สามารถตรวจสอบข้อมูลสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้องตลอดเวลา
2. การลดระยะเวลาการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง ต้องพัฒนาระบบการพยากรณ์สำหรับการประมาณการเกี่ยวกับสินค้าได้อย่างถูกต้องแม่นยำ เพื่อลดการเก็บรักษาสินค้าคงคลังที่จะนำไปสู่ต้นทุนที่ไม่จำเป็น รวมไปถึงกระบวนการผลิตและการขนส่งด้วย
3. การทำงานให้เร็วขึ้น โดยเฉพาะในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลัง อาทิ การสามารถจัดหาสินค้ามาทดแทนได้ภายใน 1 วัน เป็นต้น
4. การลดกระบวนการที่ไม่จำเป็น อาทิ การสั่งสินค้ามากเกินความจำเป็น โดยคำนึงการสั่งสินค้าเป็นจำนวนมากที่ทำให้ต้นทุนการซื้อสินค้าต่ำ แต่ไม่คำนึงถึงการเพิ่มภาระของการจัดเก็บรักษาสินค้าคงคลังโดยไม่จำเป็น
5. การลดจำนวนสินค้าที่มีการเคลื่อนไหวช้า ด้วยวิธีการที่สามารถได้เป็นเงินสดกลับมาใช้หมุนเวียนให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้
6. การลดข้อผิดพลาดที่มีผลต่อต้นทุน เช่น ปัญหาความผิดพลาดจากผู้ขาย บริษัทสั่งสินค้าล่วงหน้าหรือสั่งสินค้ามากกว่าที่ต้องการ กำลังการผลิตในโรงงานไม่สามารถผลิตได้ตามความต้องการของลูกค้า และคุณภาพสินค้าไม่เป็นตามที่ต้องการ เป็นต้น
7. การเติมให้สินค้าเพียงพอกับความต้องการของตลาด ด้วยการพยากรณ์อย่างแม่นยำ จึงต้องมีการเก็บรวบรวมความต้องการของลูกค้า เพื่อติดตามและประเมินความต้องการอย่างใกล้ชิด ซึ่งการใช้ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็น ERP หรือ IT หรือเทคนิคต่างๆ จะ ทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
เพื่อการก้าวไปสู่คลังสินค้าระดับโลก จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงกับทั้งโลก ซึ่งได้แก่การทำธุรกรรมที่เรียกว่า “พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์” นอกจากนั้นคลังสินค้าระดับโลกส่วนใหญ่มีต้นทุนคลังสินค้าโดยประมาณร้อยละ 2-5 ของต้นทุนการขายของบริษัท ดังนั้นการที่จะลดต้นทุนคลังสินค้าเพื่อไปสู่คลังสินค้าระดับโลกมีหลักการ 7 ประการ ซึ่งเหมาะสำหรับคลังสินค้าระดับกลาง และคลังสินค้าที่ไม่มีระดับนำไปปฏิบัติ เพื่อเป็นคลังสินค้าระดับโลก ได้แก่
1. Profile คลังสินค้าระดับโลกต้องมีการกำหนดรูปแบบของการสั่งสินค้า (Order Profiles) กล่าวคือ ต้องมีการวิเคราะห์รูปแบบของกิจกรรมและแผนของสินค้าแต่ละตัว เพื่อบ่งชี้ถึงสาเหตุหลักของการสูญเสียในกระบวนการภายในคลังสินค้า และการที่จะสร้างรูปแบบของการวางแผน รวมทั้งโอกาสเพื่อนำไปสู่คลังสินค้าระดับโลก ต้องกำหนดรายการสินค้า รูปแบบของกิจกรรมต่างๆ ซึ่งต้องมีการวิเคราะห์ ดังคำกล่าวของ Lambert, et-al. 1998: 298 ที่กล่าวว่า “คุณไม่สามารถจัดการอะไรได้ ถ้าไม่มีตัวชี้วัด”
2. Benchmark ประสิทธิภาพของคลังสินค้า การปฏิบัติ และโครงสร้างการจัดการพื้นฐาน ต้องมีการวัดเปรียบเทียบสมรรถนะที่ได้ตามเกณฑ์มาตรฐาน เพื่อช่วยในการสร้างโอกาสการปรับปรุงและพัฒนา สำหรับเกณฑ์มาตรฐานคลังสินค้าระดับโลก ก็คือสามารถประมาณการความต้องการในการลงทุนด้านเครื่องมือเพื่อรองรับวัตถุดิบต้วใหม่ๆ ได้ รวมทั้งมีระบบสารสนเทศในการจัดการให้ได้ตามความต้องการ (Frazelle, 1996: 22)
3. Simplify กระบวนการคลังสินค้าที่ดีต้องไม่ซับซ้อน โดยเน้นที่กิจกรรมหลัก 2 ประการที่เกี่ยวข้องกับเวลา คือ เวลาในการถือครองวัตถุดิบและเวลาในด้านของเอกสาร (Frazelle, 1996: 22) กล่าวคือ คลังสินค้าระดับโลกต้องใช้เวลาน้อย ทั้งเวลาในการถือครองวัตถุดิบและเวลาในด้านของเอกสาร โดยเฉพาะเวลาในด้านของเอกสาร สามารถใช้เทคโนโลยีต่างๆ มาช่วยให้การดำเนินการเร็วขึ้นได้
4. Computerize ระบบการบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management Systems) คลังสินค้าระดับโลกต้องเป็นระบบที่ดีเป็นระบบไร้กระดาษ ใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยเพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ สามารถดูแลรักษาระบบของคลังสินค้า เช่น การติดตามผลการปฏิบัติงานของคลังสินค้า การใช้ทรัพยากรต่างๆ และการบังคับใช้กระบวนการที่ไม่ซับซ้อน ความทันสมัยของข้อมูล และข้อมูลลูกค้าที่จะช่วยให้ประสิทธิภาพของสินค้าคงคลังดีขึ้น เป็นต้น (Lambert, et-al. 1998: 175)
5. Mechanize คลังสินค้าระดับโลกต้องมีเครื่องจักรในการจัดเก็บสินค้าอย่างเป็นระบบ ซึ่งระบบสามารถปรับปรุงการขนย้ายภายในคลังสินค้าได้เป็นอย่างดี เมื่อมีขนถ่ายสินค้าเป็นจำนวนมาก รวมทั้งการจัดการสถานที่ไม่ให้หนาแน่น และต้องมีเครื่องจักรที่สามารถจัดการกับวัสดุที่มีความแตกต่างกันได้ เป็นต้น (Frazelle, 1996: 24).
6. Layout การวางแผนผังของกระบวนการภายในคลังสินค้าระดับโลกต้องสามารถจัดการกับวัสดุต่างๆ รวมถึงมีระบบการจัดเก็บเพื่อให้แน่ใจว่าผังของกระบวนการเรียบร้อยดี ไม่มีปัญหาการไหลของทั้งวัสดุและข้อมูลในกระบวนการ ทั้งนี้ผังงานต้องจัดให้มีพื้นที่โล่งในระหว่างกระบวนการเป็นการป้องกันความสูญเสียในระหว่างกระบวนการ เป็นต้น (Mulcahy, 1994: 33)
7. Humanize เนื่องจากการจัดการภายในคลังสินค้าต้องอาศัยอุปกรณ์การขนย้ายต่างๆ จึงต้องพัฒนาอุปกรณ์ให้สามารถทำงานได้เหมือนมนุษย์ ดังนั้น คลังสินค้าระดับโลกต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของอุปกรณ์ในการขนย้าย ต้องมีคู่มือการใช้งานอย่างละเอียดและวิธีการใช้อย่างถูกต้องทุกขั้นตอน เพื่อการใช้งานของอุปกรณ์ขนย้ายมีประสิทธิภาพสูงสุดทั้งการจัดเก็บและการนำออกมา (Frazelle, 1996: 24)
บทสรุป:
คลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้ามีบทบาทสำคัญในโซ่อุปทานขององค์กร โดยเฉพาะการกระจายสินค้า การรับ-จ่ายสินค้าเข้าคลังสินค้า การวิเคราะห์ข้อมูลสินค้าคงคลัง รวมไปถึงการเชื่อมโยงกับระบบอื่นในระบบสินค้าคงคลัง ปัจจัยที่สำคัญที่ต้องพิจารณาก็คือ การรักษาต้นทุนให้ต่ำที่สุด ส่วนรูปแบบของคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้าอาจเป็นการเช่าซื้อ เช่า จากภาครัฐ เอกชน หรือเป็นเจ้าของเอง ก็เป็นปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงเช่นเดียวกัน สำหรับหน้าที่ขั้นพื้นฐานของคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้า ได้แก่ การมีสินค้าให้ลูกค้าตามความต้องการของลูกค้าได้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนั้น บริการต่างๆ ของคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้า เช่น Stockpiling, Product Mixing, Consolidation and Distribution เป็นปัจจัยเสริมความพึงพอใจของลูกค้า อย่างไรก็ตาม ยังต้องคำนึงถึงการรักษาต้นทุนให้ต่ำที่สุด และการปรับปรุงประสิทธิภาพของโซ่อุปทานให้มีประสิทธิภาพ นอกจากนั้นยังต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกภายในคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้า เพื่อการรักษาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม การเพิ่มระดับสินค้าคงคลังอาจนำไปสู่การเพิ่มพื้นที่จัดเก็บเพื่อคงสภาพ Safety Stock ดังนั้น ต้นทุนสินค้าคงคลัง (Inventory Cost) จึงเป็นต้นทุนส่วนใหญ่ของคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้าและในภาพรวมของโซ่อุปทานทั้งหมด ส่วนต้นทุนพื้นฐานอื่นๆ ได้แก่ ต้นทุนด้านการจัดซื้อ จัดหา การรักษาระดับสินค้าคงคลัง การจัดเก็บสินค้า การขนส่งสินค้า และการรักษาคุณภาพสินค้า รวมไปถึงข้อมูลการเงินที่เชื่อมโยงกันซึ่งไม่สามารถคิดต้นทุนได้ แต่มีผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า
ดังนั้น คลังสินค้าระดับโลกต้องให้ความสำคัญกับการให้บริการลูกค้าเป็นอย่างดี ถึงแม้บางครั้งมีผลกระทบต่อต้นทุนในโซ่อุปทานก็ตาม ทั้งนี้โซ่อุปทานไม่ใช่การทำงานเหมือนเครื่องจักร แต่ต้องมีการติดต่อสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ และผู้ร่วมทุน เพื่อนำไปสู่คลังสินค้าระดับโลก การแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ถูกต้องและแม่นยำจึงเป็นหัวใจที่สำคัญในการดำเนินงาน เพื่อให้แน่ใจว่าระดับสินค้าคงคลังต้องเหมาะสมที่สุด และอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องด้วย
--------------------------------
สนใจบทความฉบับสมบูรณ์เพิ่มเติม ดาวน์โหลดที่เอกสารแนบด้านล่าง
สนใจบทความอื่นในชุดนี้คลิกดูได้ตามหัวข้อด้านล่าง
CT51 เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน ปี 2551” จึงเป็นการนำบทความดังกล่าวที่น่าสนใจจำนวน 80 บทความ นำมาจัดทำเป็นรูปเล่มเพื่อเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่สะดวกสำหรับผู้สนใจในการศึกษากรณีศึกษาความรู้ด้านโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล
--------------------------------
ที่มา
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
โดย สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่