CT54 การจัดการข้อมูลวัสดุคงคลังให้มีความแม่นยำ

CT54 CT54 การจัดการข้อมูลวัสดุคงคลังให้มีความแม่นยำ

ลิขสิทธิ์ สำนักโลจิสติกส์

กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่

หลายโรงงานมักมีปัญหาเรื่องสต็อก เช่น ในบันทึกลงว่ามีวัตถุดิบ A 200 ชิ้น และในการผลิตต้องการ 180 ชิ้น แต่เมื่อถึงเวลาเบิกของออกมาใช้ กลับพบว่าวัตถุดิบ A มีไม่ถึง 180 ชิ้นส่งผลให้แผนการผลิตที่วางไว้ต้องหยุดชะงัก แล้วลองนึกถึงโรงงานผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์ที่มีวัตถุดิบมากมายหลายชนิด และเมื่อผลิตเป็นสินค้ายังมีความแตกต่างกันมากเช่นกัน เช่น ท่อทองแดงซึ่งเป็นชิ้นส่วนของเครื่องปรับอากาศ มีเส้นผ่าศูนย์กลางหลายขนาด ความยาวและลักษณะความโค้งงอของท่อหลายแบบ เป็นต้น นอกจากเครื่องปรับอากาศแล้ว เครื่องใช้ไฟฟ้าและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่น เครื่องซักผ้า ตู้เย็น โทรทัศน์ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เป็นต้น ยังมีความหลากหลายของผลิตภัณฑ์แต่ละรุ่น ซึ่งใช้วัตถุดิบที่แตกต่างกันมากมาย ท่านคิดว่าความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการขาดความแม่นยำของสินค้าคงคลังจะมากแค่ไหน โดยเฉพาะสินค้าที่มีมูลค่าสูง และสินค้าที่กระบวนการผลิตเป็นแบบต่อเนื่อง ดังนั้นการบริหารจัดการวัตถุดิบจึงมีความสำคัญ

ตัวอย่างจากประสบการณ์ในสถานประกอบการกลุ่มอุตสาหกรรมเครื่องใช้ไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์พบปัญหา เช่น

1. สถานประกอบการส่วนใหญ่จัดเก็บวัตถุดิบทุกชนิดไว้รวมกัน ไม่จัดระบบการจัดเก็บให้ชัดเจน
2. การกำหนดรหัสกำกับวัตถุดิบแต่ละชนิดทำได้ไม่ครบถ้วน ทำให้ยากต่อการควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังแต่ละชนิด
3. พฤติกรรมการทำงานของพนักงานยังไม่มีวินัยเพียงพอในการปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดเก็บที่ดี เช่น การไม่บันทึกข้อมูลตามกิจกรรมการรับและจ่ายวัตถุดิบจากคลัง การบันทึกล่าช้า การบันทึกข้อมูลจำนวน ปริมาณ หรือชนิดวัตถุดิบผิดพลาด เป็นต้น ทำให้ข้อมูลวัตถุดิบคงคลังที่ปรากฏในระบบ มีความคลาดเคลื่อนไปจากสถานะที่เป็นจริงของปริมาณวัตถุดิบคงคลังของสถานประกอบการ

แนวทางการจัดการข้อมูลสินค้าหรือวัตถุดิบคงคลังให้ถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น ได้แก่   

1. กำหนดกฎเกณฑ์และระเบียบในการปฏิบัติงาน
2. สร้างวินัยในการทำงานด้วยการฝึกอบรมพนักงานให้สามารถปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ อย่างครบถ้วน ไม่ข้ามขั้นตอน
3. กำหนดระยะเวลาการจดบันทึกในแต่ละกิจกรรมให้ที่แน่นอน เช่น ทำการบันทึกทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นในหนึ่งวันให้เสร็จสิ้นภายในเวลา 10.00 น. ของวันทำการถัดมา เป็นต้น
4. นำเทคโนโลยีสารสนเทศด้านการจัดการวัสดุคงคลัง เช่น รหัสแท่ง (Barcode) หรือ Radio Frequency Identification (RFID) มาใช้จะช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลวัสดุคงคลังที่มีการเคลื่อนไหวได้อย่างทันที (Real Time) ทำให้ลดโอกาสความผิดพลาดของข้อมูลวัตถุดิบและสินค้าคงคลังลงได้
5. เลือกวิธีการนับสต็อกที่เหมาะสมกับหน่วยงาน เช่น นับตามรอบบัญชีอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง (Periodic Inventory Audit) หรือ การนับแบบหมุนเวียน (Cycle Counting) ซึ่ง Periodic Inventory Audit จะมีข้อเสียเปรียบอยู่หลายอย่าง เช่น การผลิตต้องถูกระงับเพื่อทำการนับสต็อก ใช้แรงงานและเอกสารมากในการตรวจนับ มีโอกาสผิดพลาดสูงเนื่องจากต้องพยายามปรับตัวเลขสต็อกให้ตรงกับบัญชีซึ่งอาจไม่ตรงกับความเป็นจริง ดังนั้นสำหรับโรงงานที่มีจำนวนวัตถุดิบหลาย Stock Keeping Unit (SKU) ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้วิธีการแบบ Cycle Counting เพื่อความแม่นยำและแก้ไขสาเหตุของปัญหาสต็อก

สถานประกอบการในกลุ่มอุตสาหกรรมผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์มีวิธีการจัดการเพื่อเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลสินค้าคงคลังโดยใช้ตัวชี้วัด Inventory Accuracy ในทุกรายการสินค้าและวัตถุดิบ ในระดับ SKU โดยการเปรียบเทียบข้อมูลสต็อกในระบบกับข้อมูลที่ทำการตรวจนับจริงด้วย Cycle Count ซึ่งข้อดี คือ สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับความผิดพลาดของสต็อกได้อย่างทันที สามารถนับสต็อกได้โดยไม่ต้องหยุดการผลิต สามารถขจัดปัญหาที่สาเหตุได้

ตัวอย่างการเปรียบเทียบข้อมูลสินค้าคงคลังของโรงงานผู้ผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้าแห่งหนึ่ง รายละเอียดดังตาราง

ตารางแสดงตัวอย่างการเปรียบเทียบข้อมูลสินค้าคงคลัง นับเมื่อวันที่ 30 ธันวาคม 2553

หมายเหตุ

เกณฑ์ 0% หมายถึง ไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนในข้อมูลเปรียบเทียบ

เกณฑ์ 1% หมายถึง ให้มีความคลาดเคลื่อนของข้อมูลเปรียบเทียบได้ 1%

วิธีการนี้ให้นำข้อมูลการนับสต็อกมาเปรียบเทียบกับข้อมูลในระบบ ณ เวลาเดียวกัน สินค้าหรือวัตถุดิบที่มีข้อมูลตรงกัน ได้ 1 คะแนน ถ้าไม่ตรงจะได้ 0 คะแนน นับจำนวนที่มีสต็อกถูกต้องจากจำนวนชนิดสินค้าทั้งหมด ก็จะสามารถคำนวณ Inventory Accuracy ได้ ดังในตัวอย่าง เกณฑ์ความคลาดเคลื่อน 0% มีข้อมูลที่ถูกต้องเพียง 2 รายการ จากสินค้าทั้งหมด 6 รายการ ดังนั้น Inventory Accuracy = 33%

สถานประกอบการบางแห่ง อนุญาตให้มีความคลาดเคลื่อนของข้อมูลสต็อกแต่ละ SKU ได้ 1% ดังนั้นหากเปรียบเทียบแล้วมีความคลาดเคลื่อนไม่มากกว่า 1% จะได้ 1 คะแนน ถ้ามีความคลาดเคลื่อนมากกว่า 1% จะได้คะแนนเป็น 0 และนำมาคำนวณ Inventory Accuracy ดังในตัวอย่าง เกณฑ์ 1% มีข้อมูลที่มีความคลาดเคลื่อนไม่มากกว่า 1% จำนวน 5 รายการ จากสินค้าทั้งหมด 6 รายการ ดังนั้น Inventory Accuracy = 83%

แต่ละสถานประกอบการเป็นผู้กำหนดเกณฑ์การคำนวณ Inventory Accuracy เอง โดยพิจารณาจากผลกระทบของค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ เช่น ใช้เกณฑ์ 1% แทนที่จะใช้เกณฑ์ 0% ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถจัดลำดับความสำคัญของการแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เนื่องจากกระบวนการสืบค้นเพื่อหาสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของข้อมูลสินค้าคงคลังในแต่ละรายการ อาจใช้เวลานานและเกี่ยวข้องกับบุคลากรจากหลายหน่วยงาน เช่น ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายผลิต ฝ่ายวางแผนการผลิต ฝ่ายบัญชี เป็นต้น

เมื่อสถานประกอบการมีประสบการณ์และทักษะในการสืบค้นหาสาเหตุของปัญหาและมีมาตรการแก้ไขในเบื้องต้นแล้ว สามารถทำให้มีความถูกต้องของข้อมูลสินค้าคงคลัง (Inventory Accuracy) สูงขึ้น สถานประกอบการอาจปรับเปลี่ยนเกณฑ์จาก 1% เป็น 0% ในอนาคตได้ หากต้องการให้การจัดการด้านความถูกต้องข้อมูลสินค้าคงคลังเป็น 100%