CT54 เวลานำ (Lead Time) กับการวางแผน

CT54 เวลานำ (Lead Time) กับการวางแผน

ลิขสิทธิ์ สำนักโลจิสติกส์

กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่

ตัวชี้วัดนี้เป็นตัวชี้วัดที่ทำได้ยาก เนื่องจากต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบ 2 อย่างด้วยกัน คือ ถูกจำนวน และถูกเวลา ปัญหาที่พบส่วนใหญ่ คือ การรับปากลูกค้าว่าจะส่งให้ในวันที่ xx โดยปราศจากข้อมูล และในที่สุดทำให้ไม่สามารถเติมเต็มคำสั่งได้ ทั้งในด้านจำนวน และเวลา แต่สำหรับในบริษัทชั้นนำระดับโลกมีการวัดอีกตัวชี้วัดหนึ่ง ซึ่งยากกว่า DIFOT คือ การตอบสนองคำสั่งซื้อของลูกค้าทุกประการ (Perfect Order) ที่เป็นการวัดความสามารถในการตอบสนองคำสั่งซื้อของลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์ทุกประการ จากความสามารถในการส่งมอบชนิดสินค้าและปริมาณที่ถูกต้อง สินค้าอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ตามที่กำหนด จัดส่งถึงสถานที่ลูกค้ากำหนดภายในเวลาที่ต้องการ พร้อมเอกสารกำกับให้ลูกค้าถูกต้อง ครบถ้วน ทั้งข้อมูลลูกค้า ราคา ปริมาณ

การตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างสมบูรณ์แบบ (Perfect Order) ต้องไม่มีรายการใดนำกลับมาทำซ้ำอีก การวัดความสามารถในการตอบสนองคำสั่งซื้อของลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์ทุกประการหรือไม่ ต้องสามารถตอบสนองได้ทุกปัจจัย ได้แก่

หากไม่สามารถตอบสนองได้ในข้อใดข้อหนึ่งของปัจจัยดังกล่าว จะไม่นับว่าสามารถตอบสนองคำสั่งซื้อได้อย่างสมบูรณ์แบบ และหากต้องการวัดความสามารถในการส่งมอบสินค้าทั้งหมด ให้พิจารณาจากอัตราส่วนของจำนวนคำสั่งซื้อที่สามารถตอบสนองได้อย่างสมบูรณ์แบบเปรียบเทียบกับจำนวนคำสั่งซื้อทั้งหมด เช่น มีคำสั่งซื้อจากลูกค้าทั้งหมด จำนวน 256 คำสั่งซื้อในเดือนกันยายน สถานประกอบการสามารถตอบสนองคำสั่งซื้อได้อย่างสมบูรณ์แบบจำนวนทั้งสิ้น 248 คำสั่งซื้อ ดังนั้น ประสิทธิภาพในการตอบสนองคำสั่งซื้อได้อย่างสมบูรณ์แบบเท่ากับ 248/256 = 98.88% เป็นต้น

ดังนั้น ก่อนที่เราจะทำการรับปากลูกค้า หรือแม้แต่การวางแผน เราจะต้องเริ่มมาจาก

1. การคำนวณเวลานำ (Lead Time) ตามความเป็นจริง

เมื่อมีคำถามกับผู้ประกอบการว่า Lead Time ในการสั่งซื้อวัตถุดิบเป็นเท่าไร บ่อยครั้งได้รับคำตอบเป็นข้อมูลตายตัว เช่น 7 วัน สำหรับการซื้อวัตถุดิบภายในประเทศ และ 60 วัน สำหรับการซื้อวัตถุดิบจากต่างประเทศ และเมื่อถามต่อไปว่าแล้วที่จริงเป็นเท่าไร เจ้าหน้าที่ทั้งฝ่ายแผนและฝ่ายจัดซื้อจะเริ่มไม่แน่ใจ เพราะเคยใช้ข้อมูล Lead Time ที่ 7 วัน กับ 60 วัน มาตลอดตั้งแต่เริ่มทำงานที่โรงงานแห่งนี้ ทั้งนี้เนื่องจากไม่เคยตรวจสอบข้อมูลการส่งมอบวัตถุดิบจากประวัติการสั่งซื้อที่ผ่านมา              

ระยะเวลาการส่งมอบวัตถุดิบเป็นข้อมูลเฉพาะของผู้ขายแต่ละรายและสำหรับวัตถุดิบแต่ละชนิด ตัวอย่างตาราง Lead Time ของวัตถุดิบแต่ละชนิดและจากผู้ขายแต่ละแหล่งดังตาราง

ตารางที่แสดงตารางระยะเวลาส่งมอบวัตถุดิบ

ตารางดังกล่าวเป็นเพียงตัวอย่างวัตถุดิบ 2 ประเภท คือ ประเภท Make to Stock และประเภท Make to Order จากแหล่งต่างๆ 3 แหล่ง ยังมีความแตกต่างของ Lead Time ในแต่ละประเภทเนื่องจากองค์ประกอบของ Lead Time มีรายละเอียดที่แตกต่างกัน สถานประกอบการควรวิเคราะห์รายละเอียดของ Lead Time ดังกล่าวทุกรายการ เพื่อเพิ่มความมั่นใจในการบริหารจัดการเรื่อง Lead Time และสามารถเข้าใจและจัดทำโครงการลด Lead Time ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากจัดทำสถิติของ Lead Time ของวัตถุดิบดังกล่าว ถึงแม้จะเป็นวัตถุดิบชนิดเดียวกัน และถูกส่งมาจากผู้ขายรายเดียวกัน อาจมี Lead Time ไม่เท่ากันในแต่ละคำสั่งซื้อ จึงจำเป็นต้องทำการวิเคราะห์ทางสถิติของ Lead Time เพื่อศึกษาระยะเวลาสูงสุด ต่ำสุด เฉลี่ย และค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน เพื่อนำมาใช้ในการวางแผนการสั่งซื้อ นำมาใช้กำหนดปริมาณวัตถุดิบสำรอง และนำมาจัดทำแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการส่งมอบวัตถุดิบ ตลอดจนแผนการลด Lead Time  

2. การนำระยะเวลานำมาคำนวณร่วมกับเวลาการผลิตและระยะเวลาการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า

ตัวอย่างการวางแผนการผลิตที่มี Lead Time นานๆ ได้แก่ อุตสาหกรรมสิ่งทอและเครื่องนุ่งห่มซึ่งมีขั้นตอนในกระบวนการซัพพลายเชนและการผลิตหลายขั้นตอน และใช้ระยะเวลาแต่ละขั้นตอนค่อนข้างมาก ทั้งนี้ขึ้นกับชนิดของผลิตภัณฑ์และขนาดคำสั่งซื้อของลูกค้า  กระบวนการซัพพลายเชนและการผลิตสิ่งทอและเครื่องนุ่งห่มมีความยืดหยุ่นต่ำ การปรับเปลี่ยนขั้นตอนการผลิตให้รวดเร็วขึ้นทำได้ยากเนื่องจากขั้นตอนต่างๆ ถูกกำหนดแน่นอนและมีความต่อเนื่องกัน ตัวอย่างโรงงานสิ่งทอแห่งหนึ่งอาจมีระยะเวลาในการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้านานถึง 60 วัน โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่การวางแผนซัพพลายเชนและการผลิตตามชนิดของด้าย สี และแบบของผลิตภัณฑ์ตามรายละเอียดที่กำหนดในคำสั่งซื้อของลูกค้า การวางแผนการผลิตต้องวิเคราะห์ตารางการผลิตของเครื่องจักรเพื่อจัดสรรเวลาให้กับคำสั่งซื้อที่เข้ามาใหม่ จากนั้นเริ่มกระบวนการผลิตในขั้นตอนต่างๆ เช่น การกรอด้ายที่เป็นวัตถุดิบ นำด้ายมาฟอกและย้อมสีตามที่กำหนด ผ่านกระบวนการอบ สืบ เตรียมแบบ เตรียมขึ้นเครื่องทอ ทอ ตัด เย็บ ตรวจสอบสอบคุณภาพและแบ่งบรรจุผลิตภัณฑ์ เป็นต้น 

ระยะเวลาส่งมอบให้กับลูกค้า (Customer Order Lead Time) สำหรับการผลิตแบบ Make to Order อาจไม่ใช่ระยะเวลาที่ตายตัวเสมอไป เช่น ฝ่ายขายของสถานประกอบการหลายแห่งยังมองว่าการกำหนด Customer Lead Time ที่เป็นมาตรฐานทำให้เกิดความมั่นใจกับลูกค้าในการตอบรับคำสั่งซื้ออย่างรวดเร็ว บางสถานประกอบการถึงกับตั้งเป็นโปรแกรมมาตรฐานให้ตอบรับลูกค้าทันที เช่น กำหนดการส่งมอบสินค้า 3 สัปดาห์ เมื่อรับคำสั่งจากลูกค้ามาตอนต้นเดือน ระบบจะแจ้งฝ่ายขายทันทีว่าให้แจ้งลูกค้าว่าสามารถส่งสินค้าได้ในราวกลางเดือน เป็นต้น ทั้งที่ในความเป็นจริง ระยะเวลาการผลิตและระยะเวลาการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าประกอบด้วยหลายตัวแปรที่ทำให้ระยะเวลาแต่ละขั้นตอนไม่เท่ากัน ที่สำคัญได้แก่ ระยะเวลารอคอยเครื่องจักรว่างเพราะกำลังผลิตให้คำสั่งซื้อก่อนหน้า ช่วงที่มีคำสั่งซื้อเข้ามากๆ ระยะเวลารอคอยเครื่องว่างจะนานขึ้น นอกจากนี้ยังมีระยะเวลาในการผลิตซึ่งจะแปรผันตามจำนวนที่สั่งและแบบที่ผลิต ดังตัวอย่างตารางจองเครื่องจักรของโรงงานทอผ้าขนหนูแห่งหนึ่งที่แสดงไว้ในตาราง

ตารางแสดงตัวอย่างตารางจองเครื่องจักรของโรงงานสิ่งทอ  

ดังตารางแสดงตัวอย่าง หากมีลูกค้าติดต่อเข้ามาเมื่อวันที่ 24 ธันวาคม 2552 ฝ่ายโรงงานได้ตรวจสอบคำสั่งซื้อที่มีอยู่ในรายการที่ต้องผลิตทั้งหมด 8 รายการ ซึ่งได้ลงเวลาจองเครื่องจักรสำหรับผลิตไว้แล้วดังนี้ เครื่องทอที่หนึ่งถึงวันที่ 5 กุมภาพันธ์ เครื่องทอที่สองถึงวันที่ 17 กุมภาพันธ์ เครื่องทอที่สามถึงวันที่ 31 มกราคม และเครื่องทอที่สี่ถึงวันที่ 23 มกราคม เมื่อพิจารณาจากสถานะของเครื่องทอแต่ละเครื่องแล้ว พบว่าเครื่องทอที่สี่สามารถนำเข้ามารับผลิตคำสั่งซื้อที่เข้ามาใหม่นี้ได้เร็วที่สุด และพิจารณาแล้วเครื่องทอที่สี่สามารถผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อได้ ดังนั้นจึงได้วิเคราะห์ระยะเวลาผลิตด้วยเครื่องทอที่สี่ตามคำสั่งซื้อใหม่นี้ พบว่าจะใช้เวลาผลิตจนถึงวันที่ 7 กุมภาพันธ์ ซึ่งต้องผ่านกระบวนการขั้นสุดท้ายอีก 3 วันและสามารถส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้ในวันที่ 10 กุมภาพันธ์ ซึ่งรวมระยะเวลาส่งมอบสินค้านับจากวันที่พิจารณาแผนดังกล่าว (24 ธันวาคม 2552) จนถึงวันที่กำหนดส่งมอบสินค้า (วันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2553) รวมเป็นเวลาทั้งสิ้น 48 วัน

หากเปรียบเทียบสถานประกอบการที่ฝ่ายขายและฝ่ายผลิตทำแผนการผลิตร่วมกัน โดยมีตารางดังตัวอย่างเพื่อประกอบการตัดสินใจ มีการประสานงานเพื่อตอบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าและกำหนดระยะเวลาส่งมอบสินค้าตามสถานะที่เป็นจริงของโรงงานผลิตดังกล่าว ย่อมมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและมีความมั่นใจในการสื่อสารกับลูกค้าได้ดีกว่า สถานประกอบการที่ฝ่ายขายตั้งมาตรการตายตัวเรื่อง Customer Lead Time ว่าถ้าลูกค้าสั่งสินค้าเข้ามาให้แจ้งว่าใช้เวลาประมาณ 3 สัปดาห์จะได้สินค้า และให้รับปากลูกค้าที่สั่งซื้อเข้ามาเมื่อวันที่ 24 ธันวาคมว่าประมาณกลางเดือนมกราคมจะได้สินค้า จากนั้นจึงแจ้งมายังฝายผลิตมีลูกค้าจะส่งคำสั่งซื้อเข้ามาเพิ่มอีกหนึ่งรายการต้องการสินค้าวันที่ 15 มกราคมให้จัดการให้เรียบร้อยด้วย ฝ่ายผลิตรู้ทันทีว่าทำให้ไม่ทัน การดำเนินการของฝ่ายต่างๆ ที่มีความเข้าใจในคำว่า Lead Time แตกต่างกันดังตัวอย่างนี้ ทำให้เกิดปัญหา ในที่สุดไม่สามารถส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าตามที่ได้รับปากไว้ได้