sc กระบวนการจัดซื้อ
นโยบายการจัดซื้อจัดหาขององค์กรทางธุรกิจ
การกำหนดการจัดซื้อขององค์กรขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานและประเภทของธุรกิจ เช่น นโยบายการจัดซื้อของภาครัฐซึ่งมีคู่มือการจัดซื้อของทางราชการที่เรียกว่า ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการพัสดุ จะมีแนวนโยบายการจัดซื้อที่แตกต่างจากนโยบายการจัดซื้อของภาคธุรกิจ เอกชน กล่าวคือ ภาครัฐจะมีแนวความคิดเกี่ยวกับนโยบายการจัดซื้อโดยมีจุดมุ่งหมายที่เน้นการควบคุม ป้องกันการทุจริตเป็นหลักสำคัญ ดังนั้น จึงมีกฎระเบียบที่มากมายและเข้มงวด สำหรับการจัดซื้อโดยภาคธุรกิจเอกชนมีจุดมุ่งหมายสำคัญเน้นที่ประสิทธิภาพ ความสะดวกรวดเร็ว ประหยัด และสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้
กระบวนการจัดซื้อ การวิเคราะห์บทบาทของฝ่ายจัดซื้อกระทำได้ใน 2 ลักษณะ ได้แก่ การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างระยะเวลาที่ใช้ในงานการจัดซื้อ และการวิเคราะห์ในเชิงปริมาณของกิจกรรมหรือลักษณะงานของฝ่ายจัดซื้อ สำหรับกิจกรรมของกระบวนการจัดซื้อจำแนกออกได้ ดังนี้
1) การรับรู้ความต้องการของหน่วยงาน (Recognition of Need) กิจกรรมประการแรกของกระบวนการจัดซื้อ คือ ต้องทราบถึงความต้องการจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งฝ่ายผลิต ฝ่ายสำนักงาน หรือฝ่ายวิศวกรรมซ่อมบำรุง เพื่อที่จะจัดหาวัสดุหรือสินค้าคงคลังสำรองไว้ใช้งาน อาจเป็นการจัดหาจากภายในองค์กร เช่น จากฝ่ายอื่นที่อยู่ภายใน และจากภายนอก การนำวัสดุออกจากคลังจำเป็นต้องมีการจัดหามาแทนที่ของที่หมดไป (Replenishment) ดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อจึงมีส่วนร่วมในการรับรู้ความต้องการของหน่วยงานในแต่ละระดับ
2) การจัดทำข้อกำหนดความต้องการ (Description of Need) เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับทราบความต้อการจากหน่วยงานแล้ว ก็จะต้องมีบทบาทสำคัญในการจัดทำข้อกำหนดความต้องการเหล่านั้นให้มีความชัดเจนและเป็นที่เข้าใจตรงกันกับผู้ใช้หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร ดังนั้น บุคลากรฝ่ายจัดซื้อซึ่งจะต้องมีความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับรายละเอียดของชนิดและประเภทของวัตถุดิบหรือสินค้าที่ต้องการ เพื่อลดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนอันอาจเกิดผลเสียต่อการดำเนินงานขององค์กร
รูปผังการไหลของงานในขั้นตอนการจัดซื้อจัดหา
3) การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้า (Determination Specifications) การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าเพื่อให้สอดคล้องและเป็นไปตามข้อกำหนดความต้องการของหน่วยงาน เป็นลักษณะของการแจกแจงรายละเอียดปลีกย่อยของสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องการในประเด็นสำคัญ ได้แก่ คุณสมบัติ ราคา ปริมาณ คุณภาพ แหล่งซื้อ และองค์ประกอบที่เป็นรายละเอียดสำหรับผู้ขายหรือผู้จำหน่ายวัตถุดิบใช้สำหรับการพิจารณาและจัดหาตามที่ต้องการ
4) การเลือกแหล่งขายหรือจำหน่ายวัตถุดิบ (Selection of Source) ในการคัดเลือกแหล่งขายหรือจำหน่ายวัตถุดิบสามารถกระทำได้ในหลายลักษณะ เช่น การประกาศให้มีการยื่นซองประมูลประกวดราคาจัดซื้อ การคัดเลือกจากบัญชีรายชื่อที่ได้มีการจัดทำไว้ล่วงหน้า การติดต่อกับผู้ขายรายเดิม การแสวงหาผู้ขายเป็นการเฉพาะโดยฝ่ายจัดซื้อ ซึ่งแต่ละวิธีดังกล่าวฝ่ายจัดซื้อจะทำการคัดเลือกให้เหลือเพียงไม่กี่รายซึ่งผ่านขั้นตอนของกำหนดหลักเกณฑ์ เงื่อนไข คุณสมบัติตามที่องค์กรกำหนดอย่างครบถ้วน หลังจากนั้นก็จะทำการเจรจาต่อรอง สำรวจตรวจสอบแหล่งขายหรือจำหน่ายวัตถุดิบในลักษณะการเยี่ยมชมสถานประกอบการ เพื่อให้ได้ผู้ที่เหมาะสมสำหรับการพิจารณาตัดสินใจต่อไป
5) การพิจาณาข้อเสนอเกี่ยวกับราคา (Pricing) เมื่อได้ทำการคัดเลือกผู้ขายหรือตัวแทนจำหน่ายวัตถุดิบที่มีคุณสมบัติเหมาะสมตามที่ต้องการแล้ว ฝ่ายจัดซื้อก็จะทำการพิจารณาข้อเสนอเกี่ยวกับราคาและรายละเอียดตามที่ได้มีการเสนอ ในการนี้อาจกระทำได้ในหลายลักษณะ เช่น การสำรวจราคาตามที่ระบุไว้ในเอกสารเผยแพร่หรือคู่มือรายการสินค้า (Catalog) การเจรจาต่อรองระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อให้ได้ราคาที่เป็นธรรมรวมทั้งเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยประโยชน์ต่อการจัดซื้อ เช่น หลักเกณฑ์การส่งมอบสินค้า สภาวการณ์ความเคลื่อนไหว ด้านราคาในตลาด ความยืดหยุ่นในการปรับราคาตามความเหมาะสม และวิธีการแจ้งใบเสนอราคา (Quotation) ที่กำหนดเป็นราคามาตรฐานโดยมีแบบฟอร์มมาตรฐาน โดยทั่วไปจะต้องกระทำอย่างเปิดเผยเป็นที่ทราบทั่วกัน ผู้ที่ชนะการประกวดราคาคือ ผู้ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนและเสนอในราคาต่ำที่สุด ในบางกรณีอาจมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขบางประการเพื่อให้ผู้ซื้อได้รับประโยชน์มากที่สุด
6) การออกใบสั่งซื้อ (Ordering) เป็นขั้นตอนที่ผู้ซื้อได้ตกลงเลือกผู้ชายหรือผู้แทนจำหน่ายวัตถุดิบหรือสินค้าเรียบร้อยแล้ว และจะทำการออกใบสั่งซื้อ โดยในใบสั่งซื้อจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับราคา จำนวน วิธีการส่งมอบ วิธีการขนส่ง ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ โดยผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจหน้าที่ โดยมีการจัดทำสำเนาใบสั่งซื้อให้กับหน่วยงานที่อยู่ในกระบวนการจัดซื้อ เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายวัสดุคงคลัง ฝ่ายจัดซื้อ และผู้ขายหรือผู้แทนจำหน่าย หลังจากนั้นก็จะต้องมีการตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าในการสั่งซื้อ การดำเนินการตามตารางการจัดส่งมอบ
7) การรับสินค้าและการชำระเงิน (Receivable and Paying)
นับเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการจัดซื้อ โดยผู้ขายหรือผู้แทนจำหน่ายจะทำการจัดส่งวัตถุดิบมาให้แก่ผู้ซื้อโดยมีใบส่งของ (Invoice) กำกับมาพร้อมกับสินค้าและจะเรียกให้มีการชำระเงินตามที่ระบุไว้ในใบกำกับสินค้า ฝ่ายวัสดุคงคลังก็จะทำการตรวจสอบคุณสมบัติของวัตถุดิบหรือสินค้าว่าเป็นไปตามข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะหรือไม่ พร้อมกับขออนุมัติจ่ายเงินให้กับผู้ขายเมื่อได้มีการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ซึ่งฝ่ายการเงินของผู้ซื้อจะต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องและรายละเอียดทางด้านการเงินเพื่อการอนุมัติต่อไป
--------------------------------------------------------