ข้อมูลที่ "แม่น" การตัดสินใจจะไม่โดน "ยำ"
การตัดสินใจที่ถูกต้องโดยส่วนใหญ่มักจะมีพื้นฐานมาจากการมีข้อมูลที่ดี ตรงกันข้ามในการตัดสินใจที่ไม่ถูกต้องมักจะมาจากข้อมูลที่ไม่ดีหรือมีความไม่ถูกต้องแม่นยำ ซึ่งในการบริหารจัดการคลังสินค้าหรือธุรกิจในปัจจุบันที่มีความชับซ้อน ผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนถูกต้องสำหรับการตัดสินใจ อย่างไรก็ตามข้อมูลที่ครบถ้วนนั้น จะไม่เกิดประโยชน์อันใดเลย หากข้อมูลนั้นเก็บมาไม่ดี และยิ่งจะสูญเสียไปกันใหญ่ถ้าไม่รู้เลยว่าข้อมูลนั้นไม่ดีแล้วยังนำมาวิเคราะห์อีก บางบริษัทไม่มีข้อมูลเพื่อการตัดสินใจเลย บางบริษัทมีข้อมูลแต่ยังเก็บรวบรวมไม่ถูกต้อง หรือบางบริษัทมีข้อมูลเยอะแยะแต่ไม่นำมาวิเคราะห์ตามกระบวนการที่ควรจะเป็น
การตัดสินใจที่ถูกต้องจะต้องวิเคราะห์บนพื้นฐานกำหนดของข้อมูลที่ดี ซึ่งผลจากการวิเคราะห์ก็จะนำไปสู่การตัดสินใจ มาตรการปฏิบัติในการกำหนดมาตรการที่ตรงประเด็นปัญหาและมีความมั่นใจในการนำไปปฏิบัติจริง พร้อมทั้งการประเมินผลการปฏิบัติด้วยว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดหรือไม่การจัดการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจด้านการจัดการคลังสินค้านั้น ควรได้รับการวางแผนและออกแบบที่ดีโดยใช้แนวคิดของการเชื่อมโยงกระบวนการทำงานหลักๆ คือ การรับ การจัดเก็บ การรักษา และการจ่ายในกระบวนการหากต้องการรู้ว่ามีผลการทำงาน ดี หรือไม่ดี จะมีรูปแบบการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ
ในการออกแบบการบันทึกข้อมูลที่ดีตั้งแต่ต้นจะทำให้เรารู้ถึงรายการของข้อมูลที่ต้องการเก็บความลึกของข้อมูลและมอบหมายให้คนที่เกี่ยวข้องได้ เมื่อได้ข้อมูลที่ดีแล้วจะสามารถขยายผลไปถึงประสิทธิภาพในการวางแผน การสื่อสาร และกระบวนการจัดการข้อมูลตลอดกระบวนการ ในขอบเขตงานการบันทึกข้อมูลในกิจกรรมนั้นต้องกระทำในแบบทันที ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ ซึ่งต้องทำการบันทึกทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนสถานที่ Location หรือเปลี่ยนสถานะของ Inventory ความสามารถในการบันทึกข้อมูลแบบทันที ทำให้เกิดระบบข้อมูลที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความมั่นใจในการตัดสินใจ ระบบฐานข้อมูลจะช่วยให้เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นหรือต้องการเปรียบเทียบข้อมูลในอดีต หรือดึงข้อมูลในอดีตมาวิเคราะห์แนวโน้มแล้วกำหนดเป็นแผนงานก็สามารถทำได้ เมื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องแล้วการประมวลผลก็สามารถดำเนินการได้การสั่งการและ Action ในจุดที่ต้องการปรับปรุงพัฒนาต่อ นอกจากนี้ยังต้องการความมีวินัยและความรู้ความเข้าใจในการบันทึกข้อมูลของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง องค์กรต้องมีระบบการพัฒนาบุคลากรที่อยู่ในระดับปฏิบัติงานเหล่านี้ให้สามารถดำเนินการเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
----------------------------------------------------------
ที่มา กองโลจิสติกส์ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม (DIP)