erp รายละเอียดโครงการพัฒนานำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร (TOR ERP)

รายละเอียดโครงการพัฒนานำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร (TOR ERP)

การจัดทำรายละเอียดโครงการ (TOR) มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดระบบ ERP ที่ต้องการ และเพื่อให้ผู้ให้บริการระบบ ERP ทำการระบุว่า ERP ของตนเองสามารถรองรับความต้องการของระบบได้หรือไม่ พร้อมทั้งวิเคราะห์ส่วนที่แตกต่างกันระหว่างความต้องการระบบขององค์กรกับลักษณะหรือคุณสมบัติของระบบ ERP ที่กำลังพิจารณา (GAP Analysis) โดยในกรณีที่ระบบ ERP ไม่สามารถรองรับความต้องการ ควรมีการกำหนดแนวทางในการแก้ไบละป้องกันปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

1) ข้อกำหนดคุณลักษณะระบบ ERP เบื้องต้น ควรต้องประกอบไปด้วย

- อุปกรณ์ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์สำหรับแม่ข่ายและลูกข่าย

- อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยของระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Firewall)

- อุปกรณ์ในการแสดงผลรายงานและจัดพิมพ์ออกจากระบบ

- ระบบ ERP ควรต้องประกอบไปด้วยฟังกชั่นในการทำงานในเรื่องดังนี้

a. ระบบการจัดซื้อจัดหา

b. ระบบการขายและกระจายสินค้า

c. ระบบการจัดการสินค้ำคงคลัง

d. ระบบบริหารจัดการวัสดุ

e. ระบบวางแผนการผลิต

f. ระบบบัญชีและการเงิน

2) ข้อกำหนดคุณลักษณะระบบ ERP ในคุณสมบัติทั่วไปของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ควรต้องประกอบไปด้วย

- มีการเก็บข้อมูลเป็นระบบชุดเดียว ไม่แยกฐานข้อมูลเป็นแต่ละส่วนงาน และสามารถจัดการเรียกใช้ฐานข้อมูลได้โดยถูกต้องตรงกันทุกจุด

- สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานที่เปลี่ยนไปขององค์กรได้ โดยไม่ต้องทำการวางระบบใหม่ และระบบต้องมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานได้

- ระบบ ERP รองรับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องทำการลบทิ้งรายการเดิม แต่ยังสามารถคงข้อมูลไว้เพื่อการตรวจสอบได้

- สามารถเรียกดูรายการได้ในระบบ โดยไม่ต้องทำการโอนข้อมูลก่อนการดู 

- ระบบ ERP สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงของรูปแบบเอกสารที่ต้องการพิมพ์ได้โดยไม่ต้องทำการวางระบบหรือต้องเพิ่มเติม

- ระบบ ERP สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบรายงานที่จัดทำจากระบบได้ โดยไม่ต้องทำการวางระบบหรือจัดจ้างเพิ่มเติม สามารถรองรับการเปิดใช้งานหัวข้อเดียวกันได้หลายหน้าจอ (Multi Windows)

- ระบบ ERP สามารถเปิดหน้าจอช่วยเหลือ (Help) ได้ และมี Online Help คอยสนับสนุนการทำงานของผู้ใช้งาน

- ระบบ ERP สามารถดึงรายการหรือรายงานออกไปเป็น MS Word, MS Excel, Acrobat หรือโปรแกรมพื้นฐานในการทำงานได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเสริมอื่น ๆ

- ระบบ ERP สามารถเชื่อมต่อกับ Microsoft Outlook เพื่อส่งเมล์ให้แก่ผู้ใช้งานและผู้อนุมัติในระบบได้ 

- สามารถทำงานโดยใช้ฐานข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน เช่น SQL หรือ Oracle

- ระบบ ERP สามารถรองรับการขยายตัวของระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารและเชื่อมโยงข้อมูลการปฏิบัติการไปสู่ภาพรวมได้

- ผู้ใช้งานสามารถปรับเปลี่ยนหนกอของตนเพื่อให้เหมาะสมกับผู้ใช้แต่ละคนได้ (User Menu)

- ระบบหลักของทุกเมนูสามารถรองรับการแนบไฟล็อกสารได้หลายรูปแบบไว้กับการบันทึกรายการในแต่ละครั้ง

- ระบบ ERP มีการบำรุงรักษาระบบ (Maintenance) และสามารถติดตั้งระบบ ERP รุ่นใหม่ (Update) ได้โดยมีค่าใช้จ่ายต่อปีตามที่กำหนด

3) ข้อกำหนดคุณลักษณะระบบ ERP ในคุณสมบัติด้านการจัดซื้อจัดหา ควรต้องประกอบไปด้วย

- ระบบสามารถรองรับการจัดทำใบขอซื้อได้

- ระบบสามารถรองรับการจัดการค้นงบประมาณ เมื่อมีการสั่งซื้อจะตรวจสอบวงเงินงบประมาณ หากมีการสั่งซื้อเกินวงเงินงบประมาณต้องทำขอการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

- ระบบสามารถพิมพ์เอกสารการสั่งซื้อโดยแนบรูปภาพในเอกสารได้

- ระบบการสั่งซื้อสามารถกำหนดการอนุมัติเป็นลำดับขั้นได้

4) ตัวอย่างคุณลักษณะด้านการขายและกระจายสินค้า 

1. ระบบสามารถรองรับการทำใบเสนอราคาและเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงใบเสนอราคาได้

2. ระบบสามารถกำหนดการอนุมัติเมื่อมีการเสนอราคาโดยให้ส่วนลดต่ำกว่าที่กำหนดได้

3. ระบบกำหนดให้ผู้ใช้งานต้องใช้ราคาขายทางระบบโดยไม่สามารถทำการแก้ไขราคาขายได้ นอกจากการแก้ไขโดยผู้มีอำนาจ

4. ระบบสามารถกำหนดห้ามพนักงานขายทราบและเข้าถึงราคาซื้อหรือราคาต้นทุนที่แท้จริงได้

5. ระบบสามารถออกรายงานการขายตามกลุ่มลูกค้า กลุ่มผลิตภัณท์ และพนักงานขายตามแต่ละช่วงเวลาได้

6. ระบบรองรับการขายเป็นโครงการและการบันทึกรายได้ตามแต่ละโครงการได้

5) ตัวอย่างคุณลักษณะด้านการจัดการสินค้าคงคลัง

1. ระบบรองรับการบันทึกจำนวนสินค้ำได้มากกว่า 1 คลัง

2. ระบบสามารถตรวาสอบรายการเคลื่อนไหวของสินด้โดยไม่แสดงต้นทุนได้

3. ระบบสามารถกำหนดวิธีการได้มา รวมทั้งระยะเวลาในการได้มาของสินค้าได้

4. ระบบสามารถแนบรูปของสินค้าในรายการสินค้าหลักได้

5. ระบบสามารถทำการตรวจสอบและตรวจนับจำนวนสินค้าเมื่อถึงรอบระยะเวลาได้

6. ระบบสามารถทำการเตือนเมื่อถึงกำหนดจำนวนนับสินค้าขั้นต่ำในแต่ละคลังสินค้าได้

6) ตัวอย่างคุณลักษณะด้านการจัดการวัสดุ

1. ระบบสามารถเก็บข้อมูลประมาณการการใช้วัตถุดิบได้

2. ระบบสามารถประมาณการเพื่อวางแผนความต้องการใช้วัสดุ (Material Requirements Planning; MRP) ได้

3. ระบบสามารถทำการสร้างเอกสารสั่งซื้อหรือสั่งผลิตเมื่อวัตถุดิบไม่เพียงพอได้โดยอัตโนมัติ

4. ระบบสามารถรวบรวมคำสั่งขายเพื่อประมาณการการใช้วัตถุดิบ พร้อมทั้งคำนวณจำนวนสินค้าขั้นต่ำได้

7) ตัวอย่างคุณลักษณะด้านการวางแผนการผลิต

1. ระบบสามารถบันทึกรายการสูตรการผลิตและเรียกใช้งานได้

2. ระบบสามารถแก้ไขรายการสูตรการผลิตเมื่อมีการผลิตจริงได้

3. ระบบสามารถบันทึกรายการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตมากกว่าที่กำหนดไว้ในสูตรการผลิตได้

4. ระบบสามารถรับสินค้าที่ได้จากการผลิตโดยมีจำนวนมากกว่าที่กำหนดไว้ในสูตรการผลิตได้

5. ระบบสามารถอ้างอิงถึงการผลิตกับเอกสารการขายได้ในกรณีที่เป็นการผลิตตามคำสั่งขาย (Made to Order)

6. ระบบสามารถกำหนดการรับสินค้าและเบิกวัตถุดิบเป็นรุ่น (Bach) หรือชุด (Serial) ได้

7. ระบบสามารถแสดงรายงานการผลิตและการใช้วัตถุดิบในเต่ละใบสั่งผลิตได้

8) ตัวอย่างคุณลักษณะด้านบัญชีและการเงิน

1. ระบบสามารถรองรับการพิมพ์รายงานทางบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีทั่วไป

2. ระบบสามารถเก็บบันทึกรายการทางบัญชีเมื่อมีการซื้อขายหรือปรับปรุงรายการค่าง ๆ ในระบบโดยอัตโนมัติ และจะไม่สามารถทำการโอนหรือเปลี่ยนแปลงรายการ โดยไร้ร่องรอยเมื่อบันทึกบัญชีแล้ว

3. ระบบสามารถปรับเปลี่ยน แก้ไข เพิ่มเติม รหัสบัญชีได้โดยผู้ใช้งาน

4. ระบบสามารถออกแบบรายงานทางบัญชี เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน หรืองบทดลองได้โดยผู้ใช้งาน

5. ระบบรองรับการพิมพ์เอกสารเพื่อทำการนำส่งภาษีซื้อ ภาษีขายและกาษีหัก ณ ที่จ่าย

6. ระบบสามารถบันทึกรายการทางภาษีได้โดยอัตโนมัติ และทำการแก้ไขจำนวนเงินภายหลังเมื่อมีการบันทึกบัญชีเล้ว

7. ระบบสามารถทำการรองรับการรับงินหรือการจ่ายเงินมากกว่า 4 แบบ ในแต่ละครั้ง เช่น รับเงินสุด พร้อมเงินโอน พร้อมบัตรเครดิต และมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย

8. ระบบสามารถจัดพิมพ์เช็คได้ โดยไม่ต้องทำการคีย์ใหม่

9. ระบบสามารถตรวจสอบและทำการกระทบยอดเงินฝากในระบบได้