วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ตอน 2/4 การค้นหาปัญหาและจัดทำแผนงาน (Problem Recognition) เพื่อพัฒนาระบบงานในองค์กร

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ตอน 2/4

การค้นหาปัญหาและจัดทำแผนงาน (Problem Recognition) เพื่อพัฒนาระบบงานในองค์กร

เกียรติพงษ์  อุดมธนะธีระ

นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการพิเศษ สำนักโลจิสติกส์

ที่มา http://logistics.go.th/index.php/en/news-article/bol-article/9542-60lof40-6

ในฉบับที่ผ่านมา (link) เรากล่าวถึง วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle: SDLC) จำนวน 7 ขั้นตอน อย่างคร่าวๆ ซึ่งเป็นการพัฒนาองค์กรโดยนำแนวคิดเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในงานองค์กร เพื่อช่วยให้การดำเนินงานเกิดประสิทธิภาพพร้อมเข้าสู่ยุค 4.0 ทั้งนี้ การจัดการที่ดีต้องมีแนวทางและขั้นตอนในการพัฒนาระบบงานที่ชัดเจน ต้องสามารถควบคุมระยะเวลาการทำงาน สามารถติดตามผลงานได้ง่าย และอยู่ในงบประมาณที่เหมาะสม ฉบับนี้จะพูดถึงรายละเอียดการพัฒนาระบบในขั้นตอนแรก ดังนี้

SDLC ขั้นตอนระยะที่ 1 การค้นหาปัญหาและจัดทำแผนงาน (Problem Recognition) เป็นการหาความต้องการขององค์กร ซึ่งเป็นกิจกรรมที่สำคัญ ใช้กำหนดเป้าหมายในแผนงานให้ชัดเจน เริ่มจากการรวบรวมข้อมูลปัญหาความต้องการที่มีในองค์กรทั้งหมด แล้วนำมาจำแนกจัดกลุ่มและจัดลำดับความสำคัญ มองหาแนวทางวิธีการปรับปรุงแก้ไข โดยควรเลือกใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรมเข้ามาช่วย เมื่อข้อมูลพร้อมจึงคัดเลือกงานที่จำเป็นมาทำโครงการก่อน โดยงานที่จะพัฒนานั้นต้องสามารถแก้ปัญหาที่มีและให้ผลประโยชน์กับองค์กรมากที่สุด การดำเนินกิจกรรมในระยะนี้ ได้แก่

- จัดตั้งคณะกรรมการพิจารณาและคัดเลือก โดยมีบทบาทในการกำหนดกลยุทธ์ และแผนงาน ไปจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการโดยต้องติดตามความก้าวหน้าของโครงการและปัญหาที่เกิดขึ้น คณะกรรมการประกอบด้วย ผู้บริหารที่มีอำนาจตัดสินใจในองค์กรเป็นประธาน และผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในองค์กร

- จัดตั้งคณะทำงานพัฒนาระบบ เป็นทีมหลักดำเนินงานกิจกรรมพัฒนาระบบทั้งหมด มีหน้าที่รวบรวมและจัดทำข้อมูลนำเสนอคณะกรรมการพิจารณา การดำเนินงานประกอบด้วย การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลปัญหาและความต้องการที่มีทั้งในองค์กรและจากภายนอก โดยนำข้อมูลที่ได้มาจำแนกเป็นกลุ่มเพื่อง่ายต่อการแก้ปัญหา และจัดลำดับความสำคัญโดยอาจแบ่งกลุ่มเป็น ABC เช่น A เป็นเรื่องสำคัญมากควรทำก่อน ไปจนถึง C เรื่องที่ควรทำแต่อาจรอได้หรือเป็นแผนอยู่ในระยะต่อไป เป็นต้น

- ดำเนินการจัดทำแผนโครงการพัฒนาระบบ เมื่อได้รับการอนุมัติทำโครงการ คณะทำงานก็จะเริ่มดำเนินงานโดยการกำหนดแนวทางการทำงานของโครงการ กำหนดกลยุทธ์ เป้าหมาย และผลลัพธ์ที่คาดหวังให้มีความชัดเจนเป็นรูปธรรม จัดตั้งทีมงานดูแลโครงการ กำหนดผังโครงสร้างทีมงานและหน้าที่รับผิดชอบ โดยต้องคำนึงถึงความรู้ความสามารถของพนักงานมากกว่าตำแหน่ง ประกอบด้วยตัวแทนจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่ระดับปฏิบัติงานจนถึงบริหาร

- การศึกษากระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เพื่อจัดทำแผน แบ่งเป็นขั้นตอนการศึกษากระบวนการทางธุรกิจที่มีการดำเนินการในปัจจุบัน (Business Process As Is) ได้แก่ ขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจ การเชื่อมโยงของกิจกรรมในธุรกิจ (Supply Chain) และการส่งข้อมูลในงานองค์กร (Data Flow) จากนั้นนำมาวางแผนแนวทางกระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ (Business Process To Be)โดยเน้นการแก้ปัญหาความต้องการที่มีให้ครบ ซึ่งอาจยังไม่ชัดเจน แต่ควรมีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อการทำงานในขั้นตอนต่อไปจะได้อ้างอิง และทำตามเป้าหมายได้ถูกต้อง ทั้งนี้ จำเป็นต้องมีบุคลากรที่มีความคุ้นเคยกับกระบวนการทางธุรกิจมาร่วมแนะนำและประสานงานด้วยทุกครั้ง

- จัดทำรายละเอียดโครงการแผนพัฒนาระบบ (TOR) เป็นการเตรียมเอกสารกำหนดขอบเขต และรายละเอียดของภารกิจ เรียกว่า TOR (Terms of Reference) ประกอบด้วย ที่มาของปัญหา วัตถุประสงค์ เป้าหมาย รูปแบบขั้นตอนการทำงาน งบประมาณ ระยะเวลา การวัดผลความสำเร็จแต่ละขั้นตอน และผู้รับผิดชอบ โดยจะต้องกำหนดให้มีรายละเอียดครอบคลุมมีความชัดเจนเป็นรูปธรรม และใช้สิ่งที่ได้ในขั้นตอนนี้ไปเป็นแผนงานขั้นต่อไป

กิจกรรมในขั้นตอนนี้ถือได้ว่ามีความสำคัญมาก เพราะถือเป็นร่างพิมพ์เขียวที่ใช้ในการออกแบบการพัฒนาต่อไป การดำเนินการในขั้นตอนนี้หากเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไข จะสามารถแก้ไขปรับปรุงได้ในค่าใช้จ่ายที่ถูกสุด เนื่องจากเป็นเพียงขั้นตอนของแนวคิดเท่านั้น แต่จะพบว่าปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เกิดความล้มเหลวในการพัฒนานำระบบมาใช้ เนื่องจากการขาดความรู้ความเข้าใจ และไม่ได้มีการจัดทำในขั้นตอนนี้ดีเพียงพอ เมื่อทำในขั้นตอนอื่นต่อไปมักเกิดปัญหาต่อเนื่อง ดังนั้น ทุกองค์กรควรต้องมีการวางแผนการดำเนินงานในขั้นตอนนี้ให้พร้อม จะช่วยให้การทำงานต่อๆ ไปมีประสิทธิภาพสูงสุด ในฉบับต่อไปพบกับขั้นตอนระยะที่ 2 การศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) ของการพัฒนานำระบบมาใช้ เพื่อเสนอผู้บริหารอนุมัติต่อไป

ภาพแสดงปริมาณงานและมูลค่าการใช้จ่าย ที่ต้องใช้ในการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนการพัฒนาระบบ จะพบว่ายิ่งปล่อยให้เกิดปัญหาเข้าในขั้นตอนที่สูงขึ้นมากเท่าไร ก็จะมีปริมาณงานที่ต้องแก้ไขมากขึ้นและมีใช้ค่าใช้จ่ายที่สูงมากขึ้นตามไปด้วย