วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ตอน 3/4 การศึกษาความเหมาะสม การออกแบบแผนงาน และการคัดเลือกผู้ดำเนินโครงการ (Feasibility Study)

เกียรติพงษ์  อุดมธนะธีระ

นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการพิเศษ สำนักโลจิสติกส์

ที่มา http://logistics.go.th/en/news-article/bol-article/9570-60lof41-feasibility-study

ในฉบับที่ผ่านมา (Link) เรากล่าวถึง การค้นหาปัญหาและจัดทำแผนงาน (Problem Recognition) ซึ่งเป็นขั้นตอนเริ่มต้นของ วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle: SDLC) จากกิจกรรมดังกล่าวจะได้กิจกรรมที่จะทำการพัฒนาโดยมีวัตถุประสงค์เป้าหมายความต้องการแล้ว ในขั้นนี้จะเป็นการนำปัญหาที่เลือกมาพัฒนาให้เป็นระบบงานใหม่ โดยจะเป็นการจัดทำแผนงานโครงการและหาผู้มารับผิดชอบในงานระยะต่อไป

ขั้นตอนระยะที่ 2 การศึกษาความเหมาะสม การออกแบบแผนงาน และการคัดเลือกผู้ดำเนินโครงการ (Feasibility Study) เริ่มจัดทำแผนงานโครงการจากปัญหาที่เลือกมาทำการศึกษาหาความเหมาะสมและความเป็นไปได้ การทำงานในขั้นตอนนี้ควรประเมินความคุ้มค่าด้านต่างๆ ในกรณีที่มีการดำเนินงานตามโครงการ ให้ครอบคลุมในทุกด้าน เช่น ค่าใช้จ่าย (Cost) ช่วงเวลา (Time) และประสิทธิภาพที่จะได้จากการพัฒนาระบบใหม่ โดยการดำเนินกิจกรรมในระยะนี้ประกอบด้วย

- จัดตั้งคณะกรรมการโครงการ ควรตั้งจากผู้บริหารที่มีอำนาจตัดสินใจ เพื่อให้คำปรึกษาและกำกับดูแลการดำเนินงานโครงการ เพื่อทำหน้าที่กำหนดนโยบายแนวทางการทำงาน คัดเลือกผู้รับผิดชอบงาน ติดตามความก้าวหน้าของโครงการ และช่วยแก้ไขปัญหาตั้งแต่เริ่มโครงการไปจนกระทั่งสิ้นสุด

- จัดตั้งคณะที่ปรึกษาโครงการ ควรจัดตั้งบุคคลภายนอกที่มีความชำนาญในเรื่องที่จะทำ และต้องไม่ได้เกี่ยวข้องทั้งกับองค์กรหรือผู้รับผิดชอบโครงการ เพื่อเป็นคนกลางช่วยให้คำปรึกษาแนะนำการดำเนินงานโครงการ กรณีที่มีข้อสงสัยหรือขัดแย้งในงาน

- จัดตั้งคณะทำงานโครงการ เพื่อเป็นผู้ดูแลรับผิดชอบการทำงานในโครงการ มีหน้าที่ศึกษา รวบรวม จัดทำข้อมูลนำเสนอ ประสานงานผู้เกี่ยวข้อง ร่วมคัดเลือกผู้รับผิดชอบงาน และดำเนินงานอื่นที่เกี่ยวข้องเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์โครงการ โดยมีหน้าที่รับผิดชอบงาน ดังนี้

-- จัดทำแผนงานโครงการ โดยกำหนดความต้องการที่มี เป้าหมายผลลัพธ์ที่คาดหวัง กลยุทธ์และแนวทางการทำงาน ให้มีความชัดเจนเป็นรูปธรรม กำหนดผังโครงสร้างทีมงาน งบประมาณ และระยะ

-- จัดทำรายละเอียดข้อเสนอโครงการ (TOR) ประกอบด้วย แผนงานโครงการ ที่มาความสำคัญของปัญหา วัตถุประสงค์ ความคาดหวัง รูปแบบขั้นตอนการทำงาน งบประมาณ ระยะเวลา การวัดผลความสำเร็จ และผู้รับผิดชอบ ให้ละเอียดครอบคลุมชัดเจนเป็นรูปธรรม จะนำมาใช้เป็นแผนในการดำเนินงานเองหรือใช้จัดส่งให้บริษัทที่เกี่ยวข้องมาเสนอรับทำต่อไป

-- จัดทำข้อกำหนดความต้องการเฉพาะ ในกรณีโครงการมีงานเฉพาะด้าน เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เครื่องมือ เครื่องจักร ฯลฯ ควรจัดทำรายละเอียดข้อกำหนดความต้องการเฉพาะ เช่น คุณสมบัติซอฟต์แวร์ ประเภทฮาร์ดแวร์ และแนวทางการประเมินคัดเลือกผู้ดำเนินโครงการ เพื่อส่งให้บริษัทที่เกี่ยวข้องเสนอความสามารถและแนวทางพัฒนามาด้วย

-- การประมาณการมูลค่าของการลงทุนและผลตอบแทนที่จะได้รับกลับคืน (ROI) โดยคิดในส่วนของค่าใช้จ่ายที่มีทั้งหมดรวมระยะเวลาที่จะต้องเสียไปในโครงการ เพื่อดูว่าควรจะใช้งบประมาณเท่าไร มีความคุ้มค่ากับการผลประโยชน์ที่ได้รับกลับคืนหรือไม่

-- ดำเนินการพิจารณาคัดเลือกผู้รับผิดชอบ จากแผนงานการดำเนินโครงการต้องเลือกว่าจะให้ใครเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ จะดำเนินการเองโดยทีมงานในองค์กรหรือจะใช้ทีมงานจากบริษัทภายนอก หากใช้บริษัทภายนอกก็ต้องมีการคัดเลือกผู้เข้ามาดำเนินงานโครงการ โดยให้คณะกรรมการและคณะทำงานร่วมกันพิจารณาคัดเลือก ในที่นี้อาจขอคำแนะนำจากคณะที่ปรึกษาในเรื่องที่เฉพาะเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจได้

-- การทำสัญญาและการตกลง เมื่อคัดเลือกผู้เข้ามาดำเนินงานโครงการได้แล้ว ก็จะมีการพูดคุยปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานร่วมกันในช่วงที่มีการเซ็นสัญญา โดยปรับแนวคิดและช่องว่างในงานที่มีให้เกิดผลงานครอบคลุม และมีขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน ขั้นตอนนี้ต้องทำข้อตกลงที่ชัดเจนให้เสร็จก่อนลงมือเซ็นสัญญา

ในขั้นตอนนี้ควรกำหนดรายละเอียดให้ครอบคลุม 5 เรื่องที่สำคัญ คือ เงิน (Money) การจัดการ (Management) เครื่องมือหรืออุปกรณ์ (Machine) ทรัพยากรวัตถุดิบ (Material) และบุคลากร (Man) ความสำคัญของการทำงานในขั้นตอนนี้ จะเป็นการวางแผนงานการกำหนดแนวทางการทำงาน และการคัดเลือกผู้ที่จะมาดูแลรับผิดชอบงาน ซึ่งต้องพิจารณาข้อมูลที่จะทำให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด ควรต้องมีการศึกษาในขั้นตอนนี้ให้ดีที่สุด ออกแบบแผนงานให้ครอบคลุมตรงตามเป้าประสงค์ มีระยะเวลาการทำงานที่ชัดเจนเหมาะสม และสามารถตรวจสอบผลงานได้ตลอดทุกขั้นตอน โดยสิ่งที่สำคัญอีกเรื่องในขั้นตอนนี้ คือ การคัดเลือกผู้รับผิดชอบโครงการให้เหมาะสม หากมีการใช้ทีมงานรับจ้างจากภายนอกควรมีการกำหนดแผนการคัดเลือกให้ดี มีข้อกำหนดพิจารณาที่ละเอียดชัดเจน เปรียบเทียบกับหลายๆ แห่งไม่ควรเร่งรีบตัดสินใจเพื่อให้ได้ผู้รับผิดชอบงานที่ดี หากได้ผู้รับผิดชอบงานที่ไม่เหมาะสมอาจมีผลกระทบถึงความสำเร็จของโครงการได้ และเมื่อได้แผนงานและผู้รับผิดชอบพร้อมแล้วในขั้นต่อไปเราก็จะเริ่มดำเนินการเข้าสู่การพัฒนาระบบตามแผนงานโครงการ