วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ตอน 4/4
การติดตั้งระบบใช้งานและการพัฒนาข้อมูลเพื่อผู้บริหาร
เกียรติพงษ์ อุดมธนะธีระ
นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการพิเศษ กองโลจิสติกส์
ในวารสาร Logistics Forum ฉบับที่ 40-42 เราได้กล่าวถึงการทำงานเพื่อติดตั้งโปรแกรมสารสนเทศในงานธุรกิจ โดยดำเนินการตามขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ซึ่งได้กล่าวไปแล้ว 5 ขั้นตอน นับเป็นช่วงที่องค์กรควรดำเนินการให้ดี ทดสอบการทำงานของระบบที่ได้พัฒนามาใหม่ให้เรียบร้อย จนมั่นใจได้ว่าระบบที่พัฒนานั้นจะสามารถทดแทนการทำงานแบบเดิมได้จริง ไม่เกิดปัญหา หากพบปัญหาต้องรีบทำการแก้ไขให้เรียบร้อย และทดสอบระบบใหม่จนได้ระบบที่สมบูรณ์ จากนั้นเราจึงจะเข้าสู่ระยะสุดท้าย ได้แก่
ขั้นตอนระยะที่ 6 การติดตั้งใช้งานระบบ (Implementation) ระยะนี้จะเป็นขั้นตอนที่นำเอาระบบที่พัฒนาจนสมบูรณ์ ผ่านการทดลองใช้งานจนมั่นใจว่าจะสามารถใช้แทนการทำงานระบบเดิมได้ มาทำการติดตั้ง (Installation) และเริ่มใช้งานจริง ในระยะแรกอาจมีการทำงานแบบคู่ขนานทั้งระบบงานแบบเดิมคู่ขนานไปกับระบบงานใหม่สักระยะ โดยกำหนดช่วงเวลาที่จะทำงานคู่ขนานที่ชัดเจน เมื่อพบว่าไม่มีปัญหาในงานจริง ก็จะต้องหยุดงานในระบบเดิมทั้งหมด มาทำงานในระบบใหม่หรือที่เรียกกันว่า Go Live ซึ่งควรกำหนดระยะเวลาและการใช้งานเต็มระบบเป็นตัวชี้วัด (KPI) ของงานโครงการนี้ด้วย และในระหว่างนี้จะต้องมีการติดตามตรวจสอบการทำงาน พยายามหาข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดและปัญหาอุปสรรคที่มีมาทำการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง
ในส่วนนี้นอกจากการติดตั้งระบบใช้งานแล้ว ทีมงานยังต้องมีการจัดเตรียมสนับสนุนส่งเสริมการใช้งานระบบเพื่อให้ผู้ใช้ใหม่สามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งควรมีการจัดทำหลักสูตรฝึกอบรมผู้ใช้งาน (Training) จัดทำเอกสารประกอบการใช้งานระบบ (Documentation) และกำหนดแผนการบริการให้ความช่วยเหลือ (Support) ในกรณีที่เกิดปัญหา อาจมีการจัดทีมพี่เลี้ยงคอยประกบผู้ใช้ใหม่สำหรับบางระบบงานในระยะแรก เพื่อให้ผู้ใช้ที่ยังไม่คุ้นเคยกับการทำงานระบบใหม่สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง หากมีการแก้ไขปรับปรุงและติดตั้งระบบที่มีการแก้ไขปัญหา (Bug) จะต้องรีบทำการฝึกอบรมการใช้งานระบบให้แก่ผู้ใช้งานเพื่อสร้างความพึงพอใจแก่ผู้ใช้
ขั้นตอนระยะที่ 7 การติดตามการทำงานและซ่อมบำรุงระบบ (System Maintenance) เป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เพื่อติดตามผลการทำงานหลังจากระบบงานใหม่ผ่านการ Go Live ไปแล้ว องค์กรส่วนใหญ่จะถือว่าสิ้นสุดโครงการพัฒนาระบบใหม่ในระยะดังกล่าว มักจะยกเลิกคณะทำงานไปเลย ทำให้ระบบไม่เกิดการพัฒนาต่อไปได้อีก จึงควรมีระยะที่ 7 โดยตั้งคณะทำงานเพื่อมาคอยติดตามตรวจสอบการทำงาน เฝ้าระวังปัญหาจากการใช้งานในระบบใหม่ต่อไป เพราะในการทำงานจริง ผู้ใช้งานอาจพบปัญหาในภายหลัง เช่น ปัญหาที่มีเนื่องจากระบบงานที่มีการปรับเปลี่ยนในภายหลัง ปัญหาเนื่องจากความไม่คุ้นเคยของผู้ใช้งานกับระบบ เป็นต้น ควรมีการกำหนดแผนในการติดตามระบบประเมินผลเก็บรวบรวม และสรุปวิเคราะห์ข้อมูลจากการทำงานอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะเรื่องที่เกิดจากการร้องขอให้ปรับปรุงระบบจากผู้ใช้นำมาเสนอผู้ดูแลระบบเพื่อทำการปรับปรุงออกแบบการทำงานต่อไป
การที่องค์กรทำตามแนวทางวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle: SDLC) จะช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ และสามารถควบคุมระยะเวลาและงบประมาณได้ง่าย โดยควรมีทีมงานที่ติดตามผลงาน รวมทั้งหาวิธีการปรับปรุงปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง อาจทำซ้ำวนในเรื่องดังกล่าวเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามแนวคิดวงจร PDCA หรือจะเลือกหาเรื่องใหม่มาดำเนินการพัฒนาต่อไปก็สามารถทำได้ ที่สำคัญสถานประกอบการในภาคอุตสาหกรรมต้องเริ่มพัฒนาตัวเองโดยการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ทั้งในส่วนที่เป็นระบบโปรแกรมประยุกต์ (Software) หรืออุปกรณ์เครื่องมือ (Hardware) มาใช้ช่วยในงานด้านโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน เพื่อพัฒนาขีดความสามารถของตนสามารถจัดการข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบในด้านการแข่งขันการให้บริการที่เหนือกว่าคู่แข่ง มีการสนองตอบในเวลาที่รวดเร็ว และเป็นผู้นำด้านต้นทุนจากการลดต้นทุนด้านโลจิสติกส์ลง และยังเป็นการยกระดับองค์กรให้สามารถเข้าสู่การแข่งขันในระดับสากลได้ต่อไป
ที่มา http://www.logistics.go.th/en/news-article/bol-article/9617-60lof43
----------------------------------------
บทความในชุดวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) มี 4 ตอน
วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ตอน 1/4
----------------------------------------