CT51 ติดตั้งระบบ Paperless สำนักงานอย่างง่าย กับการเพิ่มความสามารถในการแข่งให้กับองค์กร: กรณีศึกษา AP Group Setting-Up Simple Paperless Office System Increasing Competitiveness: Case Study AP Group
ลิขสิทธิ์ © พ.ศ.2551 กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ผู้เขียน ดร. พงษ์ธนา วณิชย์กอบจินดา
ความสำคัญของ Paperless ในองค์กร
ในระบบโครงสร้างของต้นทุนโลจิสติกส์ที่ประกอบไปด้วยต้นทุนการขนส่งและกระจายสินค้า (Transportation) ต้นทุนคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง (Warehouse & Inventory) และต้นทุนด้านการบริหารจัดการ (Administration) ซึ่งต้นทุนดังกล่าวพบว่ามีอัตราส่วนถึงประมาณ 19% ต่อ GDP[1] โดยแบ่งเป็นต้นทุนด้าน Transportation และ Warehouse & Inventory อย่างละประมาณ 5 – 8 % โดยขึ้นอยู่กับความสามารถในการบริหารจัดการ และสุดท้ายคือต้นทุน Administration หรือ ต้นทุนในด้านบริหารจัดการอีกประมาณ 2 – 4% อย่างไรก็ตามในการบริหารจัดการโลจิสติกส์นี้ ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญไปที่การบริหารการขนส่ง และ การบริหารจัดการคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง อย่างไรก็ตามใน 2 ส่วนแรก ผู้ประกอบการในยุคปัจจุบันโดยเฉพาะในยุคน้ำมันแพงนั้นสามารถมีกลยุทธ์ในการบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อย่างไรก็ตามหากพิจารณาต้นทุนในด้านการบริหารจัดการในองค์ ”Administration Cost” ที่มีสัดส่วนเพียงแค่ 2 – 4% ถึงแม้ต้นทุนในส่วนนี้จะมีปริมาณน้อยแต่เป็นต้นที่ทำสามารถสร้างมูลค่าได้อย่างมหาศาลและอาจมากกว่าต้นทุนด้านอื่น ๆ ของการจัดการโลจิสติกส์ ดังเช่นตามที่ World Bank กล่าวว่า ”ในระดับธุรกิจนั้นพบว่า หากบริษัทสามารถลดต้นทุนลงได้ 1% จะสามารถทำให้ส่วนแบ่งทางการตลาดเพิ่มขึ้นได้ถึง 5%”[2] หากนำหลักการของ World Bank ดังกล่าวเข้ามาประยุกต์ใช้กับการจัดการกับระบบ Administration โดยเฉพาะการจัดการและควบคุมเอกสาร ซึ่งเป็นกิจกรรมใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลืองทั้งในด้านทรัพยากรบุคคล และวัสดุสิ้นเปลือง รวมถึงต้นทุนทางด้านเวลา ซึ่งหากผู้ประกอบการสามารถลดต้นทุนด้านนี้ลงได้จะสามารถลดต้นทุนขององค์กรลงได้ และเพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาดได้ดังที่ World Bank กล่าวไว้
กรณีศึกษาการทำระบบ Paperless อย่างง่ายของ บริษัท AP GROUP
AP Group เป็นกลุ่มบริษัทขนาด SME ที่ประกอบไปด้วย AP Construction & Infrastructure Management (APCIM) เป็นบริษัทก่อสร้างในลักษณะ Turnkey Construction, AP Real Estate Management (APREM), AP Interior Design (APID) และ AP Trading (APT) ซึ่งกลุ่มบริษัทนี้ โดยเฉพาะ APCIM ซึ่งเป็นบริษัทก่อสร้างที่ต้องอาศัยหลักการของการบริหารจัดการโลจิสติกส์เข้ามาเพื่อลดต้นทุนการประกอบการและเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในแง่ของการขนส่งเช่นการขนส่งการ Supply วัตถุดิบเข้าสู่โครงการ และการจัดการคลังสินค้าและวัสดุคงคลัง เช่นการใช้วัสดุสำเร็จรูป พร้อมกับการวางแผนการจัดส่ง เช่นพื้นสำเร็จรูป (Precast Floor Slab) หรือ คอนกรีตผสมเสร็จ (Ready Mix Concrete) ดังแสดงในแผนภาพที่ 1 เพื่อการทำงานหน้างานโดยใช้แรงงานคนซึ่งไม่สามารถควบคุมคุณภาพ ทั้งยังต้องเพิ่มภาระในการเก็บวัตถุดิบ เช่น ปูน หิน ทราย เหล็ก ทั้งยังต้องเสี่ยงกับการเสียหาย และการสูญหาย รวมถึงเสี่ยงกับงานคอนกรีต ที่ไม่ได้คุณภาพ การใช้ Outsource ในงานตอกเสาเข็ม เพื่อลดค่าใช้จ่ายหรือภาระการดูแลรักษาในกรณีที่ไม่มีงานหรืองานน้อย ดังแสดงในแผนภาพที่ 2 หรือแม้กระทั้งการ Outsource ในงานต่าง ๆ ที่มิใช่งานหลักและหากทำเองจะทำให้เกิดภาระทั้งในด้านต้นทุน และ/หรือ เวลา และ/หรือ การบริหารจัดการ
แผนภาพที่ 1 การใช้แผ่นพื้นคอนกรีตสำเร็จรูปเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดการจัดเก็บวัตถุดิบ ลดการเสียหาย และเพิ่มคุณภาพของงานคอนกรีต
แผนภาพที่ 2 การเก็บรักษาชุดทำเสาเข็มเจาะในกรณีที่ไม่มีงานซึ่งทำให้ต้องเสียใช้จ่ายในการดูแล เสี่ยงกับการชำรุดของอุปกรณ์
อย่างไรก็ตามเมื่อผู้บริหารพิจารณาถึงประสิทธิภาพต้นทุนดังกล่าวพบว่าในการบริหารงานเพื่อเพิ่ม Productivity ของงานก่อสร้างนั้นมีประสิทธิภาพและอยู่ในเป้าหมายที่วางไว้ อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาต้นทุนในด้านการบริหารงานพบว่ายังมีอยู่สัดส่วนที่สูงโดยเฉพาะต้นทุนในด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ขาดประสิทธิภาพ (ดังแสดงในแผนภาพที่ 3) และการใช้วัสดุสิ้นเปลือง (เช่น การถ่ายเอกสาร กระดาษ หมึก Printer) โดยเฉพาะฝ่ายออกแบบ ที่จะต้องมีการ Print Drawing เป็นจำนวนมาก นอกจากนั้นยังมีเอกสารประชุม ดังนั้นผู้บริหารจึงวางแผนเผื่อลดต้นทุนและวางแผนการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้บริหารได้มองว่า หากสามารถเปลี่ยนการส่งเอกสารในสำนักงานจากการใช้พนักงานเดินเอกสาร เป็นการส่งโดย Paperless และนำทีมเลขานุการกลางจำนวน 5 คนให้เหลือดูแลงานเลขา 2 คน (รวมการจัดระบบเอกสารที่เป็น Hard Copy) และดูและเครื่องถ่ายเอกสาร Multifunction ที่จะ Scan เอกสารแล้วส่งเป็น Paperless 1 คน และอีก 2 คนที่เหลือนำไปติดตามประมูลงานโครงการ
แผนภาพที่ 3 ความสูญเสียของการใช้แรงงานคนไปกับงานระบบเอกสาร
การดำเนินการติดตั้งระบบ Office Paperless อย่างง่าย
ในการปรับปรุงประสิทธิภาพนี้ผู้บริหารจึงมีแนวนโยบายในการทำ Pilot Project สำหรับสำนักงานสนามโครงการก่อสร้าง Condominium แห่งหนึ่ง จาก Pilot Project ผู้บริหารจึงตั้งทีมงานเพื่อรับแลรับผิดชอบและควบคุมระบบการบริหารเอกสารของสำนักงานสนามโครงการ หลังจากที่วิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน พบว่าค่าใช้จ่ายสำหรับการถ่ายเอกสารต่อเดือนมีมูลค่าถึงประมาณ 500,000 บาท ต่อ เดือน ทั้งยังต้องเสียพนักงานเพื่อนำส่งเอกสารภายในสำนักงานสนามแห่งนี้ถึง 3 คน (ค่าแรงเฉลี่ยคนละ 15,000 บาทต่อเดือน) ซึ่งเมื่อคำนวณรายจ่ายเบื้องต้น (ไม่คิด ค่าแม่บ้านทำความสะอาด ค่าความเสี่ยงเนื่องจากการเสียเวลา ส่งเอกสารผิดพลาด การยื่นแบบ Drawing ผิด Revision การทำงานซ้ำซ้อน เป็นต้น) ใน 1 ปี สำนักงานสนามจะต้องเสียค่าใช้จ่ายอย่างน้อย 6,540,000 ต่อปี
ดังนั้นทางสำนักงานสนามจึงได้วางแผนใช้เครื่องถ่ายเอกสารแบบระบบ Multifunction ซึ่งมีความสามารถในการทำหน้าที่เป็น Scanner, Printer, Copier, และ Fax โดยมีจุดประสงค์เพื่อช่วยในการปรับปรุง และ พัฒนาระบบการจัดการระบบเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขี้น และลดค่าใช้จ่ายภายในสำนักงาน โดยจากที่เคยเป็น Hard-Copy ให้เป็น Soft-Copy (Paperless System) ยกตัวอย่างเช่น เอกสารเวียนจากที่เคยส่ง โดยวิธีถ่ายเอกสาร (Hard-Copy) จะเริ่มเปลี่ยนเป็นการใช้ Scanner ให้เป็น e-file แล้วส่งไปตามระบบ LAN หรือ E-mail เป็นต้น ซึ่งระบบนี้จะช่วยให้สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สามารถลดปริมาณกระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ และ ค่าถ่ายเอกสารได้อีกด้วย และในบางแผนกได้ให้มีการเสนอเอกสารที่สามารถเปลี่ยนเป็น Soft-Copy ได้ เช่น การส่งใบเสร็จไป H/O โดยปกติจะต้องมีการถ่ายเอกสารเป็นจำนวน 4 Copies โดยที่ จะต้องส่งไปที่ สำนักงานใหญ่ 3 Copies และ จะต้องเก็บไว้ที่สำนักงานสนาม อีก1 Copy โดยที่ 1 Copy ที่จะต้องเก็บไว้ที่ สำนักงานสนามนั้นจะ Scan เก็บไว้เป็น e-fileแทนที่จะถ่ายเอกสาร ซึ่งสามารถลดจำนวนกระดาษและค่าถ่ายเอกสารไปได้ ดังนั้นหน่วยงานจึงมีโครงการในการปรังปรุงระบบเอกสารให้มีประสิทธิภาพ และลดค่าใช้จ่ายลง จากการศึกษาพบว่า ถ้าเปลี่ยนระบบจากถ่ายเอกสารเป็น Hard Copy มาเป็นการ Scan เป็น Electronic file และส่งไฟล์ผ่านระบบ Network จะลดค่าใช้จ่ายลงได้อย่างน้อย 30%
ในการดำเนินงานนั้นทีมปรับปรุงระบบได้วางแผนการทำงานตามแผนภูมิดังนี้
แผนภาพที่ 4 การเปรียบเทียบราคาและความสามารถของเครื่องถ่ายเอกสารแบบ Multifunction
แผนภาพที่ 5 การประเมินเอกสารที่สามารถนำมาใช้ในระบบ Paperless
แผนภาพที่ 6 การขออนุมัติเพื่อกำหนดโควตาการ Print + Copy
แผนภาพที่ 7 ตัวอย่างการประเมินการใช้ระบบ Paperless ต่อ Sub-Job
ผลจากการใช้ Paperless
จากการนำ เครื่อง Mutifunction มาประยุกต์ใช้กับการทำระบบ Office paperless อย่างง่ายสามารถสรุปผลของความสำเร็จได้ดังนี้
- ด้านต้นทุน หลังจากนำเครื่อง Multifunction มาใช้สามารถทำให้สำนักงานสนามลดค่าใช้จ่ายในด้านการเอกสารได้ถึง 35%
- ความรวดเร็วในการสื่อสารกับภายนอกและภายในองค์กร
- การพัฒนาบุคลากร ในระดับโครงสร้างองค์กรการปฏิบัติการภาคสนามของในสำนักงานสนามของ APCIM จะประกอบไปด้วย พนักงานที่มีความรู้ในระดับวิศวกรซึ่งเป็นผู้บริหาร จนไปถึงระดับปฏิบัติการที่มีอาจไม่มีวุฒิการศึกษา ซึ่งการบังคับใช้ระบบนี้จะสามารถพัฒนามาตรฐานของบุคลากรในองค์กรให้สูงขึ้นซึ่งก็หมายถึงทุกคนในองค์กรจะใช้ Computer, Internet, email เป็น ซึ่งจะทำให้บุคลากรของสำนักงานสนามนั้นมีศักยภาพมาขึ้น
- การ Utilisation ทรัยากรบุคคลอย่างคุ้มค่า เนื่องจากแต่เดิมสำนักงานสนามจะต้องใช้พนักงานถึง 5 คนในการจัดการรับส่งเอกสารทั้งให้กับภายนอกและภายในองค์กร จะสามารถปรับให้เหลือคนดูแลเครื่อง Multifunction เพื่อ Copy Scan Fax และ Distribute เอกสารใน (paperless) รวมถึงการนำ Book ไปให้ลงนามรับในกรณีเป็นเอกสารเร่งด่วนเพียงแค่ 1 คน และคงไว้ทำงานเลขานุการ 2 คน ส่วนที่เหลืออีก 2 คน นั้น ได้ถูกนำไปฝึกให้ติดตามงานประมูลซึ่งจะสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มขึ้นได้หลายเท่า
จากประโยชน์ที่ได้จากการปรับปรุงระบบเอกสารนั้นสามารถได้ผลลัพธ์ตามที่ World Bank กล่าวว่า ” ในระดับธุรกิจนั้นพบว่า หากบริษัทสามารถลดต้นทุนลงได้ 1% จะสามารถทำให้ส่วนแบ่งทางการตลาดเพิ่มขึ้นได้ถึง 5%”
[1] สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ
[2] World Bank (Trade & Logistics: An East Asia Perspective, 2004)
--------------------------------
สนใจบทความฉบับสมบูรณ์เพิ่มเติม ดาวน์โหลดที่เอกสารแนบด้านล่าง
สนใจบทความอื่นในชุดนี้คลิกดูได้ตามหัวข้อด้านล่าง
CT51 เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน ปี 2551” จึงเป็นการนำบทความดังกล่าวที่น่าสนใจจำนวน 80 บทความ นำมาจัดทำเป็นรูปเล่มเพื่อเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่สะดวกสำหรับผู้สนใจในการศึกษากรณีศึกษาความรู้ด้านโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล
--------------------------------
ที่มา
เอกสารเผยแพร่เรื่อง “การจัดการโลจิสติกส์เพื่อการพัฒนาอุตสาหกรรมอย่างยั่งยืน” ปี 2551
โดย สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่