การวางแผนจัดผังพื้นที่ในคลังสินค้า (Inventory Plan)

สถานที่เก็บรักษาสินค้า จะมีพื้นที่สำหรับกิจกรรมต่าง ๆ เช่นพื้นที่รับสินค้า พื้นที่ในจัดเก็บสินค้า พื้นที่สำหรับการจัดส่งสินค้าและอื่น ๆ ดังนั้นจึงต้องมีจัดแบ่งพื้นที่เพื่อให้
เกิดการใช้ประโยชน์สูงสุดในการดำเนินงาน การวางแผนจัดผังพื้นที่ในคลังสินค้าสามารถดำเนินการตามลำดับขั้นตอนดังนี้

1. การกำหนดผังพื้นที่คลังสินค้า แผนผังคลังสินค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงาน ใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมการใช้เนื้อที่ในการดำเนินงานให้เป็นประโยชน์ สินค้าถูกเก็บรักษาอย่างมีระบบปลอดภัย เหมาะสม เนื้อที่จะถูกใช้ประโยชน์เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิผลของการดำเนินงานในแผนผังจะแสดงสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

รูปแสดงตัวอย่างแผนผังพื้นที่คลังสินค้าทั่วไป

1.1 ผังแสดงพื้นที่ทางเข้าออกของตัวอาคารคลังสินค้า

1.2 ผังแสดงพื้นที่ในการรับสินค้า

1.3 ผังแสดงพื้นที่ที่ใช้ในการจัดเก็บสินค้า

1.4 ผังแสดงพื้นที่ที่ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติการ

1.5 ผังแสดงพื้นที่ในการจัดส่งสินค้า

โดยธรรมชาติของตัวอาคารคลังสินค้ามักถูกออกแบบให้มีลักษณะที่คล้ายคลึงหรือเหมือนกันแทบทุกอาคาร แต่สิ่งที่แตกต่างกันของคลังสินค้าแต่ละแห่งคือ เรื่องของพื้นที่คลังสินค้า ซึ่งส่งผลต่อการออกแบบตัวอาคาร ดังนั้นการออกแบบอาคารคลังสินค้าจะต้องคำนึงถึงพื้นที่ของการเดินทางของรถบรรทุกขนส่งซึ่งมีขนาดยาว เนื่องจากจะทำให้เกิดความยุ่งยากในช่วงเวลาที่มีการเข้าออกของรถบรรทุกจำนวนมาก ดังจะแสดงให้เห็นถึงบริเวณโดยรอบของตัวพื้นที่คลังสินค้า และอาคารคลังสินค้าดังรูปประกอบ

รูปแสดงตัวอย่างการจัดแบ่งพื้นที่ในคลังสินค้า

2. การกำหนดสัดส่วนการใช้พื้นที่ที่เป็นส่วนประกอบภายในคลังสินค้า สามารถจัดแบ่งพื้นที่เป็นส่วน ๆ ได้ดังนี้

1) ทางเดินหลัก (Main Aisles) ทางเดินหลักจะทอดยาวไปตามแนวทางของอาคารคลังสินค้า ทางเดินหลักมักจะมีความกว้างอยู่ที่ 2.0–4.0 เมตร ตามความเหมาะสม โดยปกติควรให้รถยกขน 2 คัน สามารถสวนทางกันได้อย่างสะดวก และคล่องตัว

2) ทางเดินของคน (Personal Aisles) จะมีความกว้าง เท่ากับ 0.5 เมตร

3) ทางเดินสำหรับรถเข็นมือ (Hand Truck) จะมีความกว้าง เท่ากับ 1 เมตร รถเข็นมือเป็นอุปกรณ์ขนถ่ายที่ใช้ระบบไฮดรอลิกในการยกสินค้าใช้แรงงานคนในการควบคุม มีความสามารถในการยกขนได้ประมาณ 1,000 กิโลกรัม เหมาะสำหรับพื้นที่แคบ

4) ทางเดินสำหรับรถยกขน จำพวก สแต็กเกอร์ (Stacker) และทักค์ (Truck) ที่มีลักษณะเป็นรถบรรทุก เช่น รถฟอร์คลิฟท์ (Forklift Truck) จะมีความกว้างเท่ากับ 1.5 เมตร ความกว้างของรถอาจมีการเผื่อทางเดินเพิ่มเติมไว้อีกประมาณ 0.2–0.4 เมตร

5) ทางเดินพิเศษ (Special Aisles) ซึ่งเป็นทางเดินบริการ (Service Aisles) ที่มีจุดมุ่งหมายไว้ตรวจตราสินค้าในการวางสินค้าเป็นของกองขนาดใหญ่ ซึ่งอาจต้องเป็นทางเดินที่ทำให้สามารถเข้าถึงกองสินค้าเพื่อตรวจสอบได้

3. การกำหนดพื้นที่สำหรับสนับสนุนการเก็บรักษาสินค้า ได้แก่ พื้นที่รับสินค้าบรรจุหีบห่อ จ่ายสินค้า พื้นที่สำนักงาน และพื้นที่อื่น ๆ เพื่อปฏิบัติการสนับสนุนการเก็บรักษาสินค้า ซึ่งควรทำการวางผัง (Layout) อย่างเหมาะสมตามสภาพ และความจำเป็นของพื้นที่โดยการจัดวางผังต้องพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้

1) ลักษณะของคลังสินค้าเป็นรูปแบบใด เช่น คลังห้องเย็นเก็บวัตถุดิบ หรือยาขวดเล็ก ๆ แต่มีมูลค่าสูงใช้พื้นที่ในการเก็บรักษาไม่มากนัก ส่วนคลังสินค้าที่เก็บวัตถุดิบทางการเกษตร เช่น ข้าว หรือมันสำปะหลัง จะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บกว้าง และมีหลังคาครอบคลุมมิดชิดเพื่อป้องกันละอองจากฝน เป็นต้น

2) ความยาวในแนวตั้ง หรือแนวนอนเป็นอย่างไร

3) กำหนดพื้นที่ทางเดินให้มีสัดส่วนเหมาะสมกับพื้นที่ใช้สอยในการสนับสนุนการเก็บรักษา

4) จัดลำดับความเหมาะสมของงานในแต่ละส่วน

4. การกำหนดทิศทางการเก็บรักษาสินค้า เป็นปัจจัยที่สำคัญต่อการใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์อย่างคุ้มค่า การเลือกทิศทางที่เหมาะสมจะช่วยให้การใช้พื้นที่ รวมทั้งการเคลื่อนย้ายของสินค้าทั้งการนำเข้าเก็บและการนำออกไปจ่ายให้เกิดประโยชน์มากที่สุดการกำหนดทิศทางการเก็บรักษาจำเป็นต้องศึกษาถึงมาตรฐานของสินค้า พาเลท ชั้นวางสินค้า ช่องทางเดินมาตรฐาน ช่องทางเดินควรเป็นช่องทางที่เดินทางขวามือเป็นหลักด้วย

5. การกำหนดตำแหน่งของสินค้า เป็นการกำหนดพื้นที่การจัดเก็บสินค้า โดยบอกเป็นตำแหน่งที่เก็บของสินค้า กำหนดอยู่ในแผนผังพื้นที่ ติดไว้ที่ตัวชั้นวาง หัวเสา ฯลฯ มักกำหนดเป็นตัวอักษร หรือหมายเลข

6. พื้นที่ที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ ในการจัดเก็บควรศึกษาถึงพื้นที่ใดที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในการจัดเก็บ ในทางปฏิบัติพื้นที่ในลักษณะนี้ไม่ควรมีในคลังสินค้า

การพัฒนาปรับปรุงกระบวนการทำงานในคลังสินค้า

จะเห็นได้ว่า การจัดการคลังสินค้ามีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับด้านการขนส่ง โดยทางโลจิสติกส์ถือว่าต้นทุนคลังสินค้าเป็นต้นทุนที่สำคัญไม่น้อย องค์กรขนาดใหญ่จะเล็งเห็นถึงความสำคัญของกระบวนการด้านการขนส่งหรือการบริหารสต็อก เนื่องจากกระบวนการทำงานในด้านนี้จะส่งผลโดยตรงต่อต้นทุนโลจิสติกส์และประสิทธิภาพในการตอบสนองลูกค้าทั้งในด้านของเวลาในการดำเนินการ และคุณภาพมาตรฐานในการส่งมอบสินค้าให้ครบตามจำนวน และเป็นไปอย่างที่ลูกค้าต้องการ ดังนั้นการการพัฒนาขีดความสามารถในการบริหารจัดการงานคลังสินค้าโดยการหาแนวทางในการปรับปรุงและพัฒนาคลังสินค้าและศูนย์กระจายสินค้าที่บริษัทและองค์กรต่าง ๆ ควรเลือกใช้ เพื่อยกระดับกระบวนการทำงานโลจิสติกส์ ได้แก่

1. Drop-Shipping เป็นการลดภาระสินค้าที่ผ่านคลังสินค้า เป็นวิธีการวางแผนจัดหาวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์ หรือการวางแผนการผลิตของโรงงานให้เสร็จทันการใช้

กิจกรรมในคลังสินค้า (Inventory Activities)

เมื่อกล่าวถึงการดำเนินงานในคลังสินค้าจำเป็นต้องกล่าวถึงกิจกรรมหลักของคลังสินค้าก่อน เพื่อจะได้รู้ว่ากิจกรรมหลักสำคัญหรืองานที่เกิดขึ้นในคลังสินค้ามีอะไรบ้าง ซึ่งกิจกรรมที่สำคัญของคลังสินค้าสามารถจำแนกได้เป็น 2 กิจกรรม ได้แก่

1. กิจกรรมที่เกี่ยวการเคลื่อนย้าย (Movement Activities) การดำเนินงานทั่วไปในคลังสินค้า จะมีงานที่เป็นกระบวนการลักษณะคล้ายคลึงกัน ซึ่งสามารถแบ่งงานที่เป็นกิจกรรมเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายสินค้า ออกเป็นขั้น ๆ ดังนี้

1.1 กระบวนการรับสินค้า (Receiving)

1.2 ระบบการจัดเก็บสินค้าเข้าชั้นวาง หรือการเคลื่อนย้ายสินค้า (Put-away or Transfer/Bulk Storage) โดยมีระบบการเก็บสินค้าเข้าชั้นวางที่ได้รับความนิยม 2 ระบบคือ ระบบแบบเข้าก่อนออกก่อน (First-in-First-out: FIFO) และระบบแบบเข้าหลังออกก่อน (Last-in-First-out: LIFO) ในระบบของการเก็บสินค้าเข้าชั้นวางได้มีการจัดแบ่งรูปแบบในการจัดเก็บสินค้า ออกเป็น 6 รูปแบบ ดังนี้

1) การจัดเก็บแบบไม่เป็นทางการ (Informal system)

2) การจัดเก็บแบบตำแหน่งคงที่ (Fixed location system)

3) การจัดเก็บแบบตามเลขสินค้า (Part number system)

4) การจัดเก็บตามประเภทสินค้า (Commodity system)

5) การจัดเก็บแบบสุ่ม (Random location system)

6) การจัดเก็บแบบผสม (Combination system)

1.3 กระบวนการในการคัดแยกหรือแปลงหน่วย (Selection or Let down) จะเป็นช่วงที่ใช้เวลามากที่สุดของกระบวนการทำงานในคลังสินค้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของการเบิกจ่ายสินค้าออกว่ามีจำนวนมากน้อยอย่างไร การจัดเก็บต้องมีประสิทธิภาพ ตำแหน่งที่อยู่ของสินค้าต้องแม่นยำ บริเวณที่ใช้ในการคัดแยกหรือแปลงเป็นหน่วยย่อยต้องเหมาะสมมีความพร้อมด้วยเทคโนโลยี อุปกรณ์ รวมทั้งประสิทธิภาพของคนที่ทำการคัดแยกด้วย

1.4 การจ่ายสินค้า หรือการหยิบสินค้า (Picking or Order Picking) เป็นขั้นตอนของการนำสินค้าจากที่จัดเก็บมาทำการจ่ายตามการสั่งสินค้า หรือ Order โดยจะมีการนำ
ระบบการจัดการในการบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management System: WMS) มาใช้ในการตัดสต็อกสินค้า ควบคู่กับระบบบาร์โค้ด รูปแบบการหยิบสินค้าแบ่งได้ตามขนาดในการหยิบของสินค้า ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ประเภท

1) การหยิบเป็นพาเลท (Pick Face Palletizing Systems)

2) การหยิบเป็นลัง (Case Picking)

3) การหยิบชิ้นส่วนขนาดเล็ก (Broken Case Picking) รูปแบบการหยิบสินค้าที่นิยมใช้ทั่วไป และสามารถประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสภาพและลักษณะของงานที่ดำเนินการ จะแบ่งออกเป็น 4 รูปแบบ คือ

- การหยิบทั่วไปหรือแบบอิสระ (Basic order picking)

- การหยิบเป็นชุด (Batch Picking, by Line)

- การหยิบเป็นโซน (Zone Picking)

- การหยิบเป็นคลื่น (Wave Picking)

1.5 การตรวจนับสินค้า (Counting) จะเป็นการตรวจสอบจำนวนสินค้าที่คงเหลืออยู่ในคลังสินค้าจริง สามารถตรวจสอบได้ทุกเวลาที่ต้องการทราบข้อมูล ซึ่งเรียกว่าระบบ
Realtime เป็นระบบโปรแกรมการจัดการบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management System: WMS) ควบคู่ไปกับการจัดสต็อกด้วยบาร์โค้ด หรือ RFID เพื่อให้ทราบได้ถึงสภาพการณ์ที่แท้จริงของปริมาณสินค้าในคลังให้สอดคล้องกับความต้องการที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต และวางแผนในการจัดหาสินค้าเข้ามาเติมให้เต็มในระบบเพื่อสนองตอบต่อความต้องการอย่างต่อเนื่องต่อไป

2. กิจกรรมที่เกี่ยวกับการเก็บรักษา (Storage Activities)

2.1 การเก็บรักษาสินค้าชั่วคราว ในปัจจุบันแนวคิดในการนำเก็บสินค้าชั่วคราว หรือในระยะเวลาสั้น ๆ เป็นแนวคิดที่นิยมใช้อย่างมาก โดยเฉพาะคลังสินค้าที่อยู่ในรูปแบบของศูนย์กระจายสินค้า (Distribution Center; DC) ที่สินค้าจะเข้ามาพักเพียงชั่วคราว รอการคัดแยก ซึ่งอาจเข้าเช้าออกบ่าย ไม่ต้องนำเก็บ หรืออาจจะเก็บเพียงช่วงสั้น 1-2 วัน ถือว่าเป็นการเก็บรักษาสินค้าชั่วคราว ซึ่งช่วยลดต้นทุนด้านการจัดการคลังสินค้าได้อย่างมาก

2.2 การเก็บรักษาสินค้าถาวร การเก็บรักษาสินค้าถาวรอาจเป็นความจำเป็นของสินค้าหรือวัตถุดิบบางประเภทที่มีปริมาณสินค้ามากกว่าความต้องการ หรืออาจจะเป็นสินค้าหรือวัตถุดิบที่มีเฉพาะฤดูกาล จึงมีความจำเป็นต้องมีการเก็บรักษาไว้อย่างถาวร โดยในบางกรณีกิจการอาจได้รับส่วนลดการค้าเป็นพิเศษในกรณีที่มีการสั่งซื้อในปริมาณมาก

การวางแผนจัดผังพื้นที่ในคลังสินค้า

สถานที่เก็บรักษาสินค้า จะมีพื้นที่สำหรับกิจกรรมต่าง ๆ เช่นพื้นที่รับสินค้า พื้นที่ในจัดเก็บสินค้า พื้นที่สำหรับการจัดส่งสินค้าและอื่น ๆ ดังนั้นจึงต้องมีจัดแบ่งพื้นที่เพื่อให้
เกิดการใช้ประโยชน์สูงสุดในการดำเนินงาน การวางแผนจัดผังพื้นที่ในคลังสินค้าสามารถดำเนินการตามลำดับขั้นตอนดังนี้

1. การกำหนดผังพื้นที่คลังสินค้า แผนผังคลังสินค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงาน ใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมการใช้เนื้อที่ในการดำเนินงานให้เป็นประโยชน์ สินค้าถูกเก็บรักษาอย่างมีระบบปลอดภัย เหมาะสม เนื้อที่จะถูกใช้ประโยชน์เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิผลของการดำเนินงานในแผนผังจะแสดงสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

ความเสี่ยงที่เกิดจากการว่าจ้างผู้ให้บริการขนส่ง

1. ความเสี่ยงจากการจัดจ้าง ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าต้องมีการควบคุมกระบวนการที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสัมพันธ์ของบริษัทกับลูกค้าอย่างใกล้ชิด ซึ่งความสำเร็จหรือความล้มเหลวอยู่ที่สิ่งที่ลูกค้าสัมผัสได้

2. ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลความลับ ต้องแน่ใจว่าผู้ให้บริการดำเนินการด้านการรักษาความลับของบริษัทอยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสม บริษัทต้องมีการกำหนดมาตรการควบคุมและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

3. คุณภาพในการจัดจ้าง บริษัทต้องรอบคอบและเฉพาะเจาะจงเพื่อกำหนดข้อตกลงร่วมกันกับผู้ให้บริการถึงคุณภาพการให้บริการตามที่บริษัทคาดหวัง

4. การเสียความควบคุม การสูญเสียการควบคุมในสิ่งที่เคยควบคุมได้ไม่มากก็น้อย เช่น ถ้าเราเคยลงไปคลุกคลีสั่งงานกับพนักงานเอง แต่เมื่อว่าจ้างผู้ให้บริการแล้วก็ทำ
เหมือนเดิมไม่ได้ อาจเป็นความเสี่ยงต่อการสูญเสียความรู้ความสามารถด้านนั้นไป และอาจนำกลับมาทำเองไม่ง่ายเหมือนเดิม

5. การเจริญเติบโต ผู้ให้บริการต้องมีความพร้อมที่จะสนองตอบต่อการเจริญเติบโตรวมถึงความต้องการที่มากขึ้นของบริษัท ดังนั้นบริษัทต้องมีการประเมินความสามารถของผู้ให้บริการเพื่อรับมือกับเรื่องดังกล่าว

6. กำหนดเวลา ผู้ให้บริการไม่สามารถรับมือกับกำหนดเวลา ไม่ทราบ หรือไม่สนใจ นั่นหมายความว่าเรากำลังประสบปัญหาแล้ว ดังนั้นบริษัทต้องมั่นใจว่าผู้ให้บริการมี
ความตระหนักและเห็นความสำคัญเร่งด่วนอย่างไร

7. การขยายขอบเขตของงานออกไปจากที่กำหนดไว้ เมื่อบริษัทตกลงกับผู้ให้บริการแล้วแต่ขอบเขตที่ตกลงไว้ไม่ไม่ครอบคลุมการปฏิบัติการทุกกรณีบริษัทต้องมีกลไก
ในการรองรับการปรับขอบเขตงาน

8. ความเสี่ยงของการเข้ากันไม่ได้ขององค์กร บางครั้งอาจเกิดปัญหาความแตกต่างทางวัฒนธรรมระหว่างองค์กรกับผู้ให้บริการขนส่ง สิ่งสำคัญคือการพยายามทำความเข้าใจและหาหนทางในการจัดการโดยไม่ให้เกิดความขัดแย้งซึ่งส่งผลต่อความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร

9. ความเสี่ยงที่เกี่ยวกับเรื่องของคน การว่าจ้างผู้ให้บริการอาจส่งผลต่อขวัญกำลังใจของพนักงานและบางครั้งอาจเกิดการต่อต้าน ดังนั้นก่อนการปรับเปลี่ยนต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบ โดยอาศัยการสื่อสารเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน

สรุปแล้วในการพิจารณาว่าองค์กรควรจะดำเนินการขนส่งด้วยตัวเองหรือว่าจ้างผู้ให้บริการขนส่งต้องทำการวิเคราะห์ เป้าหมายหลักขององค์กรถ้าไม่ใช่กิจกรรมหลักขององค์กรก็มาพิจารณาต่อว่ากิจกรรมขนส่งเป็นเรื่องที่องค์การมีความรู้ความเชี่ยวชาญมากกว่าผู้ให้บริการหรือไม่ ถ้าไม่ก็ทำการวิเคราะห์ต้นทุนการขนส่งด้วยตัวเองเทียบกับต้นทุนการว่าจ้างผู้ให้บริการขนส่งตามลำดับโดยนำข้อมูลเหตุผลที่องค์กรควรตัดสินใจใช้ผู้ให้บริการขนส่งและความเสี่ยงที่เกิดจากการว่าจ้างผู้ให้บริการขนส่งมาช่วยในการวิเคราะห์เพื่อช่วยในการตัดสินใจ แต่มีหลายองค์กรมุ่งเน้นเรื่องต้นทุนการขนส่งในการพิจารณาตัดสินใจเลือกว่าจะการขนส่งด้วยตัวเองหรือการว่าจ้างผู้ให้บริการขนส่งเพียงอย่างเดียว ซึ่งจากที่กล่าวมาจะเห็นว่าการพิจารณาเรื่องต้นทุนการขนส่งเป็นเพียงส่วนหนึ่งในการวิเคราะห์เท่านั้น