iok2u.com แหล่งรวมข้อมูลข่าวสารเรื่องราวน่าสนใจเพื่อการศึกษาแลกเปลี่ยนและเรียนรู้
ct50 บทสรุปสำหรับผู้บริหาร โครงการนำร่องการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์เชิงลึกกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก
ที่มา
เอกสารโครงการนำร่องการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์เชิงลึก กลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
อุตสาหกรรมเซรามิก จัดเป็นอุตสาหกรรมพื้นฐานที่มีความสำคัญ มีความเชื่อมโยงกับอุตสาหกรรมอื่นๆ ทั้งยังเป็นอุตสาหกรรมที่มีมูลค่าการส่งออกสูง จึงเป็นอุตสาหกรรมหนึ่งซึ่งมีบทบาทสำคัญต่อเศรษฐกิจของประเทศ จากผลการศึกษาโครงการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และซัพพลายเชนอุตสาหกรรมพื้นฐาน : อุตสาหกรรมเซรามิก ซึ่งได้ดำเนินการในปี พ.ศ. 2550 กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่ กระทรวงอุตสาหกรรม ได้เล็งเห็นความสำคัญของการพัฒนาโลจิสติกส์อย่างเป็นรูปธรรมและต่อเนื่องในอุตสาหกรรมเซรามิก จึงได้ดำเนิน “โครงการนำร่องการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์เชิงลึก กลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก” เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ใน การเพิ่มประสิทธิภาพโลจิสติกส์ เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน และสร้างบุคลากรด้านโลจิสติกส์สำหรับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยมีระยะเวลาดำเนินงาน 9 เดือน ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนโลจิสติกส์ลงร้อยละ 15
ในการดำเนินโครงการดังกล่าว กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่โดยคณะที่ปรึกษาของโครงการได้รับสมัครและคัดเลือกผู้เข้าร่วมโครงการจำนวน 20 ราย ประกอบด้วยผู้ผลิตใน 3 กลุ่มผลิตภัณฑ์ ได้แก่ กลุ่มสุขภัณฑ์ กลุ่มกระเบื้อง และกลุ่มเครื่องใช้บนโต๊ะอาหาร ของชำร่วย และเครื่องประดับ มีทั้งผู้ประกอบการที่เป็นกิจการขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็ก จากนั้นได้มอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญเข้าปฏิบัติงาน ณ สถานประกอบการ จำนวน 5 ครั้ง โดย
ครั้งที่ 1 อบรมปรับพื้นฐานและสร้างความเข้าใจด้านโลจิสติกส์ รวมทั้งสนับสนุนให้มีการจัดตั้งคณะทำงานด้านโลจิสติกส์เพื่อดำเนินโครงการปรับปรุงแก้ไขปัญหาด้านโลจิสติกส์
ครั้งที่ 2 รวบรวมประเด็นปัญหาด้านโลจิสติกส์ที่เกิดขึ้นในองค์กร พร้อมแนะนำเครื่องมือในการบริหารจัดการโครงการเพื่อพัฒนาบุคลากรด้านโลจิสติกส์
ครั้งที่ 3 วิเคราะห์และคัดเลือกประเด็นปัญหาโลจิสติกส์ที่ต้องการปรับปรุงแก้ไข รวมทั้งวางแผนจัดทำโครงการปรับปรุงประสิทธิภาพโลจิสติกส์และกำหนดเป้าหมายโครงการ
ครั้งที่ 4 ติดตามความคืบหน้าโครงการเปรียบเทียบกับเป้าหมายร่วมกับคณะทำงานจากแผนกิจกรรม (Action Plan) เมื่อดำเนินงานได้ครึ่งหนึ่ง ให้คำแนะนำและความรู้เพื่อแก้ไขปัญหาโลจิสติกส์ระหว่างดำเนินโครงการ
ครั้งที่ 5 ติดตามความคืบหน้าโครงการเปรียบเทียบกับเป้าหมายร่วมกับคณะทำงาน ประเมินผลโครงการ และวางแผนพัฒนาโลจิสติกส์ต่อเนื่องในองค์กรด้วยการจัดทำโครงการและแผนกิจกรรมโครงการ (Action Plan) ด้านโลจิสติกส์เพิ่มเติม
จากการดำเนินโครงการของโรงงานนำร่องจำนวน 20 แห่ง มีบุคลากรเข้าร่วมพัฒนาความรู้และทักษะด้านโลจิสติกส์ด้วยการเป็นคณะทำงานจำนวนทั้งสิ้น 260 คน มีการจัดทำโครงการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนโลจิสติกส์รวม 73 โครงการ ซึ่งสามารถแบ่งตามประเภทกิจกรรม เป็นด้านการจัดการ 20 โครงการ การจัดการคลังสินค้า 21 โครงการ การบริหารสินค้าคงคลัง 20 โครงการ และการจัดการการขนส่ง 12 โครงการ พบว่าผลการประเมินประสิทธิภาพโลจิสติกส์เชิงลึกของโครงการดีขึ้นร้อยละ 17.29 แบ่งเป็น ผลเฉลี่ยด้านการลดต้นทุนด้านโลจิสติกส์ร้อยละ 21.05 และผลเฉลี่ยด้านการเพิ่มประสิทธิภาพโลจิสติกส์ร้อยละ 12.20 เมื่อเปรียบเทียบกับอัตราการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ก่อนเริ่มโครงการ และสามารถสรุปภาพรวมหลังการดำเนินงานได้ดังนี้
1. ผู้ประกอบการในกลุ่มสุขภัณฑ์และกระเบื้องส่วนใหญ่เป็นผู้ประกอบการที่มีกิจการขนาดใหญ่ และมีการผลิตเพื่อรอขาย (Make to Stock) ทำให้ประเด็นปัญหาหลักของกลุ่มนี้ คือ มีสินค้าคงคลังในระบบค่อนข้างสูง อันเนื่องมาจากแผนการตลาดและแผนการผลิตไม่สอดคล้องกัน และนโยบายการผลิตแบบเดินเครื่องเต็มกำลังการผลิต (Push) แนวทางการแก้ไขจึงเน้นไปที่การสร้างสมดุลในแผนซัพพลายเชน ซึ่งส่วนใหญ่หมายถึงความจำเป็นต้องลดกำลังการผลิตลงชั่วคราวเพื่อให้สามารถรักษาระดับสินค้าคงคลังให้อยู่ในปริมาณที่เหมาะสม และเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารกระแสเงินสดของบริษัท
2. ผู้ประกอบการในกลุ่มเครื่องใช้บนโต๊ะอาหาร ของชำร่วย และเครื่องประดับส่วนใหญ่เป็นผู้ประกอบการที่มีขนาดกลางและขนาดเล็ก และมีการผลิตตามคำสั่งซื้อ (Make to Order) ทำให้ประเด็นปัญหาหลักของกลุ่มนี้ คือ ความสามารถในการส่งมอบสินค้าให้ทันเวลาและครบถ้วนอยู่ในระดับที่ต้องปรับปรุง สาเหตุเนื่องมาจากประสิทธิภาพการผลิตและการจัดการซัพพลายเชนตั้งแต่ต้นจนจบ การวางแผนให้สอดคล้องกับศักยภาพในการปฏิบัติงานจริง แนวทางการแก้ไขจึงต้องปรับปรุงการวางแผนซัพพลายเชน ปรับปรุงประสิทธิภาพในกระบวนการผลิต และกระบวนการโลจิสติกส์ทั้งระบบ
3. โครงการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านโลจิสติกส์ของผู้ประกอบการกลุ่มเซรามิก นอกเหนือจากที่กล่าวในข้อ 1 และข้อ 2 จะเป็นโครงการเพื่อแก้ปัญหาร่วม ได้แก่ การบันทึกข้อมูลการปฏิบัติงานทุกขั้นตอน ความถูกต้องของสินค้าคงคลัง เทคนิคการวางแผนโลจิสติกส์ การวางแผนการจัดซื้อ การเชื่อมโยงกระบวนการที่ต่อเนื่องกัน การพยากรณ์การขาย การบริหารคลังสินค้า การบริหารการขนส่ง และการลดต้นทุนโลจิสติกส์
3. การดำเนินโครงการที่มีคณะทำงานจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ ได้แก่ ฝ่ายบริหาร ฝ่ายขายและการตลาด ฝ่ายวางแผน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายโลจิสติกส์ ฝ่ายประสานงานขาย ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดส่ง จะมีประสิทธิภาพในการดำเนินโครงการมากกว่าคณะทำงานที่มีเฉพาะบางฝ่าย เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายโลจิสติกส์ ฝ่ายคลังสินค้า หรือฝ่ายจัดส่ง เท่านั้น เนื่องจากการวิเคราะห์และแก้ปัญหาซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ให้บรรลุผลตลอดทั้งกระบวนการจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและมีข้อตกลงในการแก้ปัญหาจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ผู้บริหารโครงการจึงควรคัดเลือกคณะทำงานให้เหมาะสมและครบถ้วน
----------------------------------------------------------------------
ประหยัดทุกอย่างที่ขวางหน้า แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก
เอกสารการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และโซ่อุปทานของกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก 2550
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ประหยัดทุกอย่างที่ขวางหน้า
การทำธุรกิจในยามนี้ บอกได้เลยว่าทุกคนต้องปรับตัวครั้งใหญ่เพื่อให้สามารถแข่งขันในตลาดได้ เชื่อว่าคงไม่มีใครจะอยู่นิ่งและทำงานแบบเดิมๆ โดยไม่เปลี่ยนแปลงได้ ในเมื่อคนอื่นๆ ก็ล้วนปรับตัวกันหมด แล้วเราควรเริ่มต้นตรงไหนก่อนดีล่ะ
ข้อแนะนำง่ายๆ ก็คือ พยายามทำให้ทุกอย่างดีขึ้น โดยไม่ต้องลงทุนเพิ่ม แล้วจะทำอย่างไร ?
การทำทุกอย่างให้ดีขึ้นสำหรับโรงงานเซรามิกในที่นี้ หมายถึง การสร้างแนวคิดให้เกิดการประหยัดในทุกๆ กระบวนการ การประหยัดก็คือการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้คุ้มค่าที่สุด โดยที่ไม่ต้องลงทุนเพิ่มเติม ทรัพยากรในที่นี้ หมายถึง เงิน พลังงาน บุคลากร พื้นที่ รถขนส่ง เวลา
การจัดการให้การผลิตมีประสิทธิภาพที่สุด หมายถึง ทุกขั้นตอนจะต้องเกิดของเสียในระบบน้อยที่สุด ทั้งในตัวผลิตภัณฑ์และกิจกรรมโลจิสติกส์ การผลิตเซรามิกมีส่วนสูญเสียมากเมื่อเทียบกับการผลิตอื่นๆ การป้องกันการสูญเสียตลอดทั้งกระบวนการเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับสินค้าและบริการเป็นที่น่าพอใจ จะต้องทำการตรวจสอบทั้งองค์กรว่ามีการจัดการที่ดีแล้วหรือยัง การจัดการที่ดีนี้อาจตรวจสอบได้โดยใช้แนวคิดแบบลีน (LEAN)
ประหยัดการใช้เงินซื้อของ
การจัดซื้อเป็นกระบวนการขั้นต้นๆ ของการดำเนินงาน เป็นการตัดสินใจที่มีส่วนได้ส่วนเสียต่อกิจกรรมต่อเนื่องต่างๆ ที่จะตามมา รวมถึงอาจมีผลต่อกำไรขาดทุนของบริษัทด้วยในการจัดซื้อในราคาที่ถูก หรือเหมาะสมกับสถานการณ์ ต้องมีการวางแผนด้านวัตถุดิบ ระยะเวลาส่งมอบ จำนวนที่ต้องการซื้อ ประเภทหรือชนิดให้ถูกต้อง กระบวนการชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อน ไม่ต้องมาเริ่มทำใหม่ อาจทำให้ไม่ทันการ การจัดซื้อที่แพงมากๆ ส่วนใหญ่คือการจัดซื้อวัตถุดิบที่ต้องการเร่งด่วนเพราะไม่เพียงพอต่อการผลิต ยอมซื้อด้วยราคาแพง หรือบางครั้งต้องยอมขนสินค้าขึ้นเครื่องบินมา กำไรจะหดหายไปอย่างน่าใจหาย
ประหยัดการใช้พลังงาน
ปัจจุบัน อุตสาหกรรมเซรามิกใช้ก๊าซธรรมชาติอัด (Compressed Natural Gas หรือ CNG) และก๊าซแอล-พี-จี (LPG) เป็นเชื้อเพลิงในการเผา ซึ่งมีการใช้ในปริมาณมาก โรงงานที่อยู่ใกล้พื้นที่ที่มีท่อก๊าซธรรมชาติผ่านก็จะสามารถเชื่อมต่อท่อก๊าซธรรมชาติเข้าสู่โรงงานเพื่อใช้ในการผลิต ได้แก่โรงงานบริเวณสระบุรี ส่วนโรงงานอื่นๆ ต้องใช้ก๊าซแอล-พี-จี ด้วยการขนส่งมาจากรถบรรทุกก๊าซ เช่น ลำปาง เชียงใหม่ ราชบุรี เป็นต้น การใช้ก๊าซเป็นเชื้อเพลิงเพื่อเพิ่มอุณหภูมิในเตาเผาต้องใช้ในปริมาณมากเพื่อให้ถึงอุณหภูมิที่ต้องการตามมาตรฐานของชิ้นงานที่กำลังผลิตอยู่ ในขณะที่ราคาทั้งก๊าซธรรมชาติอัดและก๊าซแอลพีจีช่วงที่ผ่านมาเพิ่มขึ้นโดยตลอด การประหยัดพลังงานสำหรับเตาเผา จึงมีการออกแบบให้ป้องกันการรั่วไหลของความร้อน มีการออกแบบที่ทำให้มีการกระจายความร้อนอย่างทั่วถึงตามโซนที่ต้องการ มีเครื่องมือที่จะช่วยดึงความร้อนเหลือใช้ที่ปล่อยออกสู่อากาศภายนอกให้สามารถกลับมาใช้ใหม่เพื่ออบชิ้นงาน หรือเพื่อเพิ่มอุณหภูมิอากาศที่เข้าเตาเพื่อช่วยลดการใช้เชื้อเพลิงลงได้
ประหยัดการใช้บุคลากร
ต้นทุนเรื่องบุคลากรจะเพิ่มขึ้นทุกปี และองค์กรก็ไม่สามารถลดต้นทุนโดยการลดพนักงานประจำได้ง่ายนัก และอาจเป็นทางเลือกสุดท้ายที่จะทำ แล้วควรทำอย่างไรกับบุคลากรที่มีอยู่? หนทางที่ผู้ประกอบการเซรามิกเลือกคือการพัฒนาบุคลากรในองค์กรให้มีความสามารถในหลายๆ ด้าน ให้มีความรู้และทักษะ ทั้งด้านงานในหน้าที่ประจำ และงานที่เป็นโครงการเพื่อการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การที่พนักงานสามารถทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่ากับเป็นการประหยัดการใช้บุคลากรอย่างได้ผลที่สุด
ประหยัดการใช้พื้นที่
การใช้พื้นที่ในโรงงานมีสามส่วนหลักคือ พื้นที่การผลิต พื้นที่สำนักงาน และพื้นที่เพื่อกิจกรรมโลจิสติกส์ จะสังเกตว่าพื้นที่ผลิตและพื้นที่สำนักงานไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงมากนัก แต่พื้นที่เพื่อกิจกรรมโลจิสติกส์ เช่น คลังวัตถุดิบ คลังสินค้า คลังบรรจุภัณฑ์ สถานที่บรรจุหีบห่อ สถานที่จัดเตรียมสินค้าขึ้นรถ สถานที่ขึ้นสินค้า มักมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา พื้นที่ส่วนที่จะใช้มากที่สุด และมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คือพื้นที่คลังสินค้า อันเป็นผลมาจากปริมาณสินค้าคงคลังที่เพิ่มขึ้น จึงต้องดำเนินการจัดการเรื่องการลดสินค้าคงคลังดังที่กล่าวในบทข้างต้น ซึ่งจะมีผลต่อการลดพื้นที่การใช้คลังสินค้าของโรงงานลง การใช้พื้นที่ให้คุ้มค่าต้องมีการจัดระบบ แบ่งสัดส่วนพื้นที่ และสามารถใช้ประโยชน์พื้นที่แนวสูงให้เต็มที่ได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คลังสินค้าแห่งหนึ่งมีพื้นที่ 1,000 ตรม. และความสูง 6 ม. ต้องคิดว่ามีสถานที่เก็บสินค้าได้ถึง 6,000 ลบ.ม. ไม่ใช่เพียง 1,000 ตรม. เท่านั้น
ประหยัดการใช้รถขนส่ง
กิจกรรมขนส่ง ไม่ว่าจะมีรถขนส่งเองหรือว่าจ้างบริษัทขนส่งมาดำเนินการ ต้องยึดหลักการดังนี้ ถ้ามีรถแล้วต้องให้ล้อหมุนรถจอดทิ้งไว้ก็เปล่าประโยชน์ ถ้าล้อหมุนแล้วต้องมีสินค้าบรรทุกให้ได้มากที่สุด ถ้าวิ่งโดยบรรทุกไม่เต็มคันหรือวิ่งเที่ยวเปล่า เป็นการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิง เพิ่มมลพิษในอากาศโดยเปล่าประโยชน์ บางคนกล่าวว่ารถบรรทุกต้องขนสินค้าไม่ใช่ขนอากาศ ให้ตรวจสอบดูว่ารถของเราขนสินค้าหรือขนอากาศมากกว่ากัน ตัวอย่างโครงการที่ดีในการใช้รถขนส่งให้คุ้มค่าได้แก่ การรวมคำสั่งซื้อให้สามารถขนส่งไปในรถคันเดียวกัน การวิ่งรถร่วมกับผู้ประกอบการอื่นๆ ในพื้นที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถส่งสินค้าได้มากขึ้น การบริหารจัดการเรื่องการขนส่งเที่ยวกลับ เป็นต้น
ประหยัดการใช้เวลา
เวลาเป็นของมีค่า การใช้เวลาให้น้อยลงขณะที่สามารถทำงานได้เท่าเดิมหรือมากขึ้น คือการเพิ่มประสิทธิผลการทำงาน เวลาแห่งการรอคอย เป็นความสูญเสียที่ไม่ค่อยมีใครวัด ถ้าสังเกตการทำงานในโรงงานเซรามิกตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ จะเห็นเวลาที่ต้องรอคอยอยู่หลายจุด หากมีการวัดก็จะเห็นว่านานกี่นาที รวมกันแล้วกี่ชั่วโมง ตั้งแต่ วัตถุดิบรอขึ้นรูป ชิ้นงานรอเผา รอวาดลวดลาย รอเคลือบ รอเผาเคลือบ รอตกแต่ง รอบรรจุ รอในคลังสินค้า รอจัดส่ง ทั้งหมดรวมๆ กันแล้ว เป็นเวลาค่อนข้างมาก ควรจัดการลดขั้นตอนการรอคอยทุกขั้นตอนลง
-----------------------------------------------
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการดำเนินโครงการ แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก
เอกสารการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และโซ่อุปทานของกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก 2550
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการดำเนินโครงการ
เมื่อพบประเด็นปัญหาหรือประเด็นสำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมโลจิสติกส์ที่ต้องการทำการปรับปรุงให้ดีขึ้นแล้ว จะต้องพยายามเขียนเป็นแบบรายละเอียดการจัดทำโครงการขึ้นมาเพื่อกำหนดหัวข้อโครงการให้ชัดเจน มีการกำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขตการดำเนินงาน เป้าหมาย ผลที่คาดว่าจะได้รับ ระยะเวลาดำเนินโครงการ กำหนดบุคคลที่จะเป็นผู้จัดการโครงการ แต่งตั้งคณะทำงานขึ้นมาจากหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร ดังตัวอย่างการเขียนโครงการเพื่อการลดสินค้าคงคลังของโรงงานเซรามิก
การเขียนรายละเอียดการจัดทำโครงการดังกล่าวขึ้นมาก่อนที่จะทำโครงการใดๆ เป็นการวางแผนในขั้นต้น ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องในโครงการทั้งหมดมีความชัดเจนในดำเนินงาน ทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนในประเด็นที่กำลังจะจัดการ พร้อมทั้งมีแนวทางไปในทิศทางเดียวกัน การเขียนแบบรายละเอียดนี้ต้องอาศัยทั้งความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ของทีมงาน หากเริ่มดำเนินโครงการช่วงแรก อาจต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกบ้าง เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินงานต่อไป
การกำหนดเป้าหมายของโครงการ ต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ในระยะเวลาโครงการ ไม่ยากจนเกินไปที่จะทำให้ท้อเมื่อดำเนินการไปแล้วไม่เห็นผล หรือไม่ง่ายจนเกินไปโดยที่ไม่ได้ท้าทายอะไรเลย และต้องสามารถวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรม การวัดผลอาจอยู่ในรูปของการเปรียบเทียบกับ
ผลการดำเนินงานปัจจุบัน โดยวัดผลงานที่ดีขึ้นเป็นอัตราส่วนเป็นเปอร์เซ็นต์หรือเป็นจำนวนวัดที่เป็นปริมาณ หรือเป็นจำนวนเงินก็ได้ ตัวอย่างการมีตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรมเช่น ต้องการลดปริมาณสินค้าคงคลังลงให้ได้ 20% ภายในสิ้นเดือนธันวาคม 2551 เมื่อเปรียบเทียบกับสิ้นเดือนมิถุนายน 2551 คือตอนที่เริ่มดำเนินโครงการ หรือต้องการเพิ่มความสามารถในการขนส่งเที่ยวกลับของรถบรรทุกสินค้าให้ได้อย่างน้อยเดือนละ 10 เที่ยว ก็เป็นเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมชัดเจนและวัดผลได้
บุคลากรที่มีบทบาทสำคัญในโครงการได้แก่ ประธานโครงการผู้กำหนดหัวข้อโครงการ อันเป็นประเด็นที่ต้องการให้ปรับปรุง กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขตการดำเนินงาน อาจเป็นผู้กำหนดเป้าหมายของโครงการด้วย ให้การสนับสนุนโครงการในการอนุมัติเงินทุนและเวลาที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินการ เป็นผู้แต่งตั้งผู้จัดการโครงการ ซึ่งมีภารกิจหลักในการผลักดันให้โครงการประสบความสำเร็จ ติดตามความคืบหน้าของโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เป็นผู้นำในการประชุมและมอบหมายงานต่างๆ ให้กับคณะทำงานในโครงการ โดยที่คณะทำงานในโครงการปรับปรุงระบบโลจิสติกส์นี้ควรประกอบด้วยตัวแทนจากหลายหน่วยงานที่มีบทบาทเกี่ยวข้องกับกระบวนการ ซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ ทั้งฝ่ายการขายและตลาด ฝ่ายสนับสนุนการขาย ฝ่ายวางแผน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายโลจิสติกส์ ฝ่ายคลัง ฝ่ายจัดส่ง รวมทั้งฝ่ายบัญชีการเงิน การมีตัวแทนมาจากหลายหน่วยงานทำให้สามารถครอบคลุมถึงประเด็นต่างๆ อย่างทั่วถึง ช่วยกันจัดหาข้อมูลมาวิเคราะห์ร่วมกันอย่างรอบด้าน และสามารถตกลงร่วมกันได้ในการเปลี่ยนแปลงซึ่งอาจเกิดขึ้นจากการประชุมของโครงการ ประธานโครงการและผู้จัดการโครงการต้องให้ความสำคัญกับการคัดเลือกบุคลากรเข้ามาร่วมในการดำเนินโครงการ หากส่วนประกอบนี้มีความถูกต้องเหมาะสมก็จะสามารถทำให้การดำเนินการโครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น เนื่องจากประเด็นปัญหาด้านซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ มีความเกี่ยวเนื่องกันระหว่างกระบวนการของหน่วยงานต่างๆ และมีผลกระทบต่อกันเสมอ
คณะทำงานที่ถูกแต่งตั้งขึ้นมาทำงานในโครงการถือเป็นทีมเฉพาะกิจเพื่อปฏิบัติภารกิจพิเศษให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด ส่วนใหญ่มักเป็นบุคลากรในสายงานประจำ เช่นเป็นหัวหน้าฝ่ายคลังสินค้า เป็นผู้จัดการฝ่ายขาย เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายแผนโลจิสติกส์เป็นต้น ซึ่งไม่ว่าจะมีหน้าที่หลักในตำแหน่งอะไร เมื่อได้รับมอบหมายให้เป็นคณะทำงานในโครงการดังกล่าว จำต้องเปลี่ยนบทบาทของตนเองเข้าทำหน้าที่ในคณะทำงานตามบทบาทที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม คณะทำงานทุกคนต้องใช้ความรู้ ทักษะ ประสบการณ์จากสายงานที่ตนทำงานอยู่ให้เป็นประโยชน์ต่อทีมงานในโครงการอย่างเต็มที่ ได้แก่การให้ข้อมูล การช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงาน การร่วมวิเคราะห์ข้อมูล ให้ความเห็นตามบทบาทของตน ช่วยเหลือผลักดันให้ได้ข้อสรุปที่ดีในการทำแผนการปรับปรุงระบบการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ของบริษัท และนำแผนที่ตกลงกันนี้ไปทดลองปฏิบัติอย่างจริงจัง ร่วมสรุปบทเรียนและควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามที่ได้ตกลงกันไว้
เพื่อเพิ่มความเชื่อมั่นในการดำเนินโครงการให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ผู้รับผิดชอบโครงการควรจัดให้มีการถ่ายทอดองค์ความรู้ที่จำเป็นแก่ผู้จัดการโครงการและคณะทำงานในประเด็นที่เกี่ยวข้องเสมอ เช่นการจัดการโครงการ เป็นการพัฒนาบุคลากรของบริษัท ให้สามารถใช้เครื่องมือในการบริหารจัดการโครงการ การฝึกทักษะในการทำงานร่วมกัน สร้างความร่วมมือในแต่ละหน่วยงาน บุคคลที่รับหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการก็จะมีโอกาสฝึกทักษะความเป็นผู้นำด้วย
ในการดำเนินโครงการ ทักษะที่สำคัญยิ่งของคณะทำงานคือความสามารถในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ มีการวางแผนการประชุมที่ดี มีวาระการประชุม วัตถุประสงค์ กำหนดนัดหมายล่วงหน้า กำหนดบุคคลที่ต้องเข้าร่วมประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมต้องปฏิบัติตามกฎกติกาของการประชุม เพื่อช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุดได้แก่
- ศึกษาวาระการประชุม และเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้การประชุมรวดเร็วขึ้นและดำเนินไปได้ มีการตัดสินใจที่ดีขึ้น แทนที่จะต้องมอบหมายให้ไปเก็บข้อมูลมา เพื่อมาใช้ในการประชุมครั้งถัดไป
- มาถึงที่ประชุมตรงเวลาหรือก่อนเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงการที่ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นต้องมาเสียเวลาคอย สมมุติถ้ามีการประชุมร่วมกัน 50 คน เงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานที่เข้าร่วมประชุมคนละ 10,000 บาท คำนวณมูลค่าของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเท่ากับชั่วโมงละเกือบ 3,000 บาท การให้คนจำนวนมากมารอคอยจึงมีต้นทุนเสียเปล่าโดยไม่เกิดประโยชน์อะไร
- เข้าร่วมเสนอความเห็น พิจารณาประเด็นจากที่ประชุม มีทักษะการเป็นนักฟังที่ดี ช่วยกันหาข้อสรุปจากที่ประชุม ใช้เวลาในการประชุมให้คุ้มค่าที่สุด
- แบ่งเบาภาระจากที่ประชุมในการรับงานที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุมกลับไปทำ
โดยในแต่ละครั้งที่มีการประชุม สิ่งที่ควรจต้องได้จากการประชุมคือ
- ข้อตกลงที่เป็นบทสรุปจากที่ประชุม
- ประเด็นตกค้างที่ต้องมีการประชุมในวาระอื่นต่อไป
- ภารกิจ หรือหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม
- พยายามจัดทำรายงานประชุม พร้อมรายการ 3 ข้อข้างต้นนี้ แจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมให้เร็วที่สุด เพื่อให้ผู้ได้รับมอบหมายให้ไปทำงานจะได้เริ่มงานได้ทันที ไม่ต้องรอถึงการประชุมคราวหน้าถึงค่อยเห็นรายงานการประชุม อย่างที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้
- นัดหมายการประชุมครั้งต่อไป การตกลงได้จากที่ประชุมเพราะทุกคนอยู่พร้อมหน้าแล้ว จะช่วยลดภาระผู้ประสานงานต้องมาทำการนัดหมายโดยติดต่อทุกคนทีละคน ซึ่งใช้เวลามากในการจะได้วันประชุมที่ทุกคนเห็นพ้องกันหมด
-----------------------------------------------
ผลิตเพื่อขายไม่ใช่ผลิตเพื่อเก็บ แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก
เอกสารการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และโซ่อุปทานของกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก 2550
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ผลิตเพื่อขายไม่ใช่ผลิตเพื่อเก็บ
ผู้ประกอบการหลายรายมักจะประสบปัญหาการเก็บสินค้าคงคลังปริมาณมาก แต่ไม่มีสินค้าที่ลูกค้าต้องการ คือ สินค้าที่มีอยู่ในคลังจะไม่ได้ขาย สินค้าที่ต้องการจะขายกลับไม่มีในคลัง อาการในลักษณะนี้ เป็นอาการที่ขาดการวางแผนที่สามารถสร้างสมดุลระหว่างการขายและการผลิต ไม่ว่าสถานการณ์การตลาดจะเป็นอย่างไร ผู้ประกอบการเซรามิกมักจะยืนยันที่จะใช้เตาทุกเตาอย่างเต็มที่ตลอดเวลาเพื่อให้ต้นทุนการผลิตต่ำสุด ในยามที่การขายไม่เป็นไปตามเป้า จะทำให้เกิดสินค้าค้างสต็อกในคลังสินค้า จึงมีคำถามที่น่าสนใจว่าจะผลิตเพื่อขาย หรือผลิตเพื่อเก็บในคลังสินค้าเพิ่มขึ้น แนวคิดในการผลิตเพื่อเก็บ เป็นแนวคิดที่ถูกต้องในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่กำหนดระยะเวลาส่งมอบไว้ต่ำ แต่ก็ควรผลิตและเก็บเท่าที่ไม่ให้เสียโอกาสในการขายได้จริง ถ้าพิจารณาแล้วเห็นว่าสินค้าคงคลังที่เก็บอยู่นี้ไม่ได้รองรับการขายที่เร่งด่วนอีกต่อไป ก็ควรจัดการให้ออกจากระบบให้เร็วที่สุด เพื่อให้การบริหารกระแสเงินสดของบริษัทดีขึ้น การเก็บสินค้าคงคลังไว้เป็นเวลานานเกินไป ต้องเสียพื้นที่ที่ใช้เก็บสินค้า โดยไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์อื่นได้ ผู้ประกอบการต้องเสียโอกาสรับดอกเบี้ยในการฝากเงินที่ได้จากการขายสินค้า เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา หรืออาจมีอุบัติเหตุที่เกิดจากการเก็บสินค้าคงคลังมากเกินไป
สินค้าคงคลังมีหน้าที่รองรับความไม่แน่นอนของผู้ส่งมอบวัตถุดิบ ความไม่แน่นอนและความเปลี่ยนแปลงของตลาด รวมทั้งอาจเกิดความล่าช้าในการผลิตเมื่อขาดอะไหล่ในการซ่อมแซมเครื่องจักร ถ้าหากสามารถประเมินความเสี่ยงขององค์กรเกี่ยวกับประเด็นความไม่แน่นอนต่างๆ ดังกล่าว ก็จะสามารถกล้าตัดสินใจในการจัดการสินค้าคงคลังให้เก็บน้อยลงได้ หรือไม่ต้องเก็บเลย เพราะสินค้าที่ผลิตมาควรมีไว้ขาย และควรขายออกไปให้ได้เร็วที่สุด ในมุมมองของงบดุลทางบัญชี สินค้าคงคลังถูกคาดหวังว่าจะต้องเปลี่ยนเป็นเงินสด หากเก็บไว้ก็เป็นต้นทุนของบริษัท ทำให้บริษัทเสียโอกาสในการนำเงินไปลงทุน
นอกจากนี้สินค้าคงคลังยังเป็นผลของการวางแผนและความไม่ต่อเนื่องของการปฏิบัติงานตลอดซัพพลายเชน ดังนั้นจึงควรตัดใจไม่สร้างคลังสินค้าเพิ่มเพื่อรองรับปริมาณสินค้าที่เพิ่มขึ้น ไม่เบียดเบียนสนามฟุตบอลหรือโรงอาหารของพนักงาน เพราะจะยิ่งทำให้สินค้าคงคลังเพิ่มขึ้นจนกลายเป็นสุสานเนื่องจากมีการสร้างคลังเพิ่ม แต่ไม่มีมาตรการในการจัดการไม่ให้เกิดสินค้าคงคลัง
หากไม่มีการจัดการที่ดี รวมถึงแผนด้านซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ไม่เป็นมาตรฐาน จะพบว่าสินค้าที่ขายดีมักมีสินค้าคงคลังต่ำและในทางกลับกันสินค้าที่ขายไม่ดีมักมีสินค้าคงคลังอยู่เต็มคลัง ซึ่งเป็นอาการที่บ่งบอกว่าควรมีการปรับปรุงระบบการวางแผนและการจัดการสินค้าคงคลังอย่างรีบด่วน สถานการณ์ที่ควรจะเป็นคือ สินค้าขายดีควรมีสินค้าคงคลังรองรับอยู่พอสมควร สินค้าที่ขายไม่ดีควรเก็บอยู่น้อย และสินค้าที่ไม่ได้ขายแล้วไม่ควรมีอยู่ในสต็อกเลย
-----------------------------------------------
พ.ศ. 2551 แล้ว จะใช้คอมพ์หรือใช้เศษกระดาษ แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก
เอกสารการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และโซ่อุปทานของกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก 2550
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
พ.ศ. 2551 แล้ว จะใช้คอมพ์หรือใช้เศษกระดาษ
“เฮีย เฮีย วันนี้เผารุ่นสีเขียวอีก 60 ชิ้นนะ มันไม่พอ” พนักงานในโรงงานวิ่งมาปรึกษาผู้จัดการโรงงานที่ห้องทำงานอย่างรีบร้อน
“ไหน ดูซิ ออเดอร์ของใคร” ผู้จัดการถามกลับ
“ของเจ๊ขาว เฮีย หนูจะให้แทรกเตานี้ ของที่มีไม่พอ ต้องส่งพรุ่งนี้ด้วย เดี๋ยวไม่ทัน” เธอรายงานสถานการณ์พร้อมยื่นกระดาษแผ่นหนึ่งให้เฮีย เขียนรายการสินค้าชนิดต่างๆ เต็มไปหมด พร้อมตัวเลขกำกับ มีรอยขีดฆ่ามากมาย
ผู้จัดการรับกระดาษแผ่นนั้นมาดู อ่านอย่างคุ้นเคยเหมือนเห็นแบบนี้อยู่ทุกวัน พลันส่ายหน้าพร้อมบ่น
“เมื่อวานคุยกันแล้วไง นึกว่าเผาตั้งแต่เมื่อคืนแล้ว นี่ทำไมยังไม่เผาอีก ใครเป็นคนเปลี่ยนแผน เออ แทรกเลย รีบละกัน เดี๋ยวไม่ทัน”
ผู้จัดการสั่งการอย่างรวดเร็ว และเป็นการอนุมัติอย่างกันเอง
“จ้ะ จ้ะ” พนักงานอ่านสถานการณ์ รู้ดีว่าไม่ต้องตอบผู้จัดการแล้วว่าทำไมจึงมีการเปลี่ยนแผนเมื่อคืน เพราะตัวเองลืม จึงไม่อยากอธิบายให้เข้าตัวด้วย เลยรีบขอกระดาษคู่ชีพแผ่นนั้นคืนมา เขียนตัวเลข 60 เพิ่มลงไปในกระดาษแผ่นนั้น พร้อมขีดฆ่าตัวเลขถัดไปในบรรทัดนั้น หยิบเครื่องคิดเลขมาบวกเลขใหม่ พร้อมเขียนตัวเลขใหม่เข้าไป เป็นยอดผลิตใหม่ของรุ่นสีเขียวที่เพิ่มอีก 60 ชิ้น ตามที่ตกลงกัน แล้วรีบออกไปอย่างรวดเร็ว
หนึ่งชั่วโมงผ่านไป พนักงานคนนี้กลับเข้ามาอีก มือยังคงมีกระดาษคู่ชีพแผ่นเดิม พร้อมถ้วยกาแฟสีเทาเคลือบด้าน หนึ่งใบ คราวนี้ไม่รีบร้อนเท่าไร
“เฮีย ร้านดีดีเครื่องเคลือบ จตุจักร ต้องการเพิ่มถ้วยกาแฟรุ่นนี้อีก จะแทรกเมื่อไรได้บ้าง” เธอขอคำแนะนำ
เฮียหน้าเครียดเลยคราวนี้ เพราะในกระดาษที่พนักงานยื่นให้เขียนตัวเลขและรอยขีดฆ่าเต็มหมดแล้ว “แล้วจะให้แทรกตรงไหน ?”
ในธุรกิจปัจจุบัน คำสั่งซื้อของลูกค้ามีความซับซ้อนมากขึ้น มีความต้องการสินค้าด่วนขึ้น จากแต่ก่อนเคยสั่งสินค้า 2-3 แบบ ๆ ละจำนวนมากๆ บางครั้งเต็มตู้ในหนึ่งคำสั่งซื้อ แต่เดี๋ยวนี้ในหนึ่งคำสั่งซื้อมีมากแบบขึ้นและจำนวนแต่ละแบบลดลงปนๆ กันไปและบางครั้งไม่เต็มตู้ด้วย การทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายขึ้น ทำให้เกิดความเครียดทั้งเจ้าของ ผู้จัดการและพนักงาน
เพื่อช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ ผู้ประกอบการเซรามิกต้องปรับตัวให้ก้าวผ่านยุคฝีมือแรงงานมาเป็นยุคไอทีให้ได้ เทคโนโลยีการผลิตเซรามิกผ่านขั้นตอนนั้นมาแล้ว จากเตารุ่นเก่าเป็นเตารุ่นใหม่ แต่การจัดการหลายโรงงานยังคงเหมือนเดิม ดังนั้น จึงต้องปรับตัวทางด้านนี้ให้สามารถรองรับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงและซับซ้อนยุ่งยากมากขึ้น
สำหรับผู้ประกอบการที่มีระบบการบริหารจัดการที่ทันสมัย มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ มารองรับระบบซัพพลายเชนและโลจิสติกส์อยู่แล้ว เช่น Enterprise Resource Planning (ERP), Warehouse Management System (WMS), Transport Management System (TMS) และมีเครื่องมือการวิเคราะห์และวางแผนต่างๆ ก็จะสามารถพัฒนาบุคลากรให้ใช้เครี่องมือเหล่านี้มาประกอบการทำงานให้ดีขึ้น
โรงงานที่ยังไม่เข้าสู่ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ต้องพิจารณาการนำมาใช้อย่างเหมาะสม เพราะคงเลี่ยงยากที่จะไม่นำระบบต่างๆ เหล่านี้มาใช้งาน แต่การตัดสินใจต้องมีที่ปรึกษาที่ดี เพื่อให้สามารถนำระบบที่จำเป็นจริงๆ มาใช้ในช่วงแรก ให้ความรู้และเพิ่มทักษะให้พนักงานในการทำงานกับเครื่องมือเหล่านี้ เมื่อมีประสบการณ์มากขึ้น ก็จะสามารถพัฒนาต่อไปได้ คงไม่ต้องวิ่งถือกระดาษคู่ชีพแผ่นนั้น
ไปมาเหมือนเช่นทุกวันนี้
-----------------------------------------------
เว็บไซต์ www.iok2u.com นี้เกิดมาจาก แรงบันดาลใจในภาพยนต์เรื่อง Pay It Forward โดยมีเป้าหมายเล็ก ๆ ที่กำหนดไว้ว่า ทุกครั้งที่เข้าเรียนสัมมนาหรืออบรมในแต่ละครั้ง จะนำความรู้มาจัดทำเป็นบทความอย่างน้อย 3 เรื่อง เพื่อมาลงในเว็บนี้
ความตั้งใจที่จะถ่ายทอดความรู้ที่ได้รับมาทำการถ่ายทอดต่อไป และหวังว่าจะมีคนมาอ่านแล้วเห็นว่ามีประโยชน์นำเอาไปใช้ได้ หากใครคิดว่ามันมีประโยชน์ก็สามารถนำไปเผยแพร่ต่อได้เลย โดยอาจไม่ต้องอ้างอิงที่มาหรือมาตอบแทนผู้จัด แต่ขอให้ส่งต่อหากคิดว่ามันดีหรือมีประโยชน์ เพื่อถ่ายทอดความรู้และสิ่งดี ๆ ต่อไปข้างหน้าต่อไป Pay It Forward